社會信息化背景下完善機關檔案管理的策略

井紅

摘要：隨著現代計算機網絡信息化的快速發展，人們逐漸進入信息化時代，各行業都開展信息化建設。檔案管理作為管理過程中是一項基礎工作，隨著現在信息化發展如初迅速，傳統的檔案管理已經不能滿足人們的需求，因此完善機關檔案管理也是必需的了。

關鍵詞：社會信息化背景 機關檔案管理 機關檔案管理機制

一、現階段的機關管理機制分析

現階段我國傳統的檔案管理機制并不能滿足社會信息化時代發展的需要，因為我國目前還有部分機關檔案管理工作主要是通過管理者手寫形式對重要資料進行管理、備份以及對員工的個人信息管理，因為管理技術手段相對來說比較落后，還停留在用筆記錄，手工檢索與收集，因此檔案管理方式存在著很多的缺陷，比如人為操作因素將資料漏缺或者抄錯，甚至丟失情況比較嚴重，必須利用信息網絡來管理。而且由于管理機構的不斷改革，檔案內容相對來說比較分散，管理人員管理起來有很大的難度，這樣的管理檔案方式的工作效率也相對來說比較低。因此需要利用信息化網絡來完善機關檔案管理機制。

不僅因為管理方式的落后，而且在檔案管理制度規范性上也存在缺失，從檔案材料保管方面來看，存在管理不嚴格的問題，工作人員需要文件時亂翻而且用完沒有放到原屬位置，因為檔案具有保密性，但是這種不規范可能造成有些重要文件時有流傳出去或丟失，對具有需要重要保護的檔案沒有具體保護措施。

盡管有些機關機構已經采用了信息化檔案管理，但是也只是處于初級階段。通常，檔案信息化建設需要具備一定的硬性條件，很多機構并沒有購置相應的設施。或者由于經費緊張，設施比較落后、標準化比較低，無法滿足現代在信息化管理工作需求。

在實際工作中，領導人員以及管理人員管理意識比較薄弱，對檔案管理的重視程度不夠，而且部分檔案管理人員較少，管理人員素質低也是一重要因素。知識面相對來說不夠廣泛，沒有意識到信息化時代發展的迅速，觀念比較傳統，缺乏創新意識，忽略了在當前信息化時代下檔案信息的開發與利用。

二、如何在信息化背景下完善機關管理機制

1.健全制度，轉變傳統管理模式。機關的領導人員需要完善在信息化時代下的檔案管理制度，不再是傳統的管理觀念，應該引進新制度，加強管理有助于現代化建設和機構領導決策的科學化。加強對工作人員的領導，尤其需要讓工作人員意識到機關檔案管理的重要性。領導需要轉換當前檔案管理模式，更換傳統的管理觀念，利用信息化網來開發出檔案管理的信息資源。而且對于重要的文件需要特殊保護，針對檔案管理工作過程中遇到的問題，要有團隊精神一塊的去發現問題，解決問題，實現全面信息化管理。

同時機關建立一個實用性強的信息化系統，保證在信息化管理過程中檔案管理人員之間可以檔案信息存儲以及輕松轉換，把對檔案信息的管理轉移到信息化網絡上來，充分發揮信息化帶來的方便性與有效性。

2.提供信息化設備設施，推進檔案管理的信息化。為工作人員提供相應的設備設施，注重加強硬件建設。實現檔案信息化管理的必要條件是引進先進的設備，充分利用現有設備引進計算機技術對檔案進行管理，存儲，這樣不僅節約工作時間提高效率，而且信息保存更加方便。充分利用信息化帶來的效用，把檔案信息及時傳遞給工作人員來提高工作效率。另一方面提高檔案存儲的硬件設施，在檔案室配置光盤刻錄機、錄音機等設備，可以將檔案存入而且備份好。運用信息網絡技術改善傳統的檔案管理工作，利用信息化，網絡化的優勢加強檔案的信息開發力度。

3.工作人員多加學習信息化知識。檔案的信息化管理對管理人員要求也需要有所提高。為適應信息化的需要，機關檔案管理部門需要培養管理人員學習信息網絡技術，進行相應計算機技術的專業培訓來提高業務管理水平，更輕松的管理檔案，還可以通過開辦學術研討會來進行業務交流，組織業務學習活動，可以適當的提高對管理人員學歷級別的要求。

機構需要提高人員的職業素養，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，不外傳檔案文件的信息，更新轉換傳統的管理意識。多學習新時代下的知識，改變傳統觀念來增加管理人員信息化意識，檔案的管理、收集、歸檔需要合格的工作人員，檔案管理人員需要對信息化網絡技術有熟練運用。同時機構需要為工作人員營造出檔案管理信息化的工作氛圍，讓他們工作更適應更輕松化。

4.運用有效的信息技術，加強檔案的安全管理，保證網絡信息安全。隨著信息化的發展，網絡信息安全性上也會出現不少問題，由于檔案信息具有一定的保密性，信息安全性要求更高，所以在享受信息化時代帶來的方便外，還需要提高安全意識，加強對檔案的安全管理。不僅可以保證信息的安全，而且可以保證信息完整以及長久的保存。通過運用有效的信息技術建立檔案管理采集系統，多與其他檔案管理部門之間進行信息化技術的交流，以保證信息的安全保密性。

三、結語

在信息化的背景下完善檔案管理機制，必須學習網絡信息化技術，充分利用信息化帶來的方便，有效的提高檔案管理工作的效率，同時順應時代的發展潮流。只有加強現代信息化意識，才能夠更快完善機關檔案的管理，所以機構需要健全相應制度，增添信息化的設備設施，改變傳統的檔案信息管理觀念。同時領導人員與管理人員需要學習外界的管理方式，對于其他機構交流，掌握檔案信息化管理制度的特點。在實際的檔案管理工作中，需要不斷的去檢查當前檔案管理信息化工作中是否存在的問題，并積極探索出更有效的方法來實現信息化管理，進而促進社會信息化更好更快的發展。