社保檔案信息化管理的優化路徑

韓蕙竹 丁福興

【摘要】社保檔案在社保管理工作中具有基礎性的地位和作用。由于社保檔案數量龐大、種類繁多，因而越來越趨向信息化管理。本文在對社保檔案信息化管理工作進行“SWOT”分析的基礎上，提出了擴大社保檔案信息化管理范圍、加強社保檔案信息化管理法制建設、提高社保檔案數據信息安全性和創新社保檔案信息化管理技術等優化路徑，為社保檔案信息化管理的科學與高效開展提供借鑒。

【關鍵詞】社保檔案;信息化;優化

社保檔案作為社保主體勞動關系轉移的重要憑證與享受社保待遇的根本依據，在社保管理工作中發揮著基礎性作用。在當今“互聯網+”戰略引領和大數據時代潮流的推動下，傳統的社保檔案紙質管理方式正在快速向信息化管理方向邁進。本文擬對社保檔案信息化管理的有利及不利因素進行分析，并提出初步的優化方略。

一、社保檔案管理現狀

（一）檔案數量龐大，種類繁多。我國參保勞動者數量十分巨大，據統計，2015年我國就業人數已達77451萬人，這從根本上造成了我國社保檔案數量的龐大。此外，我國社保檔案的種類十分繁雜。事企業普遍實行的“五險一金”與選擇性實行的勞動者重大疾病保險、補充醫療保險、意外傷害險等待遇加上我國社會保障制度中的社會救濟、社會福利等板塊，使我國的社保檔案呈現出了種類繁多的特點。

（二）檔案信息獨立于使用需求。我國社保檔案的信息與管理呈現出分散的局面。各類檔案歸放在不同機構，缺乏統一的機構進行管理，在實際使用中經常出現無法獲取所需檔案的問題，這就導致檔案在調用與注銷時存在不便與漏洞。

（三）對檔案重要性尚未取得一致認識。從社保主體自身看，民眾對社保檔案的認知存在著明顯的分區，高薪資、高教育背景的人能主動關注自己的社保，而低薪資、無教育背景的人對社保檔案的訴求幾乎為零，這種情況下社保檔案的管理自然不能迫于社會施予的壓力而良好發展。

二、社保檔案信息化管理建設的“SWOT”分析

在大數據時代，紙質檔案顯現出了其不便于管理、查詢與利用的弊端，信息化檔案管理在這個時代更顯示了其優越性。但正如上文所說，我國社保檔案的信息化管理仍然處于起步階段，其提升與優化問題是當務之急。要對社保檔案信息化的管理方法進行全方位分析。

（一）優勢分析。首先，社保檔案信息化管理使用意愿高于傳統管理方式。采用信息化管理可以簡化檔案的管理程序，在對檔案進行調用時，管理人員只需動動手指就可以完成，而傳統紙質檔案的查找需要先定位其檔案的位置，再對檔案進行翻閱，既耗時又耗力。綜合來看，人們更加愿意采用信息化管理的方法，這為信息化管理的推廣與優化奠定了群眾基礎。其次，社保檔案信息化管理的實施要求具有彈性。它不需要專門的庫房對檔案進行存放，而是將紙質檔案轉換為電子形式存儲在計算機，它的維護只要定期對數據庫及相關軟件進行殺毒與升級就已經足夠，而紙質檔案則需要管理人員定期打掃庫房，對庫房進行除蟲，并且需要保證庫房的干燥以防檔案發霉。其要求的高彈性使檔案管理工作可操作性更高。

（二）劣勢分析。信息化管理作為一種新興管理方式，其不成熟之處體現在其發展水平的低層次上，例如，在實際工作中出現了信息孤島，各部門之前不能共享檔案資料、只注重檔案管理本身而忽視其實際運用技術銜接的問題，究其根本，在于我國社保檔案信息管理體系尚未健全。檔案信息化管理的另一大劣勢，在于其對管理人員要求較高。傳統紙質檔案管理雖然較為麻煩，但對管理人員沒有技術要求。而信息化管理由于使用了計算機和數據庫系統，因此，管理人員必須熟悉計算機的操作，并對管理所使用的軟件有一定了解才能做好檔案的管理工作。

（三）機會分析。我國檔案信息化管理仍在摸索階段，但時代發展的趨勢與國家政策的出臺，為其生存與發展提供了良好的機會。在這個以網絡、數據相連接的時代，紙質管理已不符合時代發展的潮流，眾多紙質信息在一步一步向電子形式轉變，這一點，也是推進社保檔案信息化管理出現與不斷成長的主要動力，無紙化管理成為主流，從根本上為社保檔案信息化管理的發展提供了機會。2016年11月1日，人社部出臺了《“互聯網+人社”2020行動計劃》，并在該文件中明確指出：促進人力資源和社會保障領域數據資源和服務資源的聚集、整合和共享，形成基于大數據的“互聯網+”基礎能力，為管理服務創新行動和社會協作發展行動提供基礎支撐。此外，近幾年我國各地也出臺了地方性行政法規，或多或少對檔案信息化管理提出了建設希望與要求。這些政策的出臺，同樣為社保檔案信息化管理提供了機會。

（四）威脅分析。社保檔案信息化管理在面臨著機會的同時，也面臨著一些威脅，其中最嚴重的當屬社保信息的泄露與丟失。網絡雖然提供了便利，但肆虐的計算機病毒與黑客入侵也與之并存。在社保檔案的信息化管理上，由于管理人員的疏忽或某些不可控因素的出現，十分容易造成社保信息的泄露。而社保信息一旦泄露，將有可能發生信息被篡改甚至銷毀的慘劇，這不僅會對參保人員造成巨大的損害，還會打亂社保中心工作人員原本的工作計劃，財力與物力同時遭受損失。信息丟失則是比信息泄露更為恐怖的威脅。由于社保檔案具有高度的社會性，即使是某一種類或者某一群體的檔案丟失，都會產生“牽一發而動全身”的效應。

三、社保檔案信息化管理的優化路徑

大數據時代背景與我國檔案管理的改革方向表明，依據內部優勢與外部機會共存的現實局面而采取“SO戰略”是現階段的理性選擇。

（一）擴大社保檔案信息化管理范圍。面對我國社保檔案信息化并未全面普及的現狀，首先應該樹立社保檔案信息化管理理念，培養民眾對社保檔案的認識，使民眾意識到社保檔案信息化的重要性與必要性，迫于民眾施予的壓力，檔案管理工作才能在壓力下逐漸普及。其次，要采取措施擴大其實施覆蓋面，具體而言，可以通過培訓邊遠地區的管理人員，對其進行技術支持和經濟支持，先將基本的檔案管理體系建立起來。此外，國家政策應更進一步做出明確指示，依法來保障社保檔案信息化管理的建設。

（二）加強社保檔案信息化管理法制建設。就目前而言，我國社保檔案信息化建設依舊處于低層次階段，而國家對于其建設只出臺了幾部管理規范，2009年人社部與檔案局出臺的《社會保險業務檔案管理規定》是現行社保檔案管理的主要依據，其對社保檔案管理的基本要求做了明確規定。但在實際操作中仍有許多問題不能找到法律依據進行解決，加快社保檔案管理法制建設步伐不容滯緩。

（三）提高社保檔案數據信息的安全性。如前文所述，社保檔案信息化建設面臨的最大問題在于參保人員的信息安全性得不到保障，很有可能發生信息泄露與丟失的慘劇。為了社保檔案信息化管理的更好發展，其安全性問題必須首先得到解決。第一，要保證憑證的完整性，由此說明檔案自誰創建、經誰改動。第二，要對檔案存取權限進行控制。第三，必須能夠校驗數字簽名的合法性，若驗證失敗必須能被記錄并通知管理人員。第四，必須保證一旦檔案信息被系統接收就不會丟失，并能夠進行審計與追蹤。最后，要確保對檔案信息進行鑒定，評審確定其狀態，并在必要時以可控方式對其進行銷毀。

（四）創新社保檔案信息化管理技術。在當下社保檔案信息化管理穩健發展的同時，應當進行適當的創新以促使其進一步發展。例如，將條形碼與二維碼運用到社保檔案信息化管理中去。

近兩年，“掃一掃”以其便捷的特點被推廣到購買、支付、投票等多個領域。在社保檔案信息化的管理中，為每個參保人員定制一個二維碼，同時將其所有社保信息整合到一起，參保人員就能通過掃描二維碼得知自己動態變化的社保現狀。而對于檔案本身，可以為其編制條形碼。這樣做可建立紙質檔案與電子檔案之間的關系，將每份檔案的條形碼打印出來，并粘貼條形碼使電子信息與紙質檔案對應，再通過掃碼形式將信息上傳至聯網系統中去，并使索引得以形成。在調用資料時，只需在索引中進行搜索就能快速找到所需文件。

總體而言，社保檔案信息化建設對社保工作的開展起到了積極作用，但其仍然處于發展階段，未來還有很長的路要走。目前，我國對社保檔案管理要求進一步提高，對信息化管理方式大力支持，并且在全球信息化迅速發展的歷史潮流下，社保檔案信息化管理發展迎來了其最光明的發展時期。

【參考文獻】

[1]中華人民共和國國家統計局.中國統計年鑒[M].北京：中國統計出版社，2016.

[2]"互聯網+人社"2020行動計劃出臺[J].中國人力資源社會保障，2016（12）：9.