淺談檔案的搶救與保管工作

白金輝

【摘要】中華民國時期在我國歷史發展洪潮中，占據著不可估量的位置，民國時期的史料檔案記載存在于全國各地的檔案館，因于一些歷史原因與客觀因素，導致民國檔案的保管參差不齊，疏漏，混亂，以及缺失，這都是目前所存在的問題，因為這一時期的檔案是非常珍貴的歷史檔案資料，保管價值比較高，所以，如何加強檔案的管理工作，一直是我們工作單位所面臨以及需要及時解決的問題。

【關鍵詞】中華民國;檔案管理;史料記載

1911年，孫中山先生領導的辛亥革命推翻了封建統治的清王朝，結束了中國幾千年的封建制度，建立了資產階級民主共和國，同時，也開創了近代意義的檔案管理工作。中華民國史是中國歷史研究中的一門新興學科，起步雖晚但發展迅速。民國時期涌現了大批的新鮮事物，加劇了社會各方面的發展，與之前的封建社會相對比，可以說是翻天覆地的革新，那么對于民國時期的研究視角也進一步在拓展，資源來自于很多方面，如檔案資料、報刊、電影、電視劇及一系列的綜合體系，同時人們對于檔案管理工作的認識也在不斷提升與加深，那么這些管理工作包括哪些方面，以及如何能做好管理，筆者就自己多年的工作經驗，提出一些自己的見解，供大家參考。

一、檔案管理工作內容

（一）檔案庫房的管理。檔案管理的核心工作是庫房里面的管理與整理，因為檔案管理工作分為電子文件與紙質文件兩個部分。那么紙質方面的分為以下幾個方面：

1.關于電子檔案庫房的管理措施。電子檔案所包含的內容主要有硬盤與軟盤、磁帶與光盤之類的，它的形式與紙質檔案完全不同，因此必須要區分開來。相對而言，電子檔案要比紙質檔案重要得多，在管理方面更要多下工夫。與此同時，在保管檔案的時候，不能只顧表面紙質的安全問題，重要的還有里面的電子內容，比如一些涉密檔案，這都需要嚴謹的管理制度，決不能疏漏。

2.制定合理規范的管理制度。在管理制度方面，要建立自己單位所需的合理、規范的管理制度，利于單位內部管理工作的開展。

3.編制檔案存放位置索引。還有一種方式，為了方便檢索，更快地調取檔案，在編制檢索工具時，也要注重檔案所在的柜號與盒號，尤其是編制總目錄的時候，得把檔案存放的位置明顯標注出來，也是為了節省工作中的用時。

4.檔案的排列上架。很多檔案館的面積比較小，因此在保管的時候，為了節省時間與空間，通常是按年度或類型分開區域，方便工作中的查詢與整理。

5. 確保檔案的安全。檔案館的安全管理工作必須要大力重視起來，定期檢查與維護，盤點與整理數量，及時發現問題與解決問題，確保安全與完整，具體細節可以分為防火與防盜，防有害生物與高溫潮濕，一系列的安全措施，做到細致與嚴謹。

（二）全宗卷的編制。對于全宗卷的管理就不能一概而論了，要有獨特、便利的保管方案，因此全宗卷的內容是比較多繁瑣而復雜的，主要有接收和移交的文據，以及立檔單位和全宗歷史考證等一系列的內容，這些材料隨著全宗管理工作的開展而不斷發生變動，因此，要制定出一套屬于它獨特的儲存方案。

（三）檔案統計工作。檔案單位的統計工作也是重要的一個環節，一般情況下會按照規定填寫檔案的接收與移出記錄，準確登記工作情況的統計年報，定時上報給有關部門，根據不同的用途，可以分為兩個類型：一是綜合性統計和臨時性調查統計。主要是各級檔案事業管理機構為了掌握全國或某一地區、某一部門的檔案工作基本情況而制定的統計制度，包括定期統計報表、專題普查、抽樣調查、重點調查和典型調查等多種方法。根據《檔案館工作通則》規定，全國各級檔案館均以全宗為單位，逐級向同級和上一級檔案事業管理機關填報館藏全宗卡片。

（四）檔案的有效利用。檔案部門還有一個核心工作那就是對檔案信息的資源做有效的開發工作，使收藏的檔案能夠從很多方面去發揮出它的作用，當然，還有一點是不能忽視的，那就是檔案資料的有效利用。其實它所指的用途部門都是本單位內部的，具體可以細化一下：首先要從綜合方面大力提升管理工作的水平，并要保證收藏室的質量問題。其次還要為了方便今后的查閱，建立起一套合理嚴謹的制度。最后一點是對于查閱途徑要進行創新與改革，比如查閱資料的時候并非只能到檔案室才可以，做到通過網絡或其它別的方式，也可以快捷得到自己想要的信息資源。

二、結束語

綜上所述，我國經濟與科技正在突飛猛進的發展中，源遠流長的歷史文化有著深厚濃郁的底蘊與意義，是價值甚高的非物質文化遺產，因此，我們對于檔案管理工作更要高度重視起來，勇于創新與進步，與時代接軌，更要結合計算機技術同時應用，確保電子檔案的完整與安全，與此同時，館內工作人員的綜合素質也需要不斷提升，我們作為工作人員，要有很強的責任心與使命感，共同為檔案工作的保管搶救努力工作。

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