試析企業檔案信息化建設的現狀及改善策略

文| 陳虹宇

企業檔案信息化建設的現狀

1.缺乏宏觀規劃與指導。雖然近年來國家檔案局及其他部門不斷頒布企業檔案信息化建設強化的綱要意見，但真正指導企業進行檔案信息化建設的具體做法乏陳可及，很多企業往往不從自身發展狀況出發，或出于與同行業的企業競爭需求，或出于緊隨潮流的考量，認為使用檔案管理信息系統就是檔案信息化建設，最后引入了與本企業實際發展情況不相符的檔案管理信息系統，致使檔案管理工作與生產經營等活動脫節。

2.基礎條件較差。具體體現在：決策層往往忽視了檔案信息化建設對于企業發展的重要性，檔案信息化建設觀念落后，致使人力、物力、財力各方面資源配置不到位；由于資金少、規模小等客觀因素導致本企業的計算機設施老舊、無法引入配套的檔案管理信息系統，企業的檔案信息化基礎條件差，也無法正常開展相應的檔案服務。

3.企業檔案信息存在安全隱患。具體體現在：（1）外在安全隱患，如競爭對手通過企業檔案信息化建設存在的漏洞，利用電腦病毒或黑客技術竊取保密檔案信息；（2）內在安全隱患，如一些企業采用兼職檔案工作人員的方式管理檔案，這些工作人員缺乏專業知識且缺乏深刻認識到檔案的保密性，在他人使用檔案的過程中，不加查驗，造成個人信息或者企業保密信息的泄露。

企業檔案信息化建設的改善策略

1.加強企業檔案信息化建設的宣傳。一些企業的檔案信息化建設落后正是由于決策者的不重視引起的，決策者往往只關注企業的獲利情況、成本情況等，認為只有這些因素才會影響企業的發展，故應加強關于企業檔案信息化建設的宣傳，引起決策者的關注，從而重視企業檔案信息化建設前期全方位的投入，改善企業檔案信息化建設的基礎設施。

2.加快標準規范的制定。企業檔案信息化建設需要制定標準和規范，這是檔案信息化建設的必要條件。很多企業的標準還不明確，所以企業的檔案部門要加快這一標準的制定。企業檔案信息化建設對數字檔案的信息和標準都有較高的要求，所以在檔案的接收和保管上都應該有規范性的原則和標準，讓企業檔案的傳遞和利用更加有序，企業檔案信息化建設的運行更加有章可循。

3.改善檔案信息化間的基礎條件。在硬件方面，不同企業根據自身實際需要和功能要求，一般配置相應的計算機、掃描儀、服務器、打印機、路由器、大型高速交換機等辦公自動化、網絡搭建所需的基本硬件。在軟件方面，結合企業檔案實際管理、利用需要，選擇適合本企業的軟件（目前市場上軟件種類繁多，有些軟件適合企業的財會檔案，有些軟件適合企業的科技檔案，有些軟件適合企業的文書檔案，因此選擇合適的軟件最重要）。

4.構建檔案信息化建設所需的人才隊伍。一方面，對現有檔案管理人員進行信息化相關知識和技能的培訓。檔案信息化工作從本質上來說是用現代的信息、網絡技術來對傳統的檔案事業進行重構和升級，革新傳統的紙質檔案管理模式，更好地適應當前信息社會的檔案利用需求，這勢必就要求檔案從業人員不僅要具備檔案專業的知識和技能，更要積極主動地補充、更新自己的知識結構，學習現代管理、信息管理等知識，掌握和提高使用計算機、網絡技術的能力和水平，做一專多能的復合型人才。另一方面，適當引進計算機管理、信息管理相關專業人才。檔案專業人員不可能也沒必要完全掌握和精通計算機、信息及網絡技術，因此企業檔案管理部門勢必需要適當的引進計算機、信息技術方向的專業人才，由他們在負責檔案信息化過程中軟、硬件的技術評估、系統搭建、開發、維護等專業性的技術問題。

5.構建完善的安全保障體系。企業檔案信息化建設中安全保障體系的構建包含如下內容：檔案數據和信息安全性的保障，具體是通過系統加密、數據加密及硬盤加密等技術，對涉及企業核心利益、重大關切的涉密文件應該限制網絡存儲，并且做好異地備份工作；檔案管理信息系統安全性的保障，具體是采取數據備份、數據恢復及系統用戶的角色分配（一般有超級管理員、系統管理員、一般檔案管理員、檔案用戶等幾種不同的角色身份，不同角色所擁有的操作權限依次遞減，只能在各自的權限范圍內進行訪問和操作，所有的操作行為都要進行系統記錄）等措施；網絡安全性的保障，企業可以在構建局域網的基礎上，采用防火墻技術，通過控制允許、拒絕、檢測限制數據流的方法阻止來自外部網絡的非法侵入；病毒的防范，要求企業每臺電腦安裝正版的防毒軟件，定期進行病毒清理工作，排除由于病毒入侵導致的檔案數據、信息丟失及破壞。

結語

綜上所述，急劇膨脹的檔案數量給室藏檔案的劃控開放與數字化工作帶來了巨大的壓力，這就要求企業從不同的實際情況出發，堅持檔案基礎工作與檔案現代化兼顧、傳統管理與現代管理并進，建立以電子檔案為基礎的新型思維模式，通過提高檔案信息化建設水平來確保檔案信息利用率。