淺談普通高中學生學籍檔案信息化管理

王婷婷 田海燕

【摘要】本文從現代化信息檔案管理的本質入手，從而入手分析目前高中學生學籍檔案信息化管理中存在的不足和缺陷，針對這些問題做出優化方案，使得普通高中學生學籍檔案信息化管理更加完善健全，從而減輕學校的數據繁雜壓力。

【關鍵詞】檔案管理;建立健全;電子文字;壽命

學生學籍檔案管理是一直存在的，是能夠加強管理，提高學校水平的一項重要工作，是學校管理的重要組成部分，到目前為止，學生學籍檔案管理始終受到學生的重視。同樣的，隨著科技的進步，學生學籍檔案信息化管理現代化的使用只不過是時間問題。為了能夠先人一步，有效規避現有學生學籍檔案管理現代化存在的問題，所以要對普通高中學生學籍檔案信息化管理進行分析，并尋求對策從而完善和提升。

一、學生學籍檔案信息化管理的重要性

無論什么學生，在求學途中都會留存痕跡，這種痕跡就是數據。隨著時間和人為的變化，這些數據就會成為學生在學校發展的借鑒數據，為社會人才需求提供強力分析依據。同時不同的數據會作用到不同用人單位的各個運行部位，如果學生學籍數據得不到好的保存與管理，這樣的后果就是，學校、社會在發展過程中只能主觀進行，走一步算一步。而這些過往學生數據所有的都有一個總稱——學生學籍檔案，檔案的定義很廣闊，它包括：數據，學校人員管理，學校學生管理等等。甚至嚴格來說，整個學校就是一個大的檔案。無論是什么檔案，在學校發展過程中都會或多或少給學校帶來影響。其中，最重要的就是學生學籍檔案，因為，它是所有流動數據的基本。

為了能夠減輕學校對學生學籍檔案管理的壓力，現在就只有著眼于檔案數據本身，從學籍檔案本質入手。就相當于冬天雪里加鹽能促進其融化速度一樣，現在就可以對學校學籍檔案進行改變。同時這也是唯一的方法，能夠快速見效的方法。首先要分析紙質檔案在現在快速發展社會經濟中存在的缺點：

首先，紙質檔案易于損壞，而且損壞往往是多重的，它不僅僅局限于檔案管理表面上，有的甚至連數據都能輕易改變，這就導致檔案后續數據發生巨大變化，對學校、學生的發展不僅不能起到促進作用，反而還會滋生貪污腐敗問題。這種常見的，比如新聞中報道部分不法分子鉆空子利用數據檔案來改變學生獲獎、分數數值一樣，這樣就限制了其他學生的發展。

其次，紙質檔案數據的擴散和備份。這種紙質檔案的被破壞還不僅僅局限在某一點，或者某一區域。而是全校性的，它的某一點被破壞后，可以說在全學校所有的檔案都會存在程度不一的破壞。很多紙質檔案如果保存不當，數據的提取就顯得很繁雜，無法短時間得出需要的數據和資料。當然，紙質檔案具有唯一性，一份檔案如果缺失就會出現空白。所以，為了避免這種情況的發生，就必須備份。但是備份數量工程龐大，并且不易保存。

所以，在這樣的情況下，學生學籍信息管理中，現代信息化檔案管理就顯得尤為重要。它不僅僅節省資源，還能因為其獨特的可查性、備份容易、管理方便被學校、社會查詢，從而作為當前普通高中學生學籍檔案管理的主流方式。

學生學籍檔案信息化管理的優點最主要的就是對于資源的節省，完全脫離了紙質。同時，還有就是電子化檔案的內存足夠，現在一臺電腦的儲存空間過于龐大，能夠容納學生的學籍檔案。當然，還有檢索性，使得檔案數據更加容易查詢。

二、學生學籍檔案管理現代化的缺點和改進

（一）對文書檔案管理工作不夠重視。在現階段，很多學校認為學生學籍檔案管理工作只是簡單的數據收集，不能給予充分的重視，不能了解學生學籍檔案管理的重要性。這就導致了數據歸檔方式不夠健全，嚴重影響了學校對于學生管理水平的提升。改進方式：增強對學生學籍檔案管理工作的重視程度，需要學校領導帶頭，以身作則提高對學籍檔案管理工作的重視，將檔案工作劃入檔案管理工作者的業績考察中，內修外攘，不斷增加工作人員對學生學籍檔案管理重視性的認識。

（二）安全意識不夠。在實際工作中，一些學校文書對于檔案安全保護管理意識不夠強烈。隨著科技的發展、信息化技術的迅速發展，互聯網上充斥著大量黑客。這些人以竊取他人資料、檔案來換取利益，所以在安全強度不夠的條件下很容易被黑客得手，造成檔案流失（比如網上報道的假裝老師騙家長血汗錢等等）。

為此，應積極建立健全防火墻，領導做好審視工作，建立安全系統。對學生學籍檔案管理的安全性進行培訓，以確立檔案安全。

三、結束語

本文在研究對比學生學籍檔案管理中紙質和電子版本的不同性能和實用性，以及學籍檔案管理現代化的缺點和改進措施。學校應該加強對學籍檔案的管理，加強信息化建設，在這方面要比別人更快一步。

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