科技檔案管理的價值與質(zhì)量提升策略

張冬梅

摘 要：科技是我國經(jīng)濟發(fā)展的首要前提，只有科技的富強才能夠促進我國社會整體生活與建設(shè)的發(fā)展，并鞏固我國在國際中的地位。故而相對于科技檔案的管理問題便非常值得考究，畢竟科技檔案是記載研究過程的重要憑據(jù)，只有滿足全方位與安全保存的措施，才能夠提升我國日后發(fā)展的工作效率同時，提供相關(guān)數(shù)據(jù)資料以避免科學(xué)意外的發(fā)生。本文將基于現(xiàn)如今科學(xué)檔案管理的機制進行探討，對如何提高檔案管理的價值與質(zhì)量提出有效的策略。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理；質(zhì)量提升；策略

現(xiàn)有科學(xué)檔案的保存形式停留在圖表、文字和影視音頻材料的階段，在研究過程中交由專業(yè)的檔案管理部門進行管理，并以數(shù)據(jù)的保存為日后研究工作提供相關(guān)的證據(jù)。所以如何保證檔案完整性與價值的發(fā)揮，是考驗檔案管理人員專業(yè)管理知識的首要條件，同樣根據(jù)管理體系提升科學(xué)化的管理知識也不能忽視，這樣才能夠提升科技檔案的采取效果和利用率。

1 科技檔案的特點

科技檔案與傳統(tǒng)認(rèn)知的普通檔案不同，其根本是決定我國未來行業(yè)和科技發(fā)展的首要前提，所以相較于傳統(tǒng)的檔案管理更加注重完整性和安全性，并相較于儲存方面有了較大的差異。首先，科學(xué)檔案的管理人員具備專業(yè)性，針對安全管理和數(shù)據(jù)保存有著特殊體系進行約束，以確保科學(xué)資料的完善同時，為將來新型科學(xué)的發(fā)展提供強有力的證據(jù)和依據(jù)。其次，科技檔案的相關(guān)領(lǐng)域具備依靠性，針對某一課題或是地域的檔案分析勢必會組成獨立小組進行延伸，從而影響著后續(xù)共組的進行，所以便要求科學(xué)檔案的完整性絕對不能出現(xiàn)漏洞，否則在將來科學(xué)研究中勢必重蹈覆轍，甚至被漏洞誤導(dǎo)出現(xiàn)切身的安全隱患。最后，科技檔案所涉及的分類較多，促使檔案的分類整理上相較于傳統(tǒng)檔案更加困難，甚至有些數(shù)據(jù)的差異性還要進行更加合理分庫處理，伴隨著時代信息化與生產(chǎn)水平的提升還會有更多的科研成果填充進來，導(dǎo)致科學(xué)檔案的管理更需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捏w系要求，如此才能夠確保科學(xué)研究的順利進行，確保科學(xué)檔案真正能做到滿足效率和依據(jù)的利用性。

2 檔案管理人員需要的技術(shù)業(yè)務(wù)提升

由上文可見，我國科學(xué)檔案管理人員任務(wù)具備的重要性，也正因為如此，如何全面提高管理人員的業(yè)務(wù)水平確保科學(xué)檔案在滿足社會發(fā)展的前提同時更富有效率的服務(wù)于研究，是我們必須探討的問題。

2.1 提高檔案管理人員對于科學(xué)檔案保存的認(rèn)識

合理的存儲方便科學(xué)檔案在未來研究中的應(yīng)用，同時合理的歸檔跟更能夠方便科研人員的資料調(diào)查，所以如何確保科學(xué)檔案在合理收集的同時，保證科學(xué)檔案的內(nèi)容不會受到損壞才是檔案管理人員真正職責(zé)所在。據(jù)此將科學(xué)檔案管理的技術(shù)和管理意識提升是最直接的手段，其中針對與管理流程需要多方面監(jiān)督和協(xié)調(diào)才能夠做最終歸檔，同樣也需要多方面部門的相互協(xié)調(diào)與檔案管理的參與才能夠避免歸檔過程中出現(xiàn)誤差。

2.2 提高檔案管理人員的專業(yè)技能

成熟的檔案管理工作需要專業(yè)的技能才能夠?qū)崿F(xiàn)，依據(jù)針對科學(xué)檔案的專業(yè)認(rèn)識和完善的管理手段為科學(xué)研究提供保障才是檔案管理的主要目的。所以定期培訓(xùn)便成了提升技能的主要途徑，并以此針對不同領(lǐng)域的科學(xué)檔案進行更加細(xì)化的分析、收集、整合與歸檔教育，這樣才能夠從基礎(chǔ)上改變管理檔案上專業(yè)性的不足，從而將工作和培訓(xùn)的效果實質(zhì)發(fā)揮，提升科技檔案管理體系的整體質(zhì)量。

3 檔案管理人員需要與科研工作相結(jié)合

要提高科研檔案管理工作的整體質(zhì)量，發(fā)揮出科研檔案的科研效果，就需要檔案管理人員參與到科研人員的工作當(dāng)中。檔案管理人員面對科研領(lǐng)域中的專業(yè)知識把握不全面，會導(dǎo)致在后期的保管歸檔措施上出現(xiàn)嚴(yán)重的失誤現(xiàn)象，造成科技檔案的利用率低下，由此也就形成了對于科研工作的具體流程也不能具體把握。所以說，檔案管理人員需要結(jié)合科研的實際情況，在其中各個環(huán)節(jié)中對資料進行收集，提高對科研工作的認(rèn)識，并且根據(jù)科研成果和相關(guān)檔案的特點，對其進行整理和保管；另外，檔案管理人員參與到科研工作當(dāng)中，也能夠通過對科研任務(wù)的了解，來對業(yè)務(wù)人員進行相關(guān)的指導(dǎo)，指導(dǎo)的主要內(nèi)容包括歸檔的規(guī)則、具體的組卷和排序裝訂問題，這樣不僅能夠增強業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員的配合，同時經(jīng)過相應(yīng)的溝通和交流，有助于提升檔案人員的整體素質(zhì)，保證科技檔案歸檔工作的正常開展。

4 完善檔案系統(tǒng)的標(biāo)注化

要保證科技檔案的整體管理質(zhì)量和利用效果，首先需要國家根據(jù)目前的科技檔案管理現(xiàn)狀，來對相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進行完善和更新，對于不同行業(yè)的最新標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要及時關(guān)注，并在這方面的檔案歸檔和保存上有相應(yīng)的制度調(diào)整和優(yōu)化，以確保和制度的相適應(yīng)，減少標(biāo)準(zhǔn)和管理政策的不一致，避免檔案的利用率下降。另外，相關(guān)科研企業(yè)需要根據(jù)自身科研活動的實際情況，有針對性地制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對于科技檔案來說，具有專業(yè)性和種類多樣性等特點，不同類型的科技檔案具有不同的管理方式和流程，相關(guān)檔案管理部門就需要根據(jù)檔案種類的不同，結(jié)合實際情況，制定符合此項科研活動實際情況的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對其中的管理內(nèi)容和管理程序進行統(tǒng)一，同時，在對行業(yè)制度進行相關(guān)的規(guī)定之后，也需要加強執(zhí)行力度，確保檔案管理人員都能夠按照所制定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，來開展科研檔案歸檔工作，使整個企業(yè)或者單位的科技檔案格式統(tǒng)一有序，便于之后的檔案利用。

5 依據(jù)科學(xué)檔案的系統(tǒng)管理工作

科技檔案的系統(tǒng)管理，主要是對科技檔案中各個環(huán)節(jié)進行管理，尤其是在對科技檔案進行分類后，需要建立相應(yīng)的目錄尋找平臺，保證能夠通過科技檔案的關(guān)鍵詞，來找到所需的檔案資料，這也是提高科技檔案利用效果的關(guān)鍵之一。科技檔案的利用，主要指的是利用相應(yīng)的工作系統(tǒng)和工作平臺，利用檔案分類的實際信息情況，來對檔案進行尋找，在確定了科技檔案的基本屬性和類型后，可以對其保存和保管形成一個大致的構(gòu)架方案，之后在此基礎(chǔ)上來對后續(xù)科技工作的開展提供指導(dǎo)作用，以此來發(fā)揮檔案潛在的利用價值。科技檔案是對以往科研成果的總結(jié)和記錄，對于的保存和利用價值主要是以其利用方面為主的，通過科技檔案的整理和利用，可以促使后期科研工作更有計劃的開展，減少了研究中的不利現(xiàn)象發(fā)生，這也是科技檔案歸檔和保存的本質(zhì)所在。

6 結(jié)束語

我國社會發(fā)展的本質(zhì)是科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，利用科學(xué)檔案中的信息作為基礎(chǔ)是我國科研提高效率的最直接手段，所以優(yōu)化科技檔案的保存體系在當(dāng)前發(fā)展形勢下愈發(fā)重要，提高檔案管理人員的認(rèn)知和業(yè)務(wù)水平更是效率提升的最直接標(biāo)準(zhǔn)，如何發(fā)揮其工作管理的優(yōu)勢還需要加大執(zhí)行力度，這樣才能夠作為基礎(chǔ)令科學(xué)檔案的價值得以體現(xiàn)。

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