高校檔案管理信息化建設策略探討

高煒

【摘要】當前計算機技術、網絡技術和數字化技術等被逐步應用于高校檔案管理工作中，讓檔案管理功能有了翻天覆地的變化。高校必須加快檔案管理信息化建設步伐，這樣才能滿足時代要求，確保充分發揮出各種檔案的作用，為教學、科研和管理等工作服務。本文將簡述高校檔案管理信息化建設的意義，并提出了具體可行的策略。

【關鍵詞】高校檔案管理;信息化;建設

在信息化時代，社會各個領域都先后建設了信息化管理平臺，讓工作更加高效、便捷開展。對高校檔案管理工作而言，仍然采取紙質檔案管理的方法，這樣不僅工作量巨大，同時也不容易進行保存，容易導致檔案出現破損、丟失等問題，極大增加了檔案管理的難度。對此，高校要將信息技術充分應用到檔案管理工作中，盡快打造信息化管理系統，不斷提升檔案管理工作的效率。

一、高校檔案管理信息化建設的意義

檔案是高校教學、科研、管理等工作中形成的各種資料，如文字、圖表等，保存價值較高，能夠為學校的建設與發展提供可靠參考。近年來，信息技術發展速度很快，以往高校檔案管理方法已經顯得非常落后，無法滿足新時期要求，由于檔案數量日益增加，保管條件長時間得不到改善，且利用率不高，因此很難真正發揮出檔案的作用。對此高校相關領導與檔案管理人員應該盡快轉變自己的思想觀念，真正意識到檔案管理信息化建設的重要性，將現代化管理理念、方法與技術應用到檔案管理工作中，不斷提升工作的智能化、數字化和信息化水平，以此實現檔案信息的共享，為高校的進一步發展創造更加有利的條件。

二、高校檔案管理信息化建設的策略

（一）提高認識，加強組織領導。為確保高校檔案管理信息化建設順利開展，各方人員應該切實增強檔案管理信息化意識。對高校領導而言，要站在長遠角度思考問題，對檔案管理信息化建設有一個正確的認識，制定科學合理的決策。對檔案管理人員而言，要將檔案管理信息化建設各項工作落到實處。對全校師生而言，也要主動準備所需材料，確保檔案管理信息化建設有良好的基礎條件。高校要及時制定總體部署，將檔案管理人員、檔案數據錄入標準等確定下來，同時還要增加資金投入，為各項基礎設施建設創造條件。并加大監督管理力度，解決檔案的安全性問題，確保檔案更加可靠與完整。

（二）完善檔案管理制度。高校在檔案管理信息化建設過程中，需要將相關人員責任明確下來，為網絡和數據的正常運行奠定良好基礎，并建立起完善的檔案管理制度。高校要從

《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》出發，結合檔案管理信息化建設實際情況，制定與之相對應的制度。第一，要對檔案管理業務流程與技術規范進行完善，逐步優化電子檔案各個工作環節。第二，將安全措施做到位，尤其是對電子文件與電子檔案而言，要保證其安全與完整。要將檔案管理標準統一下來，主要內容有檔案整理標準、統計標準、服務標準及各項技術標準等，這樣有利于順利建立檔案數據庫中的信息資源。如此一來，高校就能夠保持檔案信息網絡通暢，從而更好地共享檔案資源。

（三）加快基礎設施建設。為確保高校檔案管理信息化建設順利進行，應該將各項基礎設施建設完善，及時配置所需的現代化辦公設備，如計算機、掃描儀、光盤刻錄機和互聯網設備等。在高校檔案管理工作中，要將微縮技術、現代科技等作用充分發揮出來，盡快研發出實用、通用的軟件。高校要適當增加資金投入，對于存在的問題，要由各相關部門共同協商處理，為檔案管理信息化建設提供更多的支持與幫助。

（四）打造檔案管理應用系統。高校應堅持“規范、先進、實用”等原則，不僅要與實際工作需求相符，還要考慮到信息技術的發展。要做好檔案管理軟件推廣工作，提升檔案管理技術與應用水平，確保更好地交換檔案信息，并有效共享檔案信息資源。高校要加快推進檔案信息庫入網工作，高度重視檔案數據建設，將其納入學校網絡辦公整體規劃中，這樣有利于宣傳檔案工作，并提升檔案信息服務水平。高校要在校園網信息平臺上建設檔案網站，為全校師生提供網上查詢與利用服務。

（五）提升檔案管理人員素質。高校檔案管理信息化建設，對檔案管理人員要求較高，不僅需要掌握基本的檔案管理知識，還要懂得計算機技術和信息技術，這樣才能提升檔案信息的完整性與安全性。對此高校要加大對現有檔案管理人員的培訓力度，讓他們了解最新的檔案管理知識，并熟悉現代化辦公設備的操作方法，這樣才能充分發揮信息技術的作用，確保高校檔案管理信息化建設順利進行。同時還要招聘信息化技術人才，為這項工作的開展奠定良好的人才基礎。對檔案管理人員而言，也要充分認識到學習的重要性，利用空余時間加強學習，了解最新技術，這樣才能更好地勝任崗位工作，為高校檔案管理信息化建設作出應有的貢獻。

三、結語

總之，新時期高校加快檔案管理信息化建設具有重要的意義，各級領導與檔案管理人員必須引起足夠的重視，及時解決檔案管理信息化建設中出現的問題，確保檔案資料的完整與可靠。同時高校還要在檔案管理信息化建設中投入更多資金，建立完善的檔案管理制度，并注重培養檔案管理人員的素質與能力。這樣高校檔案管理工作效率才能得到提升，并實現檔案信息資源的共享，為今后的查詢與利用提供方便。

【參考文獻】

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