醫院文書檔案管理流程優化和信息化思考

周敏

【摘要】加強優化管理流程并積極融入信息化技術，有利于提高醫院文書檔案的管理效率，還能實現文書檔案使用、儲存的信息化，大大提高了醫院相關人員工作的效率。文章分析了該類檔案的流程優化和信息化管理，以期為醫院有需求的人提供參考。

【關鍵詞】醫院;文書檔案;管理流程;信息化

隨著醫院收治的患者數量不斷增多，醫院各類檔案的管理難度也急劇上升，特別是對于文書檔案的管理，必須加強其優化設計，并積極借助信息化技術提升管理效率。傳統的管理模式難以將醫院各部門的關鍵數據進行準確地分類、儲存，而其他部門在需要的時候無法及時在電腦上獲得數據信息，導致檔案的使用效率大大降低。通過融入信息技術不斷優化其管理流程，能夠有效彌補傳統管理中的不足，提高文書檔案資源的利用率。

一、文書檔案的管理流程優化與設計分析

（一）分析文書檔案管理的現狀。1.管理者專業素養不足：通常情況下，醫院的文書檔案是由辦公室主任或者科員等兼任管理人員，這些人員在醫學方面的專業性不用多說，但是在管理檔案這個方面可能缺乏專業的培訓與學習，導致管理效率不高。在其管理中，部分沒有太大價值的普通檔案也被當作重要文件進行歸檔處理，而不同時期的管理者對文書檔案的分類、整理等均存在一定差別，導致檔案管理無法形成統一。2.管理效率受到制約：在醫院中存在這樣的現象，很少對文書檔案配備專職的管理人員，即便分配了人員，也常常因為流動性大或者身兼多職等因素影響了管理效率。另外，傳統的紙質檔案加大了管理人員的工作量，從而對歸檔效率造成制約。3.檔案的利用率非常低：醫院雖然已經在病歷、辦公等管理中積極融入了信息技術，但是在文書檔案的管理方面并沒有實現信息化、數字化管理，導致檔案的查找不便且耗時，從而影響其利用率。

（二）設計管理流程。1.設置歸檔流程的執行角色。在信息化檔案管理系統當中，將醫院的檔案部門設置為執行歸檔流程的角色。2.設計核心業務。在文書檔案的管理中，歸檔處理是其核心業務。所以，根據信息化管理的要求將其流程設計如下：一是管理人員收到文件以后將其轉換為電子傳閱單、歸檔索引單，然后再開展信息化的文檔處理。二是將數字化的文書檔案提交給上級部門領導進行批示。三是經過領導授權后，相關人員方能對文書檔案進行查閱處理。四是檔案管理部門的負責人員要借助信息技術不斷對檔案的索引條目進行完善，對作廢的文檔進行標識，對有效文檔進行備份與歸檔處理等。3.設置檔案管理部門的業務流程。要想使核心業務的流程得到高效運行，管理者還需對檔案管理部門的職責、職能進行明確，并對歸檔的文件合理性、規范性等進行檢查，確定準確無誤后才能歸檔，以確保文書檔案的真實性、完整性。

（三）優化管理流程。1.管理者與醫院領導均需加強優化的意識，首先提升醫院高層領導及文書檔案管理者的優化意識，然后雙方共同參與到檔案管理流程的優化當中，明確管理部門工作人員的職責范圍。同時管理者還需要借助優化管理流程對相關人員的工作情況進行直接監督，其中包括檔案的入庫、查詢、利用以及原文電子化處理等，從而提升醫院文書檔案管理效率及其服務質量，使醫院檔案管理工作水平得到整體提升。2.整個管理部門的所有工作人員均需要共同參與到優化檔案的工作中，在每一個優化流程的環節中，明確各工作人員的職責與目標，并且將責任落實到個人，從而強化整個部門人員認真、負責的意識，使得檔案資源在醫院各部門傳閱時能夠得到更好的管理與控制。3.文書檔案的管理者要及時對其他工作人員加強指導，作為優化管理流程的主要決策者與執行者，首先就要加強相關人員的專業培訓，幫助每一名工作人員了解、掌握優化管理流程的意義與目的，明白其中的操作方法。另外，在實際操作中一旦出現任何問題，管理者要及時進行協調、解決，并且對優化工作中可能出現的問題進行提前預估，便于及時采取有效措施進行解決，這樣既可以加快優化速度，還能清楚檔案歸檔的進度，大大降低了文書檔案的管理難度。

二、分析文書檔案的信息化管理

（一）信息化管理的價值。1.促進文書檔案整體管理水平的進一步提升：通過在管理中積極運用信息技術，使檔案收編、轉交、歸檔、運用以及統計等工作信息化，并且還能根據檔案類型制定不同的管理模式與規則，使得文書檔案的整個管理水平大幅度提高。2.有利于強化醫院的信息化建設：在醫院的日常管理工作中，文書檔案的管理屬于重要的內容之一，通過在該類檔案的管理中積極投入信息技術，也是醫院整體信息化管理的重要前提。建立信息化文書檔案的管理平臺并積極使用信息網絡技術，有利于合理安排、規劃檔案工作，從而實現醫院各部門之間的信息化管理，促進醫院整體管理效率的進一步提高。3.提升文書檔案的管理效率及質量：通過先進的信息化手段輔助文書檔案的一些管理操作，能夠優化其管理環節，降低管理的難度以及工作量，通過信息化的管理模式能夠實現文書檔案的網絡化分類、登記、上架，從而提高管理質量與效率。

（二）文書檔案的信息化管理措施。1.數據信息化。醫院的文書檔案管理往往涉及大量繁雜的數據，經過信息技術能夠使得傳統管理性質轉換為數字化管理的形式，本質就是把有形的紙質檔案變更為電子數據信息，有利于降低管理部門人力、物力、財力等資源，同時又能避免人工管理造成的錯誤，還提高了管理便捷性，即便是年代久遠的文書檔案，也能夠在信息管理系統中得到永久的保存。2.檔案安全的信息化。文書檔案的管理具備了原始性這一特點，要求管理過程中不得隨意更改其中的信息內容，使其能與最初保持一致，因此，在開展信息化管理的過程中，強化其安全信息化十分必要。在實際管理中，工作人員可以對管理系統設置權限，并且設置口令或者密碼等確保檔案的安全性。另外，還可以通過信息技術來設置防火墻，或者通過身份認證、加強密鑰等管理措施提高其安全性，避免醫院的文書檔案系統遭受病毒侵襲或者黑客入侵;與此同時，管理人員也要強化自身的安全意識，盡可能通過多種途徑保障文書檔案的安全管理。3.人才信息化。人才信息化指的是檔案管理工作人員務必學習更多先進的網絡信息技術，具備極強的計算機處理能力，提高相關內容的操作技能等，使得整個文書檔案的管理更加規范、標準。在以往文書檔案的傳統管理中，管理程序皆由人工操作所設計，這樣一來難免會出現數據登記錯誤的問題，所以常常出現用戶查詢時無法獲得真實有效的信息。積極借助信息化技術設置職位管理后，能夠實現文書收錄、登記、分類、歸檔以及查詢等信息化，避免出現錯誤的同時又能節約工作人員的時間，大幅度提高檔案數據完整性、準確性以及有效性。

三、結束語

總而言之，隨著醫院的進一步發展，其文書檔案的管理工作也越來越繁雜，傳統的管理模式耗時、耗力，且難以保障檔案內容的安全性與準確性。但是積極借助信息技術不斷優化其管理流程后，能夠實現管理流程的簡化，并且通過一系列的信息化措施，全面提升文書檔案的管理效率。

【參考文獻】

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