論述檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

摘要：檔案管理工作是日常工作的重要部分，在當前，計算機等新型信息技術不斷更新，給檔案管理工作向著高標準和規(guī)范化方向發(fā)展提供了動力，也使得檔案管理工作的內容發(fā)生了一些變化，但檔案管理的基礎工作仍然是對檔案進行整理和分類與保存等。這些基礎工作看似簡單、機械，但其對于現(xiàn)代檔案管理工作卻具有重要作用。

關鍵詞：檔案管理；基礎工作；現(xiàn)代檔案管理；作用

1、當前階段檔案管理基礎性工作的重要作用

1.1對檔案工作進行標準化管理

檔案工作的基礎性管理可以有效提升管理體系的標準化，加強各環(huán)節(jié)的工作效率。現(xiàn)代化檔案管理的標準化程度是對檔案管理水平進行評價的重要參考，其中，基礎性的管理工作主要包括對文字、照片等數(shù)據(jù)進行分類、歸檔、記錄。通過基礎工作對無用檔案進行管理，核實模糊的數(shù)據(jù)，剔除無用數(shù)據(jù)，并將檔案資料在全面分析的基礎上系統(tǒng)進行整合、分類，提升檔案管理流程的規(guī)范化程度，從而加強管理體系的運行效率，是當前階段檔案管理單位實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要前提。明確的數(shù)據(jù)歸檔能夠在保證檔案處理、記錄完整性的同時，加快檔案數(shù)據(jù)的查找效率，完善檔案體系的建設。基礎性的檔案管理工作是決定檔案管理標準化的根本要素。

1.2保證數(shù)據(jù)記錄、檢索的準確性

對復雜、龐大的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)性處理、記錄，將其輸入到檔案管理的系統(tǒng)中，并進行有效的歸類是檔案管理基礎性工作的重要內容，也是提升數(shù)據(jù)信息檢索效率的基礎。對數(shù)據(jù)進行檢索主要是通過網(wǎng)絡信息系統(tǒng)對關鍵詞進行搜索，檢索到相關信息。現(xiàn)代化信息技術的廣泛應用使得檔案管理系統(tǒng)中逐步將過去的紙質數(shù)據(jù)信息錄入模式轉化為電子化數(shù)據(jù)輸入模式，將信息以電子數(shù)據(jù)的模式存儲在信息庫中，方便對信息的調用。而對數(shù)據(jù)進行有效檢索的基礎是準確信息錄入、合理的歸類管理，一旦這些基礎環(huán)節(jié)的某一部分出現(xiàn)問題，極有可能降低檔案檢索的準確性，影響檔案系統(tǒng)的運行。

1.3可以有效加強重點環(huán)節(jié)的管理效率

檔案管理按照不同的錄入、處理、歸檔、檢索等工作的類型不同，劃分為不同的管理體系，信息管理的輕重緩急程度也有所不同。通過基礎性管理工作將信息的重要程度進行劃分，對較為重要、期限緊張的檔案優(yōu)先進行處理，對不重要的數(shù)據(jù)信息在后期進行加工，能夠有效提升信息的利用率。與此同時，在檔案管理系統(tǒng)中對數(shù)據(jù)庫中的檢索功能進行優(yōu)化升級，提高重要信息的顯示位置，將其置于檢索結果的前端，能夠有效提升數(shù)據(jù)使用的效率，使得檔案信息的查找更加精確。

2、對我國檔案管理基礎工作進行優(yōu)化的策略

2.1夯實檔案管理基礎工作的相關管理制度

要從制度建設入手對檔案管理基礎工作進行強化，首先我們要對本單位當前的檔案管理組織結構進行審視，找到薄弱環(huán)節(jié)，通過組織調整明確檔案工作的管理領導體系，自上而下對檔案管理工作的責任進行分化和加強，同時還要對檔案管理部門進行擴員，培養(yǎng)一批真正能夠嚴謹?shù)貙Υ龣n案管理工作的人員。并且，相關領導還要從強化管理流程和標準的角度出發(fā)，建立完善的檔案管理基礎工作制度，只有有了完善、標準化的制度作為參照，才能對檔案管理人員的基礎工作進行優(yōu)化。

2.2通過多種手段強化檔案管理的專業(yè)性

由于在檔案管理中可能會出現(xiàn)檔案信息不標準與宗卷缺損等情況，因此在進行檔案管理中就要及時進行宗卷普查來對檔案現(xiàn)有情況進行了解和調研，以糾正檔案管理中的現(xiàn)有錯誤，對檔案宗卷等進行合理維護，在進行檔案整理的過程中，我們必須首先了解檔案的情況，根據(jù)重要性對檔案進行排序整理，對其進行檔案信息普查和宗卷情況調研，針對其管理情況，我們必須制定一套規(guī)范性的管理系統(tǒng)，通過檔案整理我們還要對無用的檔案文件進行剔除處理，這樣就能使檔案管理工作更具專業(yè)性，同時我們還要根據(jù)實際情況對管理設計進行完善，以此來確保檔案管理工作中用房和用具的管理規(guī)范性、標準性。我們要從設備角度對檔案管理的順利展開提供保障。我們還要根據(jù)檔案管理工作人員的工作情況來制定相應的培訓組織計劃，以此來優(yōu)化檔案管理隊伍，保證檔案管理工作的技術性、規(guī)范性。

2.3對檔案進行全面普查，去除雜劣

日常的檔案管理工作由于長期的檔案積累，檔案的遷出與錄入隨著時間的推移，工作量逐漸增加。在日常的工作過程中，極易出現(xiàn)檔案分類錯誤，放置不當，裝訂錯誤等工作失誤，檔案材料破損或丟失的現(xiàn)象。為了有效避免這樣的現(xiàn)象發(fā)生，通過對現(xiàn)有檔案進行系統(tǒng)化的檢查，對裝訂有誤的檔案進行重新裝訂，對檔案時間、內容登記不當處進行細致修改。而有些檔案由于人員變動或時間過長等原因已失去保存價值，應進行及時的調出并進行清理，以確保檔案的時效性。

2.4規(guī)范檔案的著錄和提名，保證檢索準確性

現(xiàn)代的檔案查找方式已經(jīng)不再是傳統(tǒng)的通過對一一對應的翻找，計算機網(wǎng)絡技術應用到檔案管理工作中之后，檔案就能通過網(wǎng)絡檢索快速的被找到。在檔案的管理管理中不僅要保證檔案能夠通過檢索被找到，還要保證檔案能夠被準確的找到。這就要求在檔案管理基礎工作中，做到檔案的著錄要與檔案的提名的統(tǒng)一信息記錄，保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)能夠準確的記錄檔案的著錄和提名信息。

2.5對在線聲像檔案進行選擇性設置

在新時期的聲像檔案管理工作中，由于聲像檔案資源會占據(jù)大量的空間，為保證其正常存儲，需保證有足夠的存儲空間。所以，建立在線聲像檔案庫不失為一個節(jié)省存儲空間的有效方法，具體的操作方法主要是將磁盤數(shù)據(jù)根據(jù)類型不同進行分類，可分為近線數(shù)據(jù)流磁帶庫和離線數(shù)據(jù)流磁帶庫。與此同時，要對數(shù)據(jù)庫的利用率進行細致分析，結合其利用率的不同選擇合理的存儲方式，這種管理模式在實際應用中會凸顯出強大的優(yōu)勢，主要表現(xiàn)為：在聲像檔案的管理過程中，有效地增強了存儲空間的利用效率，緩解了存儲空間與數(shù)據(jù)庫空間的壓力。事實表明，構建在線聲像檔案數(shù)據(jù)庫存在的安全風險非常小，并且效果比較明顯，是新時期聲像檔案管理工作的有效模式。

結論

檔案管理的基礎工作是檔案管理和使用的基礎，基礎工作的高效完成為檔案的后續(xù)管理和檔案的使用提供了很大的方便。在現(xiàn)代社會我們如果想要提高檔案管理工作效率和提高檔案管理水平，就要做好檔案管理的基礎工作。

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