新形勢下對高校檔案管理工作的幾點思考

邵海燕

【摘要】日常工作中，檔案管理受傳統的管理體制約束造成無法一下適應目前檔案繁瑣、精進的信息匹配，而檔案管理又是促進高校改革發展的必要依據。筆者通過日常工作發現高校檔案管理工作的幾點問題，希望激勵自己在工作中能更全面探尋一條適合目前現代高校檔案管理工作的道路。

【關鍵詞】高校;檔案管理;創新發展;文化育人

高校教育事業的發展并不是一帆風順的，檔案記錄中既有經驗也有教訓。無論是經驗還是教訓，對一個學校來說都具有非常重要的作用，把檔案作為重要依據，實事求是地看待學校面臨的問題與所處形式，才能做出合理的判斷和決策，真正摸索出一條適合自己學校的特色之路。

一、做好高校基層檔案的材料收集工作

對于高校來說，檔案源于教務、科研等職能部門，檔案收集和整理要嚴格遵循工作特點及規律，負責教學檔案的收集、整理，實現部門立卷。針對教學檔案的建設，要堅持完整、真實的原則，制定教學檔案歸檔范圍。在實踐中，要嚴格按照國家有關規定，明確教學方案歸檔范圍，提高教學檔案效果。在具體內容與要求下，能夠在原有基礎之上提高檔案質量和效率，從而確保檔案完整、真實。

檔案材料能否收集齊全、完整、準確，移交工作起著主導作用。檔案材料進行交接，可以依據本單位制定的各部門歸檔范圍及保管期限表的內容進行逐一核對，其中特別注意的是對主要職能部門的材料進行重點檢查。對檔案工作者來說，要熟悉掌握各部門常規的歸檔材料，只有這樣才能對多年未歸的材料了如指掌，才有可能去落實清楚及備注說明。其次，檔案工作者要學會總結材料規律，準確把握材料內部的有機聯系。而隨著互聯網技術的不斷進步帶來檔案的周期變短，更新加快的情況，也對我們檔案工作者的專業水平、計算機操作能力和綜合素質提出了更高的要求。我們要及時改變工作理念，加快工作步伐，能在平時處理完畢的事情，盡量做到日日清。而對于學校提供的繼續教育培訓機會，檔案工作人員要積極參與，才能熟練掌握檔案業務，從而在檔案收集工作中，化“被動”為“主動”，收集到符合客觀事實、邏輯連續強、系統實用的檔案材料。除此之外，還要增加教學檔案收集渠道，拓展新渠道，做到經常性與集中性結合，最大限度上避免檔案收集出現問題。尤其是信息時代下，計算機、傳媒技術在高校各項工作中得到了廣泛應用，也為檔案收集帶來了更多機遇。在具體工作中，管理人員要沿襲傳統收集方式的同時，積極應用現代技術，加強新型文件的收集，豐富檔案存儲形式，從而為高校教學改革的發展提供更多支持。

二、積極推進數字檔案資源建設和檔案服務數字化

首先，對存量檔案進行數字化。檔案數字化是檔案信息化建設的基礎，是信息化條件下有效利用館藏檔案信息的關鍵環節。按照檔案的重要程度及檔案利用頻率的高低來開展檔案數字化工作。通過掃描錄入等工作，完成歷屆畢業生照片的掃描錄入工作，建立相關的專題數據庫。同時借助社會市場力量，將文書檔案、學籍檔案、基建檔案等利用率高的檔案數字化，建立全文數據庫，實現全文檢索。其次，加強與各相關部門的聯系與溝通，促使新形成的檔案信息資源成為通用的數據資源，以方便直接對接我校的檔案管理系統。最后，全面推進利用數字化。基于“讓數據多跑路，讓廣大師生少跑路”的理念，在檔案數字資源豐富、軟硬件設備齊全、信息技術條件成熟的情況下，讓檔案用戶僅僅需要一個賬號或者身份證就可以實現遠程在線預約和利用檔案的方式。

三、努力打造高校檔案的文化價值

高校檔案自身存在著非常大的文化價值。作為高等院校最為重要的基礎工作，高校檔案是高校寶貴的精神財富，是高校重要的信息資源。高校檔案大多產生于高校教學、科研、管理、校慶等重要的高校活動中。它意在見證高校在發展過程中的經歷、發展的歷史軌跡以及真實的歷史情況。高校檔案的價值體現在它完整、準確地記錄了有關高校發展的所有歷程，高?？梢栽诟咝n案的基礎上把握現在，預見未來，更好地了解高校自身的發展歷史。作為高?；母咝n案，蘊含著豐富、天然的價值屬性。

多開展科研成果展覽、開展各種類型的科研報告會、多進行各類知識學術演講活動，使學生受到學校的學術文化氣氛的熏陶，自覺接受并學習校園里的學術文化，獲取其中的新知識、新思想、新觀念，從而發掘出學生自身的新才能。受到學術文化影響，首先可以挖掘出學生自己的創新能力，讓學生們的學習從被動變成主動。其次可以啟發他們的創新靈感。學生可以從教師學者研究成果里獲得啟示，找到學習知識的靈感。第三是可以讓他們養成創新意識，讓更多的學生在陌生的科研領域中尋找和發現新的成果。

四、總結

高校對基層教學檔案管理的過程中，通過提高重視程度、做好材料整理工作、完善檔案制度、加強檔案管理等方式進行教學檔案建設，這不僅能夠促進高校持續發展，而且還能充分發揮教學檔案在實際教學中的積極作用。同時，我國高校檔案管理工作、教育教學活動能夠有序進行，這對我國高校優秀人才培養具有重要意義。

【參考文獻】

[1]許靜.淺談信息時代下高校檔案管理工作的創新[J].亞太教育，2016（11）.

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