移動終端在檔案管理工作中的應用

王慧

【摘要】在當前信息化環境下，人們對檔案信息資源的需求量不斷增加。隨著數字檔案數量的不斷增加，再加之移動信息技術的快速發展，促進移動終端開始在檔案管理工作中進行應用，以此來提高檔案管理的水平，促進檔案信息服務質量的提升。

【關鍵詞】移動終端;檔案管理;數字檔案;條件;應用

一、移動終端在檔案管理中的優勢和面臨的挑戰

在檔案管理工作中通過移動終端，數據傳輸更為準確。可以利用掃描二維碼的方式來完成數據傳輸和處理工作，不僅有效地降低了工作人員的勞動強度，而且有效地保證了數據的完整性，確保數據在各個環節的有效傳輸和共享。應用移動終端后，用戶在利用檔案時不受時間和空間的限制，可以在任何時間和任何地點直接訪問檔案管理平臺，提高了檔案利用的便捷性。基于移動終端的檔案管理平臺具有較強的智能性，可以實現數據的快速識別和共享，并為客戶提供智能化的檔案服務。

由于移動終端建立在移動通信基礎之上，會出現通信安全問題，因此對于檔案信息需要采取加密傳輸并嚴格遵守檔案保密法律法規，以此來保證檔案信息數據的安全。利用移動終端調取檔案信息的過程中，利用設備來對個人身份進行識別，因此需要加強設備管理工作，可以采用設備和個人雙重手段，明確移動設備的管理責任，以此來提高檔案信息的安全。

二、移動終端在檔案管理中的應用

（一）檔案著錄。檔案管理工作中，著錄作為最為基礎性的工作，在檔案文檔管理過程中，不僅業務流程較長，而且在各業務環節操作過程中對自主文檔管理具有較強的需求。通過利用物聯網技術，文件從生成時就包含了文件元數據的二維碼，在各個業務節點使用時，利用手持識別終端掃描就可以得到完整的檔案數據信息。即利用手持識別終端可以實現對檔案文件的批量掃描，生成各種報表，或是使用客戶端工具來導入文檔管理系統，這樣不僅減輕了各環節元數據處理工作的強度，而且有效規避了人為失誤影響數據準確性的情況發生。

（二）智能組卷和排架。在對檔案組卷和排架時，利用手持識別終端掃描案卷號，并對卷內文件進行掃描，系統會自動對掃描到的案卷和文件信息進行關聯，自動生成案卷。同時對于掃描到的關聯信息導入檔案管理系統，能夠自動生成卷內目錄和案卷標簽。在檔案排架時，通過對檔案架進行分區，使其形成附帶二維碼的標簽信息。檔案上架時，利用手持移動終端掃描架號和架上每一個案卷標簽，自動建立檔案案卷與存儲位置的關聯關系，并對每一個案卷的存放位置進行標識。以此形成“檔案+案卷+檔案架”三級樹狀目錄，對每一份檔案的存儲位置進行精確標識。

（三）向社會公眾提供公共服務。檔案作為最重要的憑證，管理的最終目的是為了對其進行利用。檔案部門利用檔案信息來滿足自身或是團體的需求。通過移動終端的遠程異地查檔功能，可以為公眾提供預約業務，對可以開放的檔案按規定將檔案目錄進行開放，這樣用戶通過移動終端即能夠隨時查詢到自己所需要的檔案案卷，并提出預約辦理需求。同時檔案管理部門也可以增強移動終端同檔案資源數據庫的共享和匹配中的檢索功能，為用戶提供更加便捷和優質的檢索和查檔服務。

（四）檔案資源開發與公布。檔案移動終端以檔案資源的開發和推送作為其服務的基礎和支撐，由于移動終端信息傳播途徑所面對的接受者的類型，決定了檔案資源開發內容要具有較好的親民性。特別是近年來檔案數量劇增，在海量檔案信息中要實現精準推送，可以充分利用用戶在移動終端上的各類行為信息和地理信息，挖掘其在檔案利用方面的需求，然后利用公眾平臺來實現推送個性化的檔案信息。

（五）庫房監控。利用移動終端可以對檔案庫房情況進行全程監控，及時發現危害檔案安全的情況：一旦檔案庫房有異常情況發生時，遠程傳輸監控系統報警，通過移動終端對燈光、溫度和濕度的查看，可以及時發現異常情況并立即進行調整，快速對案卷進行定位，有效保證庫房內檔案信息的安全。

三、結束語

當前國家針對電子文件的安全保管和有效利用加大了信息化建設，并推進檔案信息的共建共享，因此各地相繼開展了電子文件和數字檔案登記備份工作，積極促進了數字檔案資源安全保障體系的建設，這就為移動終端在檔案信息管理工作中的應用提供了重要的安全保障。同時移動終端技術取得了蓬勃發展，移動終端數量不斷增加，其多元化的特性有利于用戶充分利用碎片化時間來實現對信息的處理，能夠從多角度來展示實物和口述等檔案類型，拉近檔案與公眾之間的距離。可以說移動終端在檔案管理工作中的應用已成為未來檔案工作的主要發展趨勢。

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