財務共享信息系統在大型企業中的應用

黃志瑋

摘要：對于擴張迅速的大型企業來說，如何提高企業的管理水平，尤其是財務管理水平，如何加強企業的內控力度等都是首要解決的問題。文章對財務共享信息系統產生的背景，和系統在企業的應用進行了簡要分析，以期能幫助企業降低成本、提高企業管理水平、加強企業內部控制的力度。

關鍵詞：財務共享信息系統；財務共享服務；財務授權；審批管理

多子公司、多項目的大型企業想要在激烈的市場競爭中生存，就必須建立先進的財務共享信息系統，輔助企業管理越來越多的業務和越來越多的管理項目。

一、財務共享信息系統簡介

經濟全球化的不斷發展催收了共享服務，首先起源于西方發達國家，隨著不斷的推廣和發展，財務共享服務成共享服務中的重要內容，福特公司、杜邦電氣、摩托羅拉公司、中英人壽保險公司、輝瑞制藥公司以及中興通訊都逐步建立了財務共享服務中心，為企業節約成本、提高效率和核心競爭力提供了優質的服務。

財務共享信息系統是財務共享服務中心的一個核心系統，是最重要的信息系統，它可以減少冗余的基礎工作，將重復式的業務分離出來，由系統統一處理，生成會計憑證，并通過網絡使不同地域的管理人員對電子單據進行審批，節約流程時間、提高工作效率、優化企業的資源配置。

二、企業應用財務共享信息系統的重要性

首先，每一個分子公司、跨國公司都需要成立自己的財務部，這就增加了公司的成本和人員，加之沒有統一的財務管理規范，使得大型企業的管控也難以統一，各分子公司、跨國公司在運轉過程中，各部門為節約成本，會依據自身的需求支配財務人員既做高級管理工作，又做基礎核算工作，使得財務人員分工不詳細、不專業，這不僅導致員工工作效率低下，也使公司在財務業務和戰略上難有作為。其次，分子公司、跨國公司缺乏統一的財務管理規范，這增加了大型企業財務管控的難度，甚至還會導致公司間的連鎖反應，即一個公司出現問題，連帶著其它公司也會受到影響，使企業難以發展及擴張。最后，如果分子公司、跨國公司的財務業績反應不真實或者反饋不及時，將嚴重影響大型企業股東及時做出正確的戰略方針和管理決策，阻礙公司的發展壯大。因此，建立一套統一的、信息和服務共享的平臺對大型企業的管理工作非常重要。

財務共享信息系統可將分散的、重復性高的業務集中到一個系統中，統一、標準的進行處理，從以下幾個方面提高企業整體的經營效益。

第一，降低了企業的運作成本。財務共享信息系統對企業內部的分散式、重復式的業務進行集約管理，提高了財務管理水平，為企業節約了資源和精力，使企業可更好的專注于核心業務的發展。

第二，提高了管理效率。財務共享信息系統采用統一的流程和標準，可實現跨地區的數據整合，它擁有所有公司的財務數據，節省了數據的匯總時間和進行有效的數據分析。它為企業節約了人員和成本，使企業有更多的費用去聘請資深的財務人員，并將同一領域的專業人員集中起來，為企業提供更專業、更標準的服務，有利于企業的創新和發展。以國內知名企業中興通訊為例，該集團依托財務共享信息系統建立了財務共享服務中心，系統應用前后的財務處理情況如表1所示。

分析表1數據可知，應用財務共享信息系統之后，基礎業務處理人員的數量與相應的人力成本均減少一半左右，單據處理成本大幅降低，單據處理與財務業務處理的效率提升也非常明顯。

第三，提高了企業的核心競爭力。財務共享信息系統可以在短時間內為新子公司的財務管理提供專業、標準的服務，使新子公司的高級管理人員可以有更多的精力去發展核心業務。與此同時，財務共享信息系統的運作遵循了整體企業的戰略方針和計劃，依據企業的目標不僅和業務在責任和風險上進行了明確，還在一定程度上輔助業務的發展。

第四，技術推廣。大型企業還可將運行成熟的財務共享信息系統技術與其他集團公司進行分享，洽談合作。

三、財務共享信息系統在大型企業中的應用路徑

（一）統一支付審批管理

大型企業分子公司多、項目多，使大型企業不得不面對與日俱增的財務業務工作，如何解決企業現有文化和管理程序的復制、統一以及更新成為大型企業的首要問題。財務共享信息系統的信息化可以迅速的將大型企業現有的管理程序復制到新子公司系統中去，可以通過財務共享將大型企業現有的企業文化迅速地滲透到新子公司中去，加強大型企業對分子公司及項目的管控和影響。財務共享信息系統中有著成熟的審批流程，可以通過整體企業財務信息共享，以低成本的統一支付、統一審批的方式，使企業的管理程序更加規范，使新成立的公司和項目減少了財務管理成本，能更快的融入進企業的管理中來。

（二）統一財務授權管理

在規模小、運行簡單的公司里，財務授權一般是通過人工自覺控制實現的，而在一些復雜的大型企業中，一個員工往往需要身兼數職，一位高級管理人員在不同的分公司、項目公司、職能部門以及業務領域之間都有不同的財務授權。由于財務授權審核責任重大，對審核人員的要求也非常嚴格，而申請授權的人員還必須清楚每項手續的審核授權人員是誰，這無疑增加了工作人員的審批難度以及申請授權流程的耗時，拖累了企業人員的工作效率。而使用財務共享信息系統，就避免了此問題。

幾乎所有的企業都制定了財務授權管理制度，依據級別層層授權，一般都需要董事會總批。而公司董事會以及高級管理人員由于不能通曉公司所有的事務，對財務的有些業務管理不甚了解，難以判斷財務授權管理制度是否在整體企業的框架之內，而財務共享信息系統中的財務授權系統可以通過集約式的管理方式，只需將各公司的系統植入現有的框架之內，審核授權時各級工作人員調整一下授權金額就可以完成，這不但提高了企業內部控制的水平，還有效的落實了整體企業的管理文化精神。

（三）統一主數據及財務核算信息管理

財務共享信息系統必須按照統一的主數據管理標準，采用集群式的數據庫部署，以保證企業內部系統的信息來源一致，加強對數據分析的基礎，以實現多個信息系統的主數據可以同步管理。

統一的主數據是企業財務核算信息管理的基礎，可加強企業的內部控制。財務共享信息系統從系統中調取供應商、客戶群、銀行、財務預算、會計憑證等相關主數據，通過將業務與財務有機結合，有效提高核算、支付的準確率，降低造假的可能性。通常情況下，在員工發起調用預算、采購、成本等的主數據申請時，系統就應該允許調用以保證數據的一致性，但對財務支付的主數據由于可以自動實現信息傳輸，保證了數據的準確性，也改變了出納人員的工作性質，將出納的工作從操作轉變成了審核，提高了信息質量，確保了高級管理人員在第一時間內獲取準確的數據，因此，有關會計憑證和支付信息的財務主數據，可在核算環節實現信息同步。

隨著市場的千變萬化，財務共享信息系統也需要不斷的優化、更新以及研討新的信息技術，以便更好地滿足企業集團發展的需要，為企業集團適應多變的業務邏輯提供更優質的服務。

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（作者單位：酒客來網絡科技有限公司）