檔案信息化的管理體會

王開磊

摘 要：隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理領域。因此，新形勢下檔案信息化建設成為歷史發展的必然趨勢。檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。筆者根據多年的工作經驗，主要針對檔案信息化的管理進行分析和討論。

關鍵詞：檔案信息化；管理體會

1 檔案信息化管理的重要性

改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種困境，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速綜合分析能力保證。對此，檔案信息有其獨特優勢，可以發揮重要作用，檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大效益。提高檔案管理信息化水平，是實現檔案管理工作各個環節現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案管理自動信息化系統是一項運用多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，研究探討如何提高檔案管理自動信息化水平，加強對系統的協調組織、管理變得尤為重要。

2 信息化檔案管理的特點

2.1 管理一體化

傳統的檔案管理都是相應部門對檔案資料進行整理，分類，歸檔，其他的部門也要對日常工作中產生的專業性的檔案資料進行整理歸納；而信息化的檔案管理是一個自動化的系統，可以將單位的各個部門的基本文檔等有機的結合在一起，做到歸檔和管理同步進行，將各個部門形成的不同形式，不同內容的文件分門別類的歸入檔案數據庫中，實現文件，檔案管理的一體化。

應用檔案管理自動化系統，不僅避免了大量重復勞動，而且大大的提高了工作效率。檔案管理人員再也不必進行復雜的歸檔文件目錄輸入以及電子文件掛接，圖像掃描等工作，大大節省了人力和時間，讓檔案管理人員從冗余的工作中抽出身來，有更多的時間和精力進行檔案管理信息資源的開發。另外，檔案管理部門也可以通過自動化系統隨時掌握管理動態，及時的進行必要的指導，實現檔案的預見性管理。

2.2 全文存貯與檢索

應用檔案管理自動化系統，單位的各個部門隨時可以將形成的有查考利用價值的文件存儲到服務器上，檔案管理部門也可以將原有的檔案原件掃描后儲存到服務器上。當用戶通過身份確定，就可以在單位的局域網上檢索瀏覽所需要的檔案信息，真正的讓信息化的檔案管理為工作和生活提供優質服務。

2.3 檔案業務管理自動化

檔案業務工作包括檔案的統計，鑒定，銷毀，借閱，催還及參考資料編研等工作，這都需要檔案人員定期或者不定期的進行檔案基本情況的統計，同時還要對歸檔的技術文件進行分析，為領導決策提供參考依據。

應用信息化的檔案管理，可以隨時隨地的進行各種數據的統計，打印各種報表，進行借閱登記，催還提醒，檢索技術分析所需要的相關資料等等，通過管理員的授權，從而使每個人都可以通過電腦在辦公室獲得屬于自己權限范圍內所需要的資料和數據，讓檔案管理人員從繁雜的日常事務中解脫出來。

3 檔案信息化的建設

3.1 建立檔案網絡系統

檔案網站是檔案機構在互聯網上建立的站點，是發布各類檔案信息并提供檔案利用服務，構成信息網絡的一個節點，在檔案系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、探討檔案業務交流、開展檔案信息服務的窗口，這項工作，極大地促進了檔案信息化的建設。在此基礎上，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

3.2 加強電子文件的管理

一是隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，又按照信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，也可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性。檔案部門接收的電子文件一律存入光盤，最好不用磁盤存貯。

3.3 強化檔案隊伍建設，提高業務素質

檔案人員必須從雜業型轉向專業型。保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展，人的因素是主要的。檔案管理領域缺乏懂軟件開發又精通檔案專業知識的復合型人才；提高整個檔案隊伍素質，創造條件有針對性適合不同的工作崗位。進行知識更新，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發揮人的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；建立激勵機制，合理設置崗位。工作科學量化，體現一個單位內工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創造性充分發揮。

3.4 加強安全防范，采用先進的信息安全技術

實踐證明，無論是信息系統的安全還是信息資源的安全，技術手段都是最基本、最有效的防護手段。包括操作系統和應用系統的安全技術、網絡安全技術、加密與身份認證技術等。要建立完善的安全管理管理制度，電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性。這種更改、丟失并不像紙制檔案那么容易發現。因此，電子檔案的管理需要建立一整套嚴整的安全措施，從每一個環節解決信息失真的隱患。

結束語

檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務能力的不可缺少的手段。但是檔案信息化是一個艱苦的、長期的過程，對檔案信息化建設應有理性的思考。檔案部門應以檔案信息化為契機，進一步加強基礎工作，改革檔案工作管理體制與運行機制，切實把檔案信息化建設落在實處。

參考文獻

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