數字信息化背景下做好檔案管理工作的舉措

李宇欣

【摘要】隨著信息技術與軟件技術的快速發展，傳統檔案管理工作模式逐漸被信息化檔案管理系統所取代。本文以數字信息化背景下的檔案管理工作為研究內容，針對檔案管理工作的需要，提出具有可操作性的意見和建議，促進數字信息化背景下檔案管理工作的高效開展。

【關鍵詞】數字信息化;檔案管理;信息技術

基于快速、高效等多種優勢，信息技術在社會各領域得到了廣泛應用，隨著“大數據”“云計算”“物聯網”等技術與檔案管理工作的融合，實現了傳統檔案管理工作的數字信息化轉變。在利用數字信息化技術發展優勢的同時，也要全面創新檔案管理工作機制，加快適應過程，促進現代化檔案管理體系的構建，提升檔案管理水平。

一、加強現代化檔案管理理念的滲透

在傳統檔案管理理念的影響下，數字信息化檔案管理制度得不到應有的重視，在此情況下，檔案管理人員在理論與實踐學習過程中缺乏主動性與積極性，以至于在實際工作中無法有效利用數字信息化檔案管理系統。

數字信息化檔案管理工作的有效開展，需要從理念上摒棄傳統檔案管理工作中形成的固定認識，加強現代化檔案管理理念的滲透，將其融入日常檔案管理工作中，結合數字信息化技術在檔案管理工作中的應用，提升自身檔案管理水平。現代化檔案管理理念的滲透，其重點在于實踐，將數字信息化檔案管理系統的優勢進行展現，通過參觀學習，體驗現代化檔案管理理念指導下相關工作的有效開展，進而促進檔案管理人員在思想觀念上的轉變。

二、構建數字信息化管理平臺

為更好地發揮數字信息化檔案管理系統在資源整合、查詢、閱讀等諸多方面的優勢，加快信息資源的共享利用，為人們提供更加快捷的檔案服務，則需要根據日常檔案管理工作的內容、流程，構建與之相適應的數字信息化管理平臺。該類型平臺主要包括檔案接收、檔案使用、檔案鑒定三大模塊，而根據檔案管理的工作流程，可以將其分為檔案收集、整理、共享等八個環節，其中各環節緊緊相扣，形成體系化的檔案管理流程，為數字信息化檔案管理系統的構建打下了堅實的基礎。如此一來，檔案管理工作人員可以在統一的信息管理平臺上進行在線辦公，減少了人力成本投入，縮短了傳統檔案管理工作中查詢、借閱等環節所需時間，大大提高了檔案管理效率。

目前，使用較為廣泛的數字信息化檔案管理平臺為C/S+B/S平臺，該平臺可以實現日常工作中所涉及的多種文件、信息的統一管理，同時對相關資料進行有效控制，將可供查閱的文件在一定范圍內進行共享，并記錄對應文件的閱讀情況。不僅如此，采用C/S+B/S架構的數字信息化檔案管理平臺，便于技術人員利用C/S架構程序對外設進行控制，例如打印機、投影儀、傳真機等，而B/S架構程序則便于用戶進行檔案的檢索和閱讀。

三、引入數字檔案技術

在傳統檔案管理工作中，主要包括檔案記錄、存儲、檢索三個內容，在數字信息化檔案管理系統的構建過程中，需要引入以電子檔案庫和具體化分析管理模式的數字檔案管理技術。所謂電子檔案庫，是指以數字化形式建立的資料存檔形式，檔案管理人員可以根據需要對電子檔案庫中的資料進行差異化設置，定期檢查檔案閱讀情況。具體化分析模式的引入，將明顯提高數字信息化檔案管理工作效率，利用C/S+B/S架構程序的優勢，針對日常檔案管理工作中的不同問題進行針對性的分析、處理，實現檔案管理工作的科學開展。

隨著“大數據”時代的到來，可以利用數據分析技術，對數字信息化檔案管理系統的訪問情況進行研究，分析最受關注的檔案類型，為檔案管理工作的有效開展提供數據支撐。

四、加強檔案管理工作人員自身素質建設

信息技術與傳統檔案管理工作的融合，在一定程度上減少了檔案管理工作中人力成本的投入，然而，這并不意味著人的因素可以忽略，檔案管理工作人員的素質，將直接影響數字信息化背景下檔案管理工作的有效性。

作為檔案管理工作的直接參與者，在數字信息化檔案管理體系構建過程中，加強硬件建設的同時，人員自身素質方面的軟件建設也應當得到重視。首先，在人員配備方面，應增加專業檔案管理人員的崗位比重。其次，在現有檔案管理人員隊伍的基礎上，通過培訓、學習等方式，提高其技能水平，轉變檔案管理工作理念。最后，建立有效的崗位考核機制，以此督促檔案管理工作人員加強自我學習，提高自身業務素質。

檔案管理工作人員的素質建設是一個循序漸進的過程，隨著數字信息化檔案管理體系的不斷調整，檔案管理工作人員素質建設在內容、方式上也將進行一定程度的調整。

五、總結

信息技術的發展為數字信息化檔案管理體系的構建創造了條件，隨著用戶需求的不斷提高，傳統檔案管理工作中存在的弊端不斷顯現。在此情況下，通過數字信息化技術與傳統檔案管理工作的融合，加強現代檔案管理理念的滲透，有效發揮數字信息化檔案管理系統在檔案收集、整理、共享等方面的優勢。

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