航天產品現行文件數字化管理模式研究與實踐

王寰

摘 要：本文以航天產品現行文件管理模式為研究對象，結合航天企業技術文件管理的多角度實踐，通過對比傳統文件管理流程與已經實施的數字化管理手段，從紙質文件數字化與文件管理流程數字化兩個方面，全面分析總結現有文件數字化管理模式及其優勢，并提出今后文件數字化管理的創新思路。

關鍵詞：航天產品；現行文件；數字化管理

中圖分類號：V423 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）06-0207-02

1 概念

1.1 航天產品現行文件

航天產品現行文件是航天企業在科研、生產及科學技術研究過程中形成的技術文件，包括設計文件、工藝文件和研究試驗文件。由于航天企業的特殊性，航天產品現行文件既包含本單位產生的技術文件，又涵蓋大量的航天系統內各單位間研制與生產的技術文件，以下簡稱“外來文件”。

1.2 數字化管理

本文探討的數字化管理包含兩個層面：

（1）紙質文件數字化。紙質文件數字化就是采用掃描儀或高拍儀等數碼設備對紙質文件進行數字化加工，將其轉化為存儲在計算機，被文件管理系統識別的數字文本或圖像，使其既能保持原貌，又可通過計算機被檢索和獲取，最大限度地實現資源共享和利用。數字化文件便于文件管理人員管理，更忠于文件的本質屬性，利于提升信息資源的利用效率。

（2）文件管理流程數字化。數字化管理流程是指利用信息化手段，使電子文件（包含數字化后的文件）在創建、審批、綜合審查、異質輸出、曬藍、借閱及銷毀全生命周期中實現無紙化。數字化的管理流程簡化了文件全生命周期中各節點的手續，提高了文件管理的準確性與高效性。

2 紙質文件數字化管理實踐

北京精密機電控制設備研究所整合多年來管理實踐經驗，順應文件檔案數字化發現趨勢，以外來文件為試點，已實施全過程無紙化管控。通過主管責任人全面承擔外來紙質技術文件的接收審查、建立臺帳、數字化處理、發起電子審批流程、電子文件自動推送、技術文件再利用等全過程管理，使外來紙質技術文件管控實現審批流程無紙化和發放利用無紙化。較傳統的文件管理模式，外來紙質技術文件管控在以下幾方面取得了突破：

2.1 減少文件流轉節點，提高管理效率

傳統管理中的文件的流轉順序為外來技術文件接收者（信息中心）--型號文件管理人員（信息中心）--部門文件收發管理者（助理員）--文件使用者（設計師、工藝師隊伍等）。數字化管理中文件的流轉順序為外來技術文件接收者（信息中心）--文件使用者（設計師、工藝師隊伍等）。文件流轉節點的減少，優化了管理流程，避免了重復辦理交接手續、影響保密安全等問題，大大提高了管理效率。

2.2 簡化文件配套方式，降低人力和資源成本

傳統管理中，文件管理部門（信息中心）在收到外來技術文件后，根據文件分發要求，必須對文件進行復印、曬藍等配套工作后再下發。文件使用者使用后將文件歸還文件管理部門，文件管理部門對文件辦理銷毀手續后，送保密處銷毀。數字化管理中，信息中心在收到外來技術文件后，將紙質文件進行數字化處理，掃描或拍攝成電子文件，通過文件發放審批系統（文管通）的文件發放審批流程，將文件電子版發送到使用者辦公主頁。文件使用者可根據業務需要將該文件二次分發給相關人員，還可到文件管理部門借閱紙質文件。數字化管控省略了復印、曬藍、催還、銷毀、再利用等環節中人力和資源成本，提高了工作效率的同時，提升了信息服務的質量。

2.3 利用信息技術手段，創新數字化管控流程

傳統管理中，文件流轉全過程需各節點都要辦理交接手續，導致文件題名、型號、編號等諸多屬性信息反復抄錄，各屬性的電子信息也要手動錄入文件管理系統（天鴻系統）。數字化管理中，通過對文件發放審批系統（文管通系統）與文件管理系統（天鴻系統）進行信息技術改進，只需文件接收者在發起電子文件發放審批環節，一次性錄入文件全部屬性信息，天鴻文件管理系統將自動同步抓取審批單中的文件屬性信息，生成文件電子信息臺帳，并面向用戶開放。所內用戶可通過登陸天鴻管理系統，查詢、借閱紙質或電子文件。信息化手段的充分運用，創新了文件數字化管控流程，實現了發放審批流程、電子實體、用戶查詢、文件利用、文件管理等全過程的數字化管控。

3 電子文件數字化管理模式創新

鑒于多家航天企業已應用AVIDM文件管控系統，實施航天產品研試文件、設計文件從創建、審批、受控無紙化管理。北京精密機電控制設備研究所進一步提升信息技術手段，通過文件受控系統（AVIDM系統）、文件管理系統（天鴻系統）、文件利用系統（文管通系統）的數據集成，利用結構化掛接手段，實現航天產品設計、研試文件全生命周期的無紙化管理。

3.1 電子文件的全過程的數字化管理

傳統的電子文件管理局限于文件管理者接收電子文件、輸出底圖、配套曬藍、紙質換藍以及各環節間大量的紙質臺帳。文件管理者始終兢兢業業，為確保所科研生產的順利進行付出了辛勤的勞動。而用戶的借閱流程也較為繁瑣：查詢借閱信息--提出借閱申請--完成審批流程--領取紙質文件--接到換藍提醒--紙質文件換藍。

在新時期文件檔案數字化的大背景下，我所信息技術人員通過提升信息化手段，實現天鴻文件管理系統與AVIDM文件受控系統的數字集成，取得電子文件無紙化管控的技術突破。文件管理者在天鴻文件管理系統中建立條目信息，在AVIDM結構樹上識別對應的電子文件實體，完成結構化掛接。用戶可通過“借圖一卡通”文件借閱系統進行查詢、電子審批、借閱電子文件。例如，用戶進入所主頁“借圖一卡通”欄目，根據文件型號、階段等屬性查詢文件信息；選擇所借文件，發起“借閱審批”電子流程；經電子流程各節點審批后，用戶即可在自己的審批單中瀏覽電子文件全文。如文件版本有更新，用戶會收到溫馨提示，以區別各電子文件所屬的技術狀態。電子文件利用避免了紙質輸出、曬藍過程中的不可控誤差，簡化文件利用手續，縮短利用流程時間，節約異質配套資源，提高各專業工作效率。

3.2 數字化管理流程的改進

3.2.1 電子換藍提醒

針對傳統現行設計文件的更改換藍記錄一直采用紙質臺帳的方式進行管理，存在手工記錄工作量大、信息記錄不全、管理分散、藍圖漏換錯換等問題，我所利用信息化手段實現自動通知借閱者到信息中心進行換藍的電子提醒。文件管理者在天鴻文件管理系統中進行借閱文件條目信息與換藍文件條目信息掛接，系統會自動在借閱者的辦公主頁上彈出“換藍提醒”及相關信息，并強制閱讀。電子更改換藍，使現行設計文件藍圖的更新效率提升了5倍以上，根本上解決了人為因素造成藍圖錯換、漏換的情況，清晰的電子記錄確保了文件管理的準確性與責任的可追溯性。

3.2.2 電子銷毀臺帳

長期以來，現行文件的銷毀審批記錄一直采用紙質臺帳的方式進行管理，容易出現因錯記漏記導致帳物不符的情況，且文件銷毀工作量大，重復性工作多，審批效率低。我所利用信息技術手段建立文件管理系統（天鴻）與文件利用系統（文管通）銷毀信息數據庫，文件管理人員通過采用結構化手段在文件管理系統中生成“文件銷毀申請單”，進入電子銷毀審批流程。數據庫以三單產生的文件換藍記錄為信息源頭，實現待銷毀臺帳的實時更新，流程審批完成后銷毀單受控，所有受控完成的銷毀臺帳可通過關鍵信息進行檢索查詢。通過該管理方法的實施，改變了以往銷毀各環節責任人手工簽字確認的工作方式，變分散的紙質臺帳為集中的電子臺帳，全面提升了文件管理人員的工作效率與質量。

3.2.3 電子更改提示

航天產品設計文件納入AVIDM系統管控以來，我所信息中心負責綜合審查，并輸出硫酸紙。為保證文件的正確性，文件管理人員須電話通知設計師到集中出圖現場進行圖紙校對。當設計師由于某種原因不能及時到現場校對時，導致圖紙無法及時送曬和AVIDM任務無法完成。我所采用自主集成開發的方式，在AVIDM系統“集中簽署與審查”流程環節獲取設計文件信息、流程簽署信息、人員權限信息等關鍵數據參數，形成數據包傳遞到文“天鴻”文件管理系統后臺數據庫中，進行設計文件的二次利用。當遇到需要設計人員配合的業務（如更改校對、軍方簽字、設計文件簽署問題）時，直接將設計文件數據包通過系統級推送的方式發送至相關設計人員的“天鴻”登錄界面，強制提醒其到集中出圖地點進行圖紙校對。與此同時，相關提醒操作及流程處理結果全部以電子臺帳的形式進行記錄管理，實現文件配置工作的規范管理與追溯閉環。

4 航天產品現行文件情境化利用構想

新時期現行技術文件利用正在從紙質為主向電子為主過渡，文件利用服務從被動查詢向主動推送轉型。情境化利用就是通過信息技術手段，實現科研生產任務在文件管理平臺中的結構化分解，對潛在信息需求進行主動識別，借助知識關聯掛接功能，自動提取相關知識成果，并以多媒體手段展現給用戶，完成情景化推送服務，實現文件傳統管理模式向情境化知識服務模式轉型。航天產品現行文件的情景化利用主要包含兩個方面：

4.1 結構化掛接

借助文件管理平臺，管理者通過識別科研生產任務與受控文件的關系，將每一項科研生產任務與相關文件資料進行關聯、掛接。依據設計師、工藝師系統已經建立的型號產品結構，按電子文件信息與所屬類別建立知識關聯目標樹，形成知識主體掛接點。按型號任務與知識對象應用關系、規則，進行電子文件主體與目標匹配、耦合，形成兩者間的知識應用關系。當匹配關系、目標、電子實體或是兩者間的關系發生變化時，進行關聯適配調整。

4.2 情境化推送

文件管理者通過進一步分析型號任務與文件信息應用過程、關鍵點，并將關鍵過程、關鍵點通過查詢、判別分析等方式處理輸入信息和輸出結果，形成智能化單元，供用戶高效使用。當用戶向文件管理者提出知識需求并經過利用審批后，文件管理平臺會自動抓取用戶需求中指定文件的全部信息，并將與此任務相關的、經文件管理者結構化掛接的知識主動推送到用戶的使用平臺。此時，用戶獲取的不是單純的電子文件，而是經文件管理者識別、掛接后的與需求相關的全部知識，并以多媒體的形式直觀、生動的展示。情境化的推送為用戶提供更便捷、廣闊的利用資源，為科研生產任務提供更優質的知識服務。

5 結語

創新是任何事業發展的動力，也是檔案專業發展的必要條件。經過我所檔案工作者的不懈努力，圖紙已不再是沒有生命力的文件，而是充滿活力的知識，是匯聚價值的財富。傳統的文件管理模式正逐漸向數字化管理模式轉化。“十三五”期間，在新時期檔案工作思路的引領下，在大數據時代背景的感召下，我所檔案事業將朝著無紙化、知識化、情境化大踏步前進。