人事檔案管理工作中的常見問題和解析

邱銀燕

【摘要】目前，人事檔案管理的重要性越來越明顯，它不僅是個人信息的載體，也是企事業單位管理工作落實有序的重要體現。本文闡述了人事檔案管理工作的意義，分析了現階段我國企事業單位檔案管理存在的問題，并就完善人事檔案管理工作給出相關建議。

【關鍵詞】人事檔案管理;常見問題;措施

檔案不僅記錄了一個人的“三齡二歷”（即出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位和簡歷），還可以體現家庭成員、主要社會關系以及個人品德素養等，具備一定的法律效應，是企事業單位人力資源管理中不可或缺的重要項目。也是員工職稱評聘、提拔等的有力依據，因此人事檔案的管理工作顯得十分重要。

一、人事檔案管理工作的意義

探討人事檔案管理工作的重要性可以從兩個方面進行：首先，檔案是企事業單位了解人才信息的重要所在，通過對人才的工作經驗、歷程等信息進行考量，使單位能夠量才而用。尤其是干部的任前檔案審核，可以了解其歷史情況，才能較為全面地了解干部。其次，就員工來說，檔案承載了個人的原始記錄證明，并且具備較強的法律作用，不僅是個人升職的有力依托，也為辦理各類社會保險提供可靠依據。

二、人事檔案管理工作存在的問題

人事檔案的信息內容十分重要，其相應的管理工作應該得到足夠重視。但是結合現狀來看，很多企事業單位對人事檔案管理工作不夠重視，管理人員缺乏責任意識，人事檔案管理隱患、弊病較多，管理觀念過于傳統，檔案管理信息化建設水平有待提升，導致檔案在使用過程中達不到應有要求。

（一）不標準現象居多。首先，設施問題。檔案環境狹小、潮濕、配套設備不完善等現象較多，檔案盒金屬生銹的現象十分常見。有些單位甚至檔案庫房面積都無法保證，使得檔案管理難上加難。其次，檔案材料收集歸檔問題。許多工作人員了解檔案的重要性，也知道檔案需要分類管理，但實際上依然沒有做到及時歸檔，甚至于材料形成部門未及時將材料制作完成。

（二）信息化程度低。總體來看，檔案管理信息化程度低是不爭的事實。有些企事業單位雖然引進了計算機設備和配套設施，但是基于人員、意識、技術等因素，信息化檔案服務始終沒有得到更好的落實。實際調查得知，企事業單位現有的檔案管理人員嚴重匱乏，其中兼職人員占據了大多數，并且業務能力和專業素質比較欠缺，檔案現代化管理流于形式，工作成效也不如人意。

（三）人員素質有待提升。由于檔案管理人員大多數為兼職人員，或者管理人員變動頻繁，檔案管理人員對檔案缺乏足夠認識，歸檔不及時、檔案雜亂無序的現象并不少見;同時，材料形成部門的工作人員素質也對檔案質量有的很大影響。因為工作交接問題，時常導致材料形成部門的新經辦人員不了解歸檔范圍，需要歸檔的材料未及時歸檔。

三、人事檔案管理工作的優化措施

（一）加速檔案管理信息化體系構建。隨著檔案管理規模的不斷擴大，檔案信息量陡增，企事業單位檔案管理的局限性一一暴露出來，因此，有必要推行檔案管理信息化，利用現代化信息設備進行輔助辦公。基于計算機強大的運算、存儲等功能，可以使企事業單位檔案管理更加系統性、全面性。同時，在信息化設備出色的轉換作用下，檔案中的一些圖片和視頻可以轉化成數據，讓數據、紙張兩種檔案共同管理。此外，人事檔案管理需要與網絡技術有機結合，相關人員要掌握有關技能加強檔案創新管理，確保人事檔案管理具備一定的外延性。總之，信息化管理確保了檔案的真實性，加強了工作效率。

（二）推行追究責任制。追究責任制是加強檔案管理的一項措施，其目的就是要確保檔案的完整性和準確度。一方面，人事檔案一般不外借。確實需要查借閱的，查借閱人員必須兩人以上，并且是中共黨員和正式干部。查借閱人員必須出示查借閱審批表和本人的有效工作證件。另一方面，加強企事業單位各部門之間的協作統一。建立檔案材料收集網絡，明確材料相關部門，明確各部門具體經辦人員，羅列重要收集時間節點和相應要求。檔案管理人員要注意經常與材料形成部門保持聯系，積極宣傳收集人事檔案材料的意義和要求。使得收集工作常態化。

（三）提高人員素質。企事業單位干部而言，必須加速構建檔案管理人才培養機制，重點挑選那些責任心強、踏實勤勞、工作嚴謹的工作人員，并指派黨員負責檔案管理監督。管理人員素質問題可以從兩方面來看：首先，企事業單位檔案人員應改變傳統觀念，積極主動參加各類培訓學習再教育活動，讓他們對檔案管理重視起來，同時借鑒國內外先進的檔案管理體制，學習先進技術，加強檔案鑒別能力，只有重視檔案管理工作才能發揮出應有的管理效率。其次，針對專業檔案管理人員和非專業人員，確保他們的每日任務量，并依照職責、表現、態度等因素落實績效工資制度。此外，建立檔案管理激勵機制。因為人事檔案管理工作崗位的特殊性，檔案管理人員相對其他行政管理人員而言，參評各類獎項的機會較少。建議對于檔案管理人員，分別開設不同的管理獎評活動，給予優秀員工物質精神雙重獎勵，消極怠工者依照規定處罰。

四、結束語

總而言之，人事檔案是企事業單位認知人才、熟悉員工的理論依據，與人力資源業務息息相關，所以檔案管理質量的重要性不言而喻。檔案管理效率的提升并非一朝一夕的事，還望有關人員給予足夠重視，加強業務能力，構建信息化途徑，為企事業單位發展提供重要保障。

【參考文獻】

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