城市軌道交通建設項目檔案質量控制研究

姜紅

摘要：面對建設項目多、投資大、標準高的城市軌道交通工程，如何高起點、高標準地抓好項目檔案工作，已成為建設各方關注的重點問題。結合某軌道交通集團建設項目管理實際，分析影響項目檔案質量的原因，有針對性地采用了既科學規范又獨具特色的“制度覆蓋全、責任追溯準、培訓滲透深、過程管控細、移交把關嚴”對策，使項目檔案質量控制成效顯著。

關鍵詞：城市軌道交通項目檔案質量控制檔案管理

城市軌道交通建設是社會矚目的重點工程、民生工程，投資規模大、社會關注高、建設壓力強。截至2017年6月，國內已有53座城市開展了城市軌道交通工程建設，到2020年，全國城市軌道交通運營里程預計將達到7700公里。作為軌道交通工程建設的重要記錄，數量驚人的工程項目檔案讓歷史銘記這些澤被后世的民生工程。檔案工作者肩負著光榮而偉大的使命，不僅“能為”，而且“大有可為”。

一、城市軌道交通建設項目檔案的概念和內容及特點

城市軌道交通工程是由城市軌道交通的建筑與結構、機電設備、軌道、車輛與車輛基地等工程組成的基本建設單元。城市軌道交通建設項目檔案是指歸檔保存的在城市軌道交通工程的立項、審批、征地、拆遷、勘察、測量、設計、招投標、報建、施工、監理、系統聯調、試運行、試運營、竣工驗收等全過程中形成的各種形式和載體的記錄。

城市軌道交通建設項目是個龐大復雜的系統工程，各階段同步開工的施工點數龐大，多工序交叉進行，內外協作關系復雜，各車站、區間、車輛段、系統等形成的項目文件階段性、系統性和延續性相互交織。城市軌道交通建設項目檔案具有以下基本特點：一是成套性，在軌道交通建設整個過程中各階段產生形成的文件材料反映了建設發展的全過程，項目文件是一個有機聯系、密不可分的整體，相互印證并共同記錄了建設項目活動的全貌；二是連續性，體現了整個建設項目所包含的各個工序環節、工藝流程的推進過程，檔案內容系統連貫、前后有序、互為因果；三是專業性，軌道交通建設項目檔案的形成領域、內容性質、采用的技術標準、技術手段具有鮮明的專業技術性。

二、城市軌道交通建設項目檔案質量控制存在的問題

目前城市軌道交通建設項目面臨大規模、多建設項目管理模式、涉及面廣、項目投資大、建設周期長、參建單位多等情況，檔案管理工作開展難度大，時間跨度長，整理和歸檔進度難以與工程進度同步，因此項目檔案質量控制存在以下問題：

（一）檔案管理制度不健全。項目檔案主管部門沒有通過構建制度保障體系來確保各項管理要求得到有效執行、責任得到有效落實，沒有發揮源頭治理、全程管控的作用。

（二）檔案工作參與意識淡薄。參建單位往往將主要精力投入到工程進度、工程質量、施工安全、成本控制等方面，在對待項目檔案的重視程度、人員及設施設備的配置等方面力度不夠，檔案工作履約責任淡薄。

（三）檔案人員素質普遍不高。參建單位規范化檔案管理水平參差不齊，對檔案工作人員缺乏針對性強、形式多樣的業務指導和培訓。

（四）檔案管控過程不精細。項目檔案主管部門的“質量控制”意識較為淡薄，在監督、檢查、指導的過程中，未能結合工程建設各階段特點和檔案工作實際情況采取重點突出、針對性強的管控手段。

（五）缺乏有效的檔案質量監督管理。項目建設監理單位未切實履行好檔案質量的審核職責，導致項目檔案無法保證成套性和連續性，內在、外在質量參差不齊。

三、城市軌道交通建設項目檔案質量控制的對策

目前城市軌道交通工程建設項目存在多種不同的管理模式，項目檔案管控難度較大。為破解這一難題，某軌道交通集團有限公司強化項目群檔案管理體系建設，創新性地采用了符合建設規律的、實用性強、控制有效的“制度覆蓋全、責任追溯準、培訓滲透深、過程管控細、歸檔把關嚴”的項目檔案質量管控對策，解決了項目文件質量控制、歸檔移交、專項驗收等過程中的一系列棘手問題。

（一）楔入業務，融入流程，制度覆蓋全

1.建章立制，抓好頂層設計

某軌道交通集團有限公司認真查找薄弱環節，探索創新、總結提升項目檔案管控模式，抓好全程管控的框架設計，編制修訂了《檔案管理辦法》《工程項目文件歸檔整理細則》《項目檔案管理辦法》《總包項目檔案管理手冊》《城市軌道交通工程建設項目檔案質量控制標準》等檔案管理標準和制度文件，明確檔案管理主體，細化檔案管理責任。各項規章制度相互獨立又相互補充，形成一個全覆蓋的檔案工作制度體系，切實將項目檔案的歸檔范圍細化、檢查要點明確、移交標準固化，確保項目檔案管理工作立卷有據、歸檔有方，保障了各項檔案管理要求得到有效執行，檔案責任得到有效落實。

2.強化履約責任主體的領導責任

為建立、健全從總包單位到施工單位的各級項目檔案工作管理體系，增強責任主體的檔案法制觀念和履約意識，高效規范項目檔案的編制、收集、整理和歸檔工作，某軌道交通集團率先在業界同行中實施了項目檔案工作領導責任制。與投融資單位及參建單位簽訂了《項目檔案工作領導責任書》，列出細化、量化的責任清單，層層落實目標責任，把精品檔案作為工程創優的必備條件，形成落實檔案工作責任的“加壓泵”。同時，實時跟蹤實施效果，按季度對在建城市軌道建設項目資料和竣工文件編制情況進行檔案專項打分考評，進一步強化了項目檔案在建設管控過程中履約責任主體的領導責任。

（二）明確界面，精準發力，責任追溯準

某軌道交通集團有限公司檔案部門在城市軌道交通建設項目合同談判工作中，參與總包項目招標文件、合同文件的形成過程，與合同管理、財務管理、法律事務等部門一起會簽招標文件，明確檔案工作責任與義務，從源頭確保檔案工作“三納入、四同步”，從《檔案法》和《合同法》的角度固化參建單位歸檔責任，提高項目檔案管理的法律約束力。檔案部門在合同條款中單列章節，明確履約責任主體的檔案管理職責、質量標準以及歸檔延誤與違約責任，把對檔案完整性、準確性、系統性的控制要求，提前到文件管理階段，真正將后續工作變為前置條件，為項目檔案質量的有效管控爭取了主動權和法律保障，強化了檔案工作的責任追溯力度。

（三）多措并舉，規范引領，培訓滲透深

1.對標示范樣板化

某軌道交通集團有限公司檔案部門定期組織各參建單位到項目文件收集齊全、編制規范、具有示范作用的樣板化標段進行實地參觀，觀摩學習關鍵工序和質檢等重要文件材料的收集、編制和整理，通過相同建設階段或需求相近的同類項目文件的歸檔范圍、組卷方法、整理質量的標準示范以及直觀的現場集中“帶卷指導”，為參建單位制定詳細的檔案管理提升方案，消除整理編目環節的質量通病，保證各類項目文件的整理編目標準、統一、規范引路領航。同時，每季度對各標段的內業資料收集、整理編制質量進行排名，綜合考核各參建單位的檔案工作水平，便于在后續過程管控中有針對性地督導、檢查。通過施工現場學習、檔案庫房觀摩、樣板工程引路等“全程對標、樣板引路”的管理思路，加深了各參建單位檔案工作人員對集團公司檔案工作標準規范的認識和理解。

2業務培訓精準化

按線路、分階段、分專業定期采用大型集中培訓會和檔案業務細節的交底培訓會相結合的方式，對總包單位及五方責任主體（建設、勘察、設計、施工、監理）相關人員進行檔案業務培訓，增強了檔案培訓的滲透力和影響力。通過統一項目文件材料的實務操作標準、質量檢查要點、表式規格模板，加上授課講解、現場答疑、考試測評等各種形式，落實國家檔案新標準《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規范》（DA/T66-2017）的內容精髓，提高培訓的“含金量”。

3.特色培訓需求化

與城建檔案館強強合作，舉辦具有時效性特色的聲像檔案培訓。重點講解聲像檔案的歸檔內容、拍攝數量，照片著錄的標準、標識方式等內容，便于施工和監理單位貼近軌道交通建設節點，滿足提高工作效率的需求，認真做好收集的前端工作，準確及時地對反映建設原址舊貌、開竣工儀式、施工中各隱蔽工程的隱蔽過程等主要階段、竣工后工程多個關鍵節點進行拍攝和采集，形成項目檔案，完成移交工作。

（四）科學統籌，主動融入，過程管控細

過程管控是監控文件材料形成質量和確保項目檔案完整性、準確性、系統性的關鍵，檔案團隊堅持重心下沉，將過程監控和定期檢查與重點檢查相結合，及時跟進做好動態過程跟蹤和同步指導工作。根據各標段開工進度的不同，把握文件形成特點和規律，掌控關鍵環節，及時抽查施工記錄編制、收集、整理工作。同步將各線路、各標段檢查發現的各類問題統一建立檔案問題庫，根據按時間、定措施、定責任人的原則，加強督促整改和復查閉環管理。

（五）雙管齊下，高效推進，歸檔把關嚴

著力強化監理單位在項目檔案質量方面的監管責任，嚴格要求監理在位、在職、在責，落實全過程監督職責和各工序、各環節形成文件的自查初檢及檔案質量控制管理，真正發揮好業主管理一線“眼睛”和“耳朵”的作用。某軌道交通集團通過組織召開檔案驗收部署會和歸檔專題推進會、參加集團公司綜合聯調聯席會等手段，持續用力推進、重點督辦項目檔案歸檔工作，同時采用各有側重的多環節流程化審查和分階段“驗前檢查”“實體驗收”和“竣工驗收”，層層把關，督促參建單位認真兌現歸檔承諾。

四、實施成效

通過近幾年的持續追蹤研究發現，建設項目檔案質量控制已初見成效：從管控模式上實現了創新，從管理理念上實現了超越，從管理體系上實現了統一，使管理程序更加嚴謹，項目文件更加規范。

（一）有效提升了城市軌道交通建設項目檔案的管控效能

檔案團隊盡力、總包單位給力、施工單位發力、監理單位全力，克服了項目檔案管理過程中的諸多困難，重視全程管理，著力全程優化，強化全程控制，建立起高效的軌道交通項目檔案質量管理對策，有效提升了項目檔案精細化和規范化管理水平。

（二）高效發揮了城市軌道建設項目檔案信息的支撐和憑證作用

伴隨城市軌道交通建設而產生的工程項目檔案不僅承載了項目建設的歷史，更是建設、運營和維護的重要依據，具有不可替代的憑證價值。

案例一：某軌道交通集團1號線一期工程決算審計是一項關鍵性環節工作，檔案團隊在歷時15個月的工程竣工結（決）算審計協助工作中，提供的《奮進的足跡》系列檔案匯編和4126卷項目檔案，形成了有力的技術支撐，發揮了重要的憑證作用和參考價值。審減結算費用合計資金800余萬元，取得了較大的經濟和社會效益。

案例二：某軌道交通集團在2號線一期工程車輛及機電設備國產化評審、進口設備獲準免稅的工作中，國產化相關文件、設備合同及招投標文件和竣工檔案凸顯了不可低估的佐證支撐作用，最終獲準免除進口關稅及增值稅約3920萬元人民幣。

圍繞項目檔案管理創新精準發力，檔案團隊攻克了管理、對外協調以及檔案質量技術控制上的一系列難關，改變固有的點面思維模式，著眼創新思維方式和軌道建設項目群檔案管理體系建設，用更加寬廣的視野審視軌道交通檔案工作，用更加先進的理念謀劃檔案管理創新，是技術攻堅的洗禮，是管理模式的探索，更是啃下“硬骨頭”的堅守。

作者單位：成都軌道交通集團有限公司