淺談檔案的搶救與保管工作

白金輝

【摘要】中華民國(guó)時(shí)期在我國(guó)歷史發(fā)展洪潮中，占據(jù)著不可估量的位置，民國(guó)時(shí)期的史料檔案記載存在于全國(guó)各地的檔案館，因于一些歷史原因與客觀因素，導(dǎo)致民國(guó)檔案的保管參差不齊，疏漏，混亂，以及缺失，這都是目前所存在的問(wèn)題，因?yàn)檫@一時(shí)期的檔案是非常珍貴的歷史檔案資料，保管價(jià)值比較高，所以，如何加強(qiáng)檔案的管理工作，一直是我們工作單位所面臨以及需要及時(shí)解決的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】中華民國(guó);檔案管理;史料記載

1911年，孫中山先生領(lǐng)導(dǎo)的辛亥革命推翻了封建統(tǒng)治的清王朝，結(jié)束了中國(guó)幾千年的封建制度，建立了資產(chǎn)階級(jí)民主共和國(guó)，同時(shí)，也開(kāi)創(chuàng)了近代意義的檔案管理工作。中華民國(guó)史是中國(guó)歷史研究中的一門新興學(xué)科，起步雖晚但發(fā)展迅速。民國(guó)時(shí)期涌現(xiàn)了大批的新鮮事物，加劇了社會(huì)各方面的發(fā)展，與之前的封建社會(huì)相對(duì)比，可以說(shuō)是翻天覆地的革新，那么對(duì)于民國(guó)時(shí)期的研究視角也進(jìn)一步在拓展，資源來(lái)自于很多方面，如檔案資料、報(bào)刊、電影、電視劇及一系列的綜合體系，同時(shí)人們對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)也在不斷提升與加深，那么這些管理工作包括哪些方面，以及如何能做好管理，筆者就自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，提出一些自己的見(jiàn)解，供大家參考。

一、檔案管理工作內(nèi)容

（一）檔案庫(kù)房的管理。檔案管理的核心工作是庫(kù)房里面的管理與整理，因?yàn)闄n案管理工作分為電子文件與紙質(zhì)文件兩個(gè)部分。那么紙質(zhì)方面的分為以下幾個(gè)方面：

1.關(guān)于電子檔案庫(kù)房的管理措施。電子檔案所包含的內(nèi)容主要有硬盤與軟盤、磁帶與光盤之類的，它的形式與紙質(zhì)檔案完全不同，因此必須要區(qū)分開(kāi)來(lái)。相對(duì)而言，電子檔案要比紙質(zhì)檔案重要得多，在管理方面更要多下工夫。與此同時(shí)，在保管檔案的時(shí)候，不能只顧表面紙質(zhì)的安全問(wèn)題，重要的還有里面的電子內(nèi)容，比如一些涉密檔案，這都需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫龋瑳Q不能疏漏。

2.制定合理規(guī)范的管理制度。在管理制度方面，要建立自己?jiǎn)挝凰璧暮侠怼⒁?guī)范的管理制度，利于單位內(nèi)部管理工作的開(kāi)展。

3.編制檔案存放位置索引。還有一種方式，為了方便檢索，更快地調(diào)取檔案，在編制檢索工具時(shí)，也要注重檔案所在的柜號(hào)與盒號(hào)，尤其是編制總目錄的時(shí)候，得把檔案存放的位置明顯標(biāo)注出來(lái)，也是為了節(jié)省工作中的用時(shí)。

4.檔案的排列上架。很多檔案館的面積比較小，因此在保管的時(shí)候，為了節(jié)省時(shí)間與空間，通常是按年度或類型分開(kāi)區(qū)域，方便工作中的查詢與整理。

5. 確保檔案的安全。檔案館的安全管理工作必須要大力重視起來(lái)，定期檢查與維護(hù)，盤點(diǎn)與整理數(shù)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題與解決問(wèn)題，確保安全與完整，具體細(xì)節(jié)可以分為防火與防盜，防有害生物與高溫潮濕，一系列的安全措施，做到細(xì)致與嚴(yán)謹(jǐn)。

（二）全宗卷的編制。對(duì)于全宗卷的管理就不能一概而論了，要有獨(dú)特、便利的保管方案，因此全宗卷的內(nèi)容是比較多繁瑣而復(fù)雜的，主要有接收和移交的文據(jù)，以及立檔單位和全宗歷史考證等一系列的內(nèi)容，這些材料隨著全宗管理工作的開(kāi)展而不斷發(fā)生變動(dòng)，因此，要制定出一套屬于它獨(dú)特的儲(chǔ)存方案。

（三）檔案統(tǒng)計(jì)工作。檔案單位的統(tǒng)計(jì)工作也是重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，一般情況下會(huì)按照規(guī)定填寫檔案的接收與移出記錄，準(zhǔn)確登記工作情況的統(tǒng)計(jì)年報(bào)，定時(shí)上報(bào)給有關(guān)部門，根據(jù)不同的用途，可以分為兩個(gè)類型：一是綜合性統(tǒng)計(jì)和臨時(shí)性調(diào)查統(tǒng)計(jì)。主要是各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)為了掌握全國(guó)或某一地區(qū)、某一部門的檔案工作基本情況而制定的統(tǒng)計(jì)制度，包括定期統(tǒng)計(jì)報(bào)表、專題普查、抽樣調(diào)查、重點(diǎn)調(diào)查和典型調(diào)查等多種方法。根據(jù)《檔案館工作通則》規(guī)定，全國(guó)各級(jí)檔案館均以全宗為單位，逐級(jí)向同級(jí)和上一級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)填報(bào)館藏全宗卡片。

（四）檔案的有效利用。檔案部門還有一個(gè)核心工作那就是對(duì)檔案信息的資源做有效的開(kāi)發(fā)工作，使收藏的檔案能夠從很多方面去發(fā)揮出它的作用，當(dāng)然，還有一點(diǎn)是不能忽視的，那就是檔案資料的有效利用。其實(shí)它所指的用途部門都是本單位內(nèi)部的，具體可以細(xì)化一下：首先要從綜合方面大力提升管理工作的水平，并要保證收藏室的質(zhì)量問(wèn)題。其次還要為了方便今后的查閱，建立起一套合理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫取Ｗ詈笠稽c(diǎn)是對(duì)于查閱途徑要進(jìn)行創(chuàng)新與改革，比如查閱資料的時(shí)候并非只能到檔案室才可以，做到通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或其它別的方式，也可以快捷得到自己想要的信息資源。

二、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)經(jīng)濟(jì)與科技正在突飛猛進(jìn)的發(fā)展中，源遠(yuǎn)流長(zhǎng)的歷史文化有著深厚濃郁的底蘊(yùn)與意義，是價(jià)值甚高的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，因此，我們對(duì)于檔案管理工作更要高度重視起來(lái)，勇于創(chuàng)新與進(jìn)步，與時(shí)代接軌，更要結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)同時(shí)應(yīng)用，確保電子檔案的完整與安全，與此同時(shí)，館內(nèi)工作人員的綜合素質(zhì)也需要不斷提升，我們作為工作人員，要有很強(qiáng)的責(zé)任心與使命感，共同為檔案工作的保管搶救努力工作。

【參考文獻(xiàn)】

[1]鄧紹興.謹(jǐn)慎細(xì)致避免盲區(qū)——民國(guó)檔案鑒定工作之二[J].北京檔案，2000（09）.

[2]鄧紹興.區(qū)分等級(jí)深化鑒定——民國(guó)檔案鑒定工作之四[J].北京檔案，2001（03）.

[3陸軍.積極鑒定慎重銷毀——談民國(guó)檔案的鑒定[J].檔案，2001（01）.

[4]馮蓉.試論民國(guó)檔案的鑒定工作[J].檔案，2003（01）.

[5]黎霞.職能鑒定論在民國(guó)檔案定級(jí)鑒定上的局限性及對(duì)策[J].上海檔案，2002（04）.

[6]倪道善.民國(guó)檔案鑒定問(wèn)題探討[J].檔案學(xué)通訊，1996（05）.