市政工程檔案管理中存在的問題及對策

摘要：當前，市政工程建設日益重視環境藝術內容。為有效提高市政工程的環境藝術設計效果，必須加強市政工程檔案采集和管理工作，為市政工程建設良好實施環境藝術設計方案提供切實可靠的參考依據。然而，市政工程檔案采集和管理存在著諸多問題，對環境藝術設計方案的實施，對市政工程的正常建設運營造成了嚴重的不良影響。因此，有必要深入分析市政工程檔案采集和管理存在的問題，并積極探究相應對策。

關鍵詞：市政工程；檔案管理；問題；對策

1、市政工程檔案管理存在的問題

1.1缺乏較高的檔案管理水平

當前，部分以環境藝術設計為主要內容的市政工程，缺乏對檔案管理的高度重視，將檔案管理工作視為可有可無的環節。缺乏先進的市政工程檔案管理手段，極易導致市政工程檔案的遺漏缺失，難以有效保障市政工程檔案的參考價值以及利用價值。另外，市政檔案管理的信息化水平較低，缺乏對現代先進的信息技術以及計算機技術的充分利用，缺乏必要的檔案信息化管理硬件設備。

1.2缺乏完善的檔案管理制度

當前，多數城市檔案館對市政工程檔案缺乏完善的檔案管理制度，對市政工程檔案的管理難以嚴格遵循相關的規則章程，難以有效保障市政工程檔案的管理效率。對市政工程檔案管理的規則章程，缺乏強有力的懲處力度和明確的責任認定，導致在市政檔案管理實際中，違規違章現象頻發，相關規則章程流于形式。另外，對以環境藝術設計為主要內容的市政工程檔案管理，當前尚未形成明確健全的行業標準，導致此類市政工程檔案管理的難度增加。

1.3檔案管理人員業務技能較差

傳統的市政工程檔案主要是紙質檔案，對管理人員的業務技能要求相對較低。當前，部分以環境藝術設計為主要內容的市政工程檔案不僅包括相關紙質檔案，還涉及諸多圖紙、模型、電子文件以及影像資料等。因此，此類市政工程檔案管理對檔案管理人員的業務素質提出了較高要求，不僅要求檔案管理人員具備環境藝術設計的專業知識，還要求檔案管理人員熟練掌握計算機相關操作技能，能熟練進行檔案分類匯編以及檔案信息檢索。

2、市政工程檔案管理的改善策略

2.1加大工程檔案數字化管理的投入

要實現檔案的數字化管理，最基本的條件就是配套的軟、硬件設施。比如，在硬件方面要配備專用計算機、掃描儀、傳真機、光纖傳輸系統等各種能進行網絡運行的專用設備，這樣才能確保數字化管理順利開展。在軟件方面，企業主管部門要和上級部門主動加強溝通與協調，盡可能地統籌開發能夠相互兼容的軟件系統或購買使用同一軟件系統，力爭在組織管理、信息數據、保密等體系等方面保持一致，充分實現資源共享，不斷推進檔案管理工作的科學化和先進化。

2.2抓好工程檔案數據庫建設

數據庫是按照數據結構來組織、存儲和管理數據的建立在計算機存儲設備上的倉庫。簡單說就是電子化的文件柜，它具有較高的獨立性和易擴展性，可為各種用戶共享。對于企業工程檔案數字化建設來說，首要任務就是由“物質流”（紙質檔案）向“電子流”（數字信息、電子檔案）的轉變，這就需要我們必須先要建立起檔案管理的信息平臺，將大量的檔案信息化、數字化，形成有效的數據庫。而檔案信息資源是數據庫的靈魂，對各種信息資源的處理建立數據庫的前提。現階段檔案管理信息化常用的主要有以下兩種方式：（1）原始資源→掃描→轉化為JPEG格式→加工軟件識別→校對；（2）原始資源→電子照片→轉化為JPEG格式→加工軟件識別→校對。建立檔案管理數據庫系統是一項長期而復雜的任務，是一個從無到有、從低到高、從單個到群體的循序漸進的過程，不可能一蹴而就。因此，企業要結合生產經營實際及人員專業技能水平制定出切實可行的、科學的數字化檔案管理發展規劃。

2.3做好工程資料的收集整理，確保全面準確無誤

在工程檔案數字化建設過程中，最根本、最基礎的問題就是工程資料的收集和整理。一般來說，企業主要從兩個方面進行：一是由各項目部、相關科室根據國家省市及主管上級等有關規定，如國家檔案局、發改委、基本建設委員會、住建部等印發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《科學技術檔案工作條例》《建設工程文件檔案整理規范》等文件要求，對應歸檔的工程資料進行鑒別和篩選，按規定的類別和問題進行有效分類和組卷，并對案卷進行裝訂、編目等；二是對整理好的工程資料進行歸類和移交，再由檔案室及時處理、分類。同時由檔案工作人員將有關資料進行掃描、存儲、編制檔案號等，最終紙質案卷、電子檔案同步走。

2.4提高檔案管理人員的業務技能

部分以環境藝術設計為主要內容的市政工程檔案涉及諸多圖紙、模型、電子文件以及影像資料等，對檔案管理人員的業務素質要求較高。因此，要加強對此類市政工程檔案管理人員的教育培訓，提高其業務能力，使之深入了解環境藝術設計的相關知識，并能熟練掌握計算機相關操作技能，能利用計算機技術熟練進行檔案分類匯編以及檔案信息檢索。另外，要加強對檔案管理人員的現代檔案學知識理論培訓，深化檔案管理人員對現代檔案學管理理論的理解，使之具備現代化的檔案管理理念。

結論

綜上所述，隨著網絡信息技術的不斷涌現和廣泛應用，數字化信息和數據庫將滲透到我們生活的每一個領域。而工程檔案的數字化建設與管理也必將是市政工程企業檔案管理工作的最終發展方向。面對困難與挑戰，檔案工作者一定要擼起袖子加油干，深化學習，提高本領，不斷探索數字化檔案管理的新方法和新舉措，積極借鑒先進單位的先進經驗，取長補短，推陳出新，以優異的檔案管理工作為企業的可持續健康和諧發展做出積極的貢獻！

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