淺議精細化管理在辦公室內務工作中的應用

方敏

【摘要】如何在中國特色社會主義進入新時代的當下，直面新矛盾、實踐新理論，全面提升辦公室內務工作水平，切實服務中國夢建設，抓細節、抓規范，不斷推進管理理念創新和分工精細化成為辦公室內務工作亟須思考的重要關鍵詞。本文擬以辦公室內務工作為研究對象，以精細化管理為切入點，探討辦公室內務工作的“五化”發展策略。

【關鍵詞】企事業;辦公室內務工作;精細化管理

辦公室代表著一個單位的形象，是對內管理工作的重要機構，肩負著下情上報、上情下達、服務保障、對外交流、綜合協調、辦文辦事辦會等諸多職責，是單位的統籌、參謀、運轉、信息、服務中心，也是聯接基層、部門、領導的重要橋梁。2017年10月18日，習近平總書記在黨的第十九次全國代表大會上作《決勝全面建成小康社會奪取新時代中國特色社會主義偉大勝利》報告，報告指出，“經過長期努力，中國特色社會主義進入了新時代，這是我國發展新的歷史方位。”如何在新時代直面新矛盾、實踐新理論，全面提升辦公室內務工作水平，切實服務中國夢建設，抓細節、抓規范，不斷推進管理理念創新和分工精細化成為辦公室內務工作亟須思考的首要關鍵詞。

一、“四性”明確辦公室內務工作革新方向

新時代的到來，對辦公室內務工作提出了更高的要求，辦公室工作任務日益加重，要求越來越高，地位日顯重要。而其具有的服務性、瑣碎性、突發性、參謀性等特點，直接決定了辦公室內務工作必須進行精細化管理。

（一）服務性。為領導、為部門、為群眾做好服務保障是辦公室的重要工作職責。換言之，辦公室內務工作歸根結底就是服務工作：要做好領導的參謀助手，及時為領導決策提供依據，準確傳達領導意圖;要做好部門的溝通橋梁，有效進行部門統籌協調，推進相關工作有序開展;要做好群眾的服務提供者，以奉獻和服務為己任，切實杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”、吃拿卡要的衙門作風。

（二）瑣碎性。辦公室工作千頭萬緒，辦公室內務工作更是一個綜合系統。系統囊括了公文收發、材料擬寫、信息宣傳、用章管理、檔案管理、公車管理、會務接待、信訪協調、對外交流等多個方面，體現出鮮明的瑣碎性特質。這要求我們在處理辦公室內務時必須細心細致、精確精細，標準求高，責任求嚴，工作求細，將工作落到實處，小事情不出大事故，確保各項工作正常運轉。

（三）突發性。由于辦公室工作的服務型特質，辦公室內務工作還具有顯著的被動型、臨時性、不確定性。而這，導致常規工作之外，辦公室還需要承擔諸多突發性工作。每當這一類工作發生，辦公室需要高度重視、快速反應、及時處理，而這，要求辦公室從事內務管理的工作人員必須具有較強的綜合素質、隨機應變能力及細心耐心，能夠在第一時間分清輕重緩急，細致快速完成相關工作。

（四）參謀性。辦公室工作的一項重要職能便是為領導做好參謀助手，換言之，辦公室的參謀能力直接影響了領導相關工作部署及落實的效果。就此，辦公室工作人員除較強的文書處理、材料擬寫能力之外，還需要具有較強的溝通表達和調查研究能力，并對國家、省市、行業、部門相關法規政策有較全面的了解，從而能夠在第一時間為領導決策提供有力且精細化的信息支持。

二、“五化”探索辦公室內務工作革新策略

必須要說，雖然目前隨著社會的發展，辦公室內務管理工作在辦文、辦會、辦事的質量及水平上都有了一定的提高，但是，如果拿高標準來衡量，仍存在服務意識有待提高、工作流程有待規范、協調應變有待強化、專業能力有待進步等問題。總體而言，我國辦公室內務管理工作大多還處于粗放式管理階段，無法在中國特色社會主義進入新時代的當下，更好地滿足辦公室內務管理的需求，如何迎接新時代、面對新矛盾，進一步革新辦公室內務工作，已成為大多數單位發展過程中一項緊迫而重要的任務。就此，針對辦公室內務管理工作的“四性”特點，筆者認為，滿足中國特色社會主義新時代的辦公室內務管理需求，關鍵在于積極轉變現有管理模式，對辦公室工作進行業務流程化、隊伍專業化、文化精細化、管理制度化、考核常態化“五化”精細化管理。

（一）業務流程化。辦公室內務工作事務繁多、頭緒繁多，要實現管理精細高效，就需要針對每一項業務服務對象、服務內容、服務重點的不同，科學分解歸類、樹立工作標準、明確辦理環節、制定工作規范、固定工作人員、落實業務流程，實現任務到崗、責任到人、有序運轉、無縫對接。譬如信息報送工作，就需要明確約稿、擬寫、初審、復審、簽發、存檔、反饋等工作環節及方法，建立約稿制度、審核制度、存檔制度、考核制度等工作制度、杜絕不按流程辦事、不按規矩辦事、無人辦事、重復辦事等現象，解決“做什么、誰來做、怎么做”三大關鍵問題，營造各司其職、相互配合、運行有序的辦公室工作氛圍，切實提高辦公室內務工作效率及服務質量。

（二）隊伍專業化。一項工作完成質量的高低關鍵在于工作人員專業能力及綜合素質的高低。從而，實現辦公室內務管理精細化又一核心在于加強辦公室工作人員培養，不斷提升專業能力，夯實綜合素養，持續推進辦公室隊伍業務學習（包括文字表達能力、辦公自動化技術、綜合分析能力、辦會辦事能力等）及品德淬煉（包括政治素質、理論素養、奉獻精神、嚴謹態度、洞察力、組織協調能力等），不斷提高執行力與擔當意識。

（三）文化精細化。良好的文化氛圍是辦公室內務管理工作革新的內在動力，要實現辦公室內務管理工作的主動化、自覺化，就必須讓精細化在成為一種規范、一種制度的同時，更成為一種習慣、一種文化，從而讓精細化管理切實內化于心、外化于形。譬如辦文，一定要把好格式、錯別字、標點符號以及裝訂關;譬如辦會，一定要把好會議申請、會議通知、座次安排以及會場布置關。只有在工作中始終以精細化為指導，秉承精益求精的辦事理念，工作前有計劃、工作中有把關，工作后有總結，落實細節，抓好細節，才能把完成工作變成做好工作，成為工作中的藝術家而非單純的執行者。

（四）管理制度化。軟硬并舉方能保障工作有序運行，規范的管理制度及完善的督查體制是辦公室內務管理工作得以有序進行及科學化管理的基本要求和基本保障。這要求在實際工作中，辦公室需要針對不同業務工作，建立完善的制度體系，包括公文收發、會務接待、信息宣傳、用章管理、檔案建設等各個方面，并嚴格督查落實，實現“靠制度管事、靠制度管人、靠制度規范運轉”，確保工作精細有序。

（五）考核常態化。制度提供保障，文化催生動力，流程提高效率，專業保障效果，紀律強化執行，做好辦公室內務管理工作，督查及考核保障機制不可或缺。針對部門職責及不同崗位要求，辦公室應以獎優、罰劣、治庸為目標，進一步完善考核制度，開展工作業績考核評價，落實獎懲機制，加強紀律教育，實現考核常態化、管理嚴格化、監督過程化、全面精細化，把制度建設與崗位建設相結合，切實提高服務水平。

三、結語

習近平同志指出：“中國特色社會主義進入新時代，意味著近代以來久經磨難的中華民族迎來了從站起來、富起來到強起來的偉大飛躍，迎來了實現中華民族偉大復興的光明前景;意味著科學社會主義在21世紀的中國煥發出強大生機活力，在世界上高高舉起了中國特色社會主義偉大旗幟;意味著中國特色社會主義道路、理論、制度、文化不斷發展，拓展了發展中國家走向現代化的途徑，給世界上那些既希望加快發展又希望保持自身獨立性的國家和民族提供了全新選擇，為解決人類問題貢獻了中國智慧和中國方案。”面對新時代，辦公室內務管理工作只有不斷革新、不斷突破、不斷順應時代要求，實現精細化、專業化、流程化管理，才能更好提升業務水平及服務能力，更好助力中國夢的實現，為中國特色社會主義偉大事業添磚加瓦。

【參考文獻】

[1]陳一兵.企業安全精細化管理實踐與探索[J].管理觀察， 2014（11）.

[2]董鐵妮.淺析辦公室工作的細節化管理[J].管理科學， 2011（24）.