關于國企檔案信息資源開發與管理工作的研究

韓尚勇

【摘要】在信息化大數據的環境下，企業檔案信息化管理工作可以不斷的延伸企業的發展空間，拓展企業的發展方向，實現現代化與信息化的結合，使數據基石的作用得以進一步的發揮。本文著重闡述檔案信息資源開發與管理的意義和作用，分析目前存在的問題和原因，提出一些建議，作為提升檔案信息資源開發與管理工作水平的參考。

【關鍵詞】開發與管理;重要性;問題及原因;途徑

現階段企業在工作內容和領域范圍上的擴大使得檔案信息資源和載體呈現出多樣化和復雜化的特點，加之信息技術的廣泛應用，也催化了該項工作的信息化建設力度，因此傳統陳舊的思維和工作模式已經不能再適用現代社會的需求，企業也要正視現狀，采取積極有效的創新措施，完善工作制度，壯大隊伍力量，以此迎接挑戰，推動企業可持續發展。

一、國企檔案信息資源開發與管理的意義和作用

（一）服務企業管理。檔案管理作為其信息的采集中心，直接決定著企業的正常運轉，因此在大數據時代背景下，檔案信息資源的開發與管理融入了現代科技和網絡技術，有效銜接起了企業生產經營中的各個環節、各個部門，確保企業所有資源、信息的管理和儲存，實現信息資源的整體性和共享性，使工作程序更加規范、有序，網絡化管理模式也更加完善和科學，不僅節省了工作時間，緩解了工作壓力，也避免了因往來信息繁多而出現的錯亂、混淆等情況，增加了對外業務發展的時效性，真正實現綜合檔案信息化管理，提高了檔案管理的質量和工作效率，更好地服務企業。

（二）為企業發展提供指導。信息化時代的來臨為傳統檔案管理工作帶來了巨大的挑戰，正在從實體管理向信息資源管理邁進，由于網絡系統信息的全面、快捷和高效性，能夠拓寬信息資源渠道，儲存更為完善的信息資源，也能夠使企業通過網絡平臺予以宣傳，舉辦企業檔案信息的展覽，引導企業作出正確的決策部署;另外檔案資源信息管理與開發也為檔案從業人員開辟了自我學習、自我提升的空間，幫助其盡快了解、應用一些新的網絡系統工程以及技術知識，實現其綜合素質和管理水平質的轉變，為企業發展奠定人才基礎。

二、國企檔案信息資源管理存在的問題及原因

（一）缺乏關聯性。受傳統經濟體制的束縛，各個部門一般在企業中都是各自為戰，尤其是檔案管理部門，只是將人員資料、企業信息等按照規定予以登記、整理、存檔等，沒有與企業的實際生產任務結合起來，使得企業在面對市場前景、技術開發與應用等方面缺乏科學、系統的認知，無法制定出有效的決策部署，不利于企業自身的發展和市場的開拓。另外，部門之間的獨立，也會導致檔案信息資源無法共享，企業上至領導、下至員工都認為檔案涉及企業機密，是不能公開的，只能由專人進行保管，由此在企業發展計劃、人員聘用、薪資待遇等與職企自身利益相關的問題和制度上則無法實現透明和公開，會無端引起企業內部的矛盾。

（二）缺乏網絡的科學監督。隨著網絡的廣泛應用，企業已經基本實現了信息化管理，但正因如此，網絡中的信息、弊端也會在管理中呈現出來，不僅體現出網絡信息的良莠不齊，也體現出工作制度缺乏統一、規范的細則標準，對企業的發展產生負面影響，甚至會被網絡黑客竊取企業機密，削弱了檔案管理的安全性。

三、提升國企檔案信息資源開發與管理的途徑

（一）合理利用網絡平臺。建立信息開放服務中心，對資源信息開發利用，實現信息資源的安全共享。通過各類媒體終端如手機、平板等，利用各類聊天和應用軟件，創造全方位的服務工作，企業也要及時監管網絡環境的健康性，避免不利信息的傳播，和本單位信息的被盜外流現象，不僅可以針對用戶的實際需要快捷查詢所需信息，也利于企業的遠程掌控和服務。其次企業從全局出發，結合競爭和服務并存意識，出具一定的工作制度和文件，以規范服務行為和思想，將服務模式納入績效考核中，以方便綜合評價，從而對服務人員進行激勵和約束。

（二）加強管理隊伍建設。企業應該加大對檔案工作的支持力度，加強對從業人員的培訓，擴大員工的對外交流和學習平臺，轉變從業人員的思想。另外鑒于檔案工作的內容復雜多樣且含量大，涉及到的是企業的核心機密，因此對人員的培訓也要從不同角度來進行。企業應該在選拔和任用人才初期，對其思想覺悟和專業知識進行嚴格的考核和審查，擇優錄取。后期也要定期進行專業知識和技能的培訓，以適應更新速度較快的科學技術，提高從業人員的分析、判斷、實踐和應急能力。同時培養一批科技人員，設置安全保密系統，嚴格監管計算機發布的內容，從而能夠有效避免計算機被入侵的現象，確保信息資源的安全性，從整體上提升檔案隊伍的管理水平。

四、結語

檔案管理的根本目的是檔案的開發利用。因此企業應該摒棄傳統觀念和思維，調整管理工作內容，加強隊伍建設，創新工作方式，合理利用網絡信息技術，樹立正確的管理意識，在科學、規范的體制下推動檔案管理工作水平的提升，為企業的發展營造堅固的后盾。

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