論檔案信息化管理中紙質檔案的重要性

李明洋

摘 要：紙質檔案是一種傳統的檔案載體，這種檔案載體主要是通過紙和筆的形式展現的，主要的目的就是對人類的活動進行相應的記錄，在一般的情況下，是通過文字的形式所存在的，還有些檔案內容是通過圖表的形式展現的。在信息化發展的過程中，電子檔案越來越普遍，但是紙質檔案在檔案管理的過程中依然有著重要的作用。本文就是對檔案信息化管理中紙質檔案的重要性進行分析，為相關的研究提供借鑒。

關鍵詞：檔案信息化管理；紙質檔案；重要性

我國的信息化水平在不斷的提高，在信息化水平不斷提高的今天，檔案信息化管理已經成為了檔案管理的重點，但是在檔案信息化管理的過程中，不能夠忽視紙質檔案的重要性，紙質檔案也是檔案管理中十分重要的內容。在檔案管理的過程中，必須要明確檔案信息化管理是不能夠完全的取代紙質檔案的，只有將紙質檔案與電子檔案進行有機的結合，才能夠保證檔案的管理水平。

1 紙質檔案

1.1 紙質檔案的含義

紙質檔案主要就是利用紙和筆來對相關的事件進行記錄的一種方式，這種方式主要是通過圖標或者是文字來進行表達的，在此基礎上所形成的紙張內容就能夠被記錄成為檔案，檔案資料必須要進行保存。紙質檔案有著悠久的歷史，不同的階段，紙質檔案有著不同的作用，在紙質檔案發展的過程當中，對我國經濟社會有著重要的影響，是十分重要的文化載體，進一步的促進了檔案文化的發展。

1.2 紙質檔案的優點

1.2.1 載體和信息有著較強的依附性

紙質檔案進行保存的過程當中，檔案的載體和信息是統一的，這樣就能夠充分的保證整個紙質檔案信息的原始性，而且紙質檔案信息在利用的過程當中并不會被輕易地篡改，在一定程度上滿足真實性的要求。而且檔案信息在儲存的過程當中，還有著一定的可靠性特征，是一種紙質存儲介質，這種紙質存儲介質有著較好的依附性。除此之外，紙質檔案信息和載體是緊密聯系的，在修改的過程當中是極為困難的，這樣就保證了紙質檔案內容有著一定的穩定性，使得載體和信息都能夠被充分的利用，而且在應用的過程當中，僅僅對圖表和文字進行獲取就能夠應用相關的信息，不需要經過比較復雜的步驟。

1.2.2 介質的耐久性較強

紙質檔案自身耐久性的特征，正是由于這一特征，紙質檔案在使用的過程當中，能夠有著較長的存儲時間，而且在存儲的過程當中也不會受到損傷，儲存的時間比較長。紙質檔案在存儲的過程當中，如果存儲不當，也會出現氧化或者是水解的現象，但是對于這一現象可以進行人為的控制，只要減少可能會發生化學反應的條件，這樣就能夠延長紙質檔案的使用壽命，最大限度地發揮紙質檔案的價值。

2 紙質檔案在檔案信息化管理中的重要性

2.1 紙質檔案原始憑證能夠保證檔案的真實性

紙質檔案原始憑證是檔案生命力的基本表現之一，在檔案信息化的過程當中，通過網絡化和數字化，無法充分的滿足電子檔案的法律效力和真實性的要求，而紙質檔案在管理的過程當中，能夠充分的保證及紙質檔案內容的真實性。相對于電子檔案來說，紙質檔案自身的法律效力和真實性較高，在這樣的情況下，紙質檔案在應用的過程中就有著更大的價值，對于相關的研究來說，也有著重要的影響。在檔案信息化管理的過程當中，有些電子檔案無法確定其真實性，在這樣的情況下，紙質檔案就變得更加的重要，對于一些十分重要的文件檔案，如果利用電子文檔的形式進行保存，在這一過程當中，還必須保留有原始的紙質檔案，這樣才能夠充分的保證檔案內容的真實性，提高其法律效力。尤其是在計算機技術和網絡技術不斷發展的今天，檔案的空間范圍也在不斷的進行擴大，因此必須要重視紙質檔案管理中的真實性，在此基礎上，對紙質檔案進行保存。

2.2 紙質檔案的穩定性能夠滿足檔案信息安全性的要求

檔案信息化管理的過程當中，需要使用計算機軟件系統和硬件系統，在檔案信息存儲的過程當中，也需要使用計算機，能夠提高管理的效率。相對于傳統的紙質檔案來說，電子檔案在利用存儲和傳輸的過程當中安全性較低，尤其是保密性文件極容易被泄露，這是因為網絡自身有著一定的風險，可能會導致這些信息被盜取，這樣就導致了電子檔案的安全防護工作存在著極大的難題。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現在傳統的紙質檔案中，且紙質檔案安全管理的模式和經驗都已經非常成熟。要確保信息環境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發和應用諸多類型的信息安全與技術手段，紙質檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強檔案信息保存與利用價值的永久性

因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術條件和外部環境等因素影響，與紙質實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質檔案安全保存產生威脅的環境，對電子檔案存儲載體和使用設施保管的要求更為苛刻。對紙質檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠離自然災害和人為盜取破壞等因素的環境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。

3 發揮紙質檔案在檔案信息化管理中優勢的方法

3.1 促進檔案管理人員觀念的更新

長期以來，紙質檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習慣于傳統紙質檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發展趨勢，這就要求檔案管理人員面對現代檔案管理信息化大趨勢盡快使自己的思想觀念實現從傳統到現代的轉變，以全面型檔案管理人才的標準要求自己，與時代的要求合拍，科學管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質的基礎上，進一步強化自我創新能力，才能樹立起現代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標準與制度

檔案信息化管理離不開與計算機技術的結合。數據的質量決定著檔案信息的質量，合格的數據格式必須將相關的標準建立和完善。同時，還要推進新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、多媒體設備標準等項目。因此，必須將完善的檔案管理標準與制度建立起來，進一步規范電子檔案和紙質檔案工作。

4 結論

在檔案信息化管理的過程中，檔案管理人員要認識到檔案管理的重要性，重視紙質檔案的存在，充分了解紙質檔案對于檔案管理的意義，明白其真實可靠性以及穩定性是電子檔案所不能替代的。因此，在信息化轉變的過程中，檔案管理人員要充分發揮電子檔案以及紙質檔案的優勢，將二者互補，只有共同發展，才能確保檔案利用得到最佳效果。

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