關(guān)于國企檔案信息資源開發(fā)與管理工作的研究

韓尚勇

【摘要】在信息化大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，企業(yè)檔案信息化管理工作可以不斷的延伸企業(yè)的發(fā)展空間，拓展企業(yè)的發(fā)展方向，實現(xiàn)現(xiàn)代化與信息化的結(jié)合，使數(shù)據(jù)基石的作用得以進(jìn)一步的發(fā)揮。本文著重闡述檔案信息資源開發(fā)與管理的意義和作用，分析目前存在的問題和原因，提出一些建議，作為提升檔案信息資源開發(fā)與管理工作水平的參考。

【關(guān)鍵詞】開發(fā)與管理;重要性;問題及原因;途徑

現(xiàn)階段企業(yè)在工作內(nèi)容和領(lǐng)域范圍上的擴(kuò)大使得檔案信息資源和載體呈現(xiàn)出多樣化和復(fù)雜化的特點，加之信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，也催化了該項工作的信息化建設(shè)力度，因此傳統(tǒng)陳舊的思維和工作模式已經(jīng)不能再適用現(xiàn)代社會的需求，企業(yè)也要正視現(xiàn)狀，采取積極有效的創(chuàng)新措施，完善工作制度，壯大隊伍力量，以此迎接挑戰(zhàn)，推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、國企檔案信息資源開發(fā)與管理的意義和作用

（一）服務(wù)企業(yè)管理。檔案管理作為其信息的采集中心，直接決定著企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，因此在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息資源的開發(fā)與管理融入了現(xiàn)代科技和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效銜接起了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的各個環(huán)節(jié)、各個部門，確保企業(yè)所有資源、信息的管理和儲存，實現(xiàn)信息資源的整體性和共享性，使工作程序更加規(guī)范、有序，網(wǎng)絡(luò)化管理模式也更加完善和科學(xué)，不僅節(jié)省了工作時間，緩解了工作壓力，也避免了因往來信息繁多而出現(xiàn)的錯亂、混淆等情況，增加了對外業(yè)務(wù)發(fā)展的時效性，真正實現(xiàn)綜合檔案信息化管理，提高了檔案管理的質(zhì)量和工作效率，更好地服務(wù)企業(yè)。

（二）為企業(yè)發(fā)展提供指導(dǎo)。信息化時代的來臨為傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，正在從實體管理向信息資源管理邁進(jìn)，由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)信息的全面、快捷和高效性，能夠拓寬信息資源渠道，儲存更為完善的信息資源，也能夠使企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)平臺予以宣傳，舉辦企業(yè)檔案信息的展覽，引導(dǎo)企業(yè)作出正確的決策部署;另外檔案資源信息管理與開發(fā)也為檔案從業(yè)人員開辟了自我學(xué)習(xí)、自我提升的空間，幫助其盡快了解、應(yīng)用一些新的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程以及技術(shù)知識，實現(xiàn)其綜合素質(zhì)和管理水平質(zhì)的轉(zhuǎn)變，為企業(yè)發(fā)展奠定人才基礎(chǔ)。

二、國企檔案信息資源管理存在的問題及原因

（一）缺乏關(guān)聯(lián)性。受傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)體制的束縛，各個部門一般在企業(yè)中都是各自為戰(zhàn)，尤其是檔案管理部門，只是將人員資料、企業(yè)信息等按照規(guī)定予以登記、整理、存檔等，沒有與企業(yè)的實際生產(chǎn)任務(wù)結(jié)合起來，使得企業(yè)在面對市場前景、技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用等方面缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的認(rèn)知，無法制定出有效的決策部署，不利于企業(yè)自身的發(fā)展和市場的開拓。另外，部門之間的獨立，也會導(dǎo)致檔案信息資源無法共享，企業(yè)上至領(lǐng)導(dǎo)、下至員工都認(rèn)為檔案涉及企業(yè)機(jī)密，是不能公開的，只能由專人進(jìn)行保管，由此在企業(yè)發(fā)展計劃、人員聘用、薪資待遇等與職企自身利益相關(guān)的問題和制度上則無法實現(xiàn)透明和公開，會無端引起企業(yè)內(nèi)部的矛盾。

（二）缺乏網(wǎng)絡(luò)的科學(xué)監(jiān)督。隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化管理，但正因如此，網(wǎng)絡(luò)中的信息、弊端也會在管理中呈現(xiàn)出來，不僅體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)信息的良莠不齊，也體現(xiàn)出工作制度缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的細(xì)則標(biāo)準(zhǔn)，對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響，甚至?xí)痪W(wǎng)絡(luò)黑客竊取企業(yè)機(jī)密，削弱了檔案管理的安全性。

三、提升國企檔案信息資源開發(fā)與管理的途徑

（一）合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺。建立信息開放服務(wù)中心，對資源信息開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的安全共享。通過各類媒體終端如手機(jī)、平板等，利用各類聊天和應(yīng)用軟件，創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作，企業(yè)也要及時監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的健康性，避免不利信息的傳播，和本單位信息的被盜外流現(xiàn)象，不僅可以針對用戶的實際需要快捷查詢所需信息，也利于企業(yè)的遠(yuǎn)程掌控和服務(wù)。其次企業(yè)從全局出發(fā)，結(jié)合競爭和服務(wù)并存意識，出具一定的工作制度和文件，以規(guī)范服務(wù)行為和思想，將服務(wù)模式納入績效考核中，以方便綜合評價，從而對服務(wù)人員進(jìn)行激勵和約束。

（二）加強管理隊伍建設(shè)。企業(yè)應(yīng)該加大對檔案工作的支持力度，加強對從業(yè)人員的培訓(xùn)，擴(kuò)大員工的對外交流和學(xué)習(xí)平臺，轉(zhuǎn)變從業(yè)人員的思想。另外鑒于檔案工作的內(nèi)容復(fù)雜多樣且含量大，涉及到的是企業(yè)的核心機(jī)密，因此對人員的培訓(xùn)也要從不同角度來進(jìn)行。企業(yè)應(yīng)該在選拔和任用人才初期，對其思想覺悟和專業(yè)知識進(jìn)行嚴(yán)格的考核和審查，擇優(yōu)錄取。后期也要定期進(jìn)行專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，以適應(yīng)更新速度較快的科學(xué)技術(shù)，提高從業(yè)人員的分析、判斷、實踐和應(yīng)急能力。同時培養(yǎng)一批科技人員，設(shè)置安全保密系統(tǒng)，嚴(yán)格監(jiān)管計算機(jī)發(fā)布的內(nèi)容，從而能夠有效避免計算機(jī)被入侵的現(xiàn)象，確保信息資源的安全性，從整體上提升檔案隊伍的管理水平。

四、結(jié)語

檔案管理的根本目的是檔案的開發(fā)利用。因此企業(yè)應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)觀念和思維，調(diào)整管理工作內(nèi)容，加強隊伍建設(shè)，創(chuàng)新工作方式，合理利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，樹立正確的管理意識，在科學(xué)、規(guī)范的體制下推動檔案管理工作水平的提升，為企業(yè)的發(fā)展?fàn)I造堅固的后盾。

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