工程項目檔案管理工作分析

摘 要：工程項目檔案記錄了整個項目從始到止的全過程，是最原始準確的記錄，是反映該工程項目整體質量的重要憑證，也為以后工程項目改建、管理提供重要依據。但是目前很多公司對工程項目的檔案管理工作還存在一些問題。

關鍵詞：工程項目；檔案管理；制度優化

一、當前工程檔案管理工作的現狀

（一）工程檔案歸檔困難，不符合科學成套要求

工程檔案的內容涉及的部門、人員眾多，并且時間跨度較長，文件、圖紙、音像資料等歸檔材料收集難度較大。工程建設項目從前期的可行性研究報告到竣工驗收結項報告，中間要經歷項目審批、工程招投標、建造施工、質檢驗收等環節，一般要經歷一兩年甚至更長的時間。工程檔案的記錄人員涉及建設單位、設計施工監理企業、政府等相關部門，這些人員的業務素質參差不齊，檔案記錄內容或簡或繁，記錄要求也并非能夠完全達到規范標準。有些環節的人員變動頻繁，如施工建造階段，而工作交接過程中極易發生檔案丟失、內容殘缺等現象。這些就會造成工程檔案的歸檔困難，內容不成體系，成套性差的現狀。

（二）工程檔案部分內容流于形式，不符合客觀準確的要求

施工建造階段的建筑材料強度的測定、施工工藝方法與步驟、施工圖紙變更、施工進度調整等諸多涉及工程質量控制的關鍵環節會產生許多歸檔之用的文檔、圖紙等，收集整理歸檔的任務相當繁重。而許多檔案管理人員對工作疲于應付，檔案內容記錄過于簡單，關鍵問題交代不清楚。比如混凝土強度測定時，實驗條件及方法只簡單的表述為“符合規范要求”，但《規范》中對實驗方法要求的規定較寬泛，具體的操作將對實驗結果產生較大影響。因此，應當在檔案中詳細描述實驗的溫度、濕度、加荷速度等細節，從而最大限度地保證工程檔案的準確性。走訪發現，還有少部分施工企業由于管理混亂，導致工程檔案內容缺失，為了竣工驗收和交付使用，竟在工程末期突擊整理檔案，檔案的記錄內容與實際情況有較大出入。

二、如何做好工程項目檔案管理

（一）因地制宜的制定檔案管理制度

工程項目檔案的是種類繁多的資料，因為在其形成過程中，由于工程項目是個系統工程，各種子系統整合起來，才構成整個的工程項目工程，其檔案形成同樣如此，也是由各個子系統的檔案所構成的。因此，首要加強對檔案工作的組織領導工作，根據項目的實際情況配備檔案管理人員并建立科學、健全的項目檔案管理制度，來明確崗位責任、績效考核、獎罰制度，只有科學、健全的項目管理制度才能完善工程項目檔案的管理，通過各個部門的協調組織，監督使檔案工作實現制度化、科學化、法制化，讓整個工程項目建設的管理做到有章可循，有法可依。

（二）工程項目施工前檔案準備工作

作為檔案人，應該事先介入、控制為主，施工前，建設單位首先在施工合同中明確相關單位的檔案收集方面的要求及違約責任及把檔案的重要性向各個部門宣傳，做到預防為主。由于一個工程項目所涉及到建設、監理、設計等不同的公司或部門，它們在工程項目各個階段收集著不同的資料，因此，檔案管理人必須要落實好各個單位、部門的檔案職責。要保證工程項目檔案能夠及時的、按質按量完成收集工作，例如審批文件、預算文件、監理規劃、相關的圖紙、驗收記錄等。只要我們抓住主要環節，把握重點，才能把檔案管理工作做好。

（三）注重企業檔案現代化建設

隨著時代不斷進步，在信息時代的今天，大量工作將有計算機軟件、系統來完成，它能快捷、安全的對這些工作管理和分析，檔案工作也是如此。因此注重企業檔案現代化建設，使得工程項目的檔案生成大量的文件，得到更完善的管理，檔案利用起來更快捷。

三、工程項目檔案管理遵循原則

工程項目檔案管理之所以存在，主要是為了保證檔案的完整性、準確性、系統性以及安全保管的作用。待到工程完工后投入生產運行，再為其提供服務。并且可以等到未來類似工程開展的時候為其提供寶貴的數據參考。所以，工程項目檔案管理工作需要認真進行，并且要嚴格保證檔案的完整、準確、系統和安全。

（一）系統收集各種材料。對各個部門和人員在工作的過程中所形成的各種檔案進行合理的歸檔，并且要對這些材料進行認真地檢查和審核，確保材料是原始材料、完整和準確。

（二）對于收集到的各種材料，根據其性質、用途等特征進行科學分卷建檔。

（三）對卷內文件進行認真細致的整理，這是工程項目檔案管理工作的重要環節。檔案整理八步：第一，依照建設項目檔案的歸檔范圍對收集到的材料進行鑒定和分類，除去那些重復文件和不屬于該范圍的文件。第二，按照材料的屬于、文字、圖表、圖紙等進行分類，然后再按照立項、設計、施工和竣工四個階段進行細分。確保文件按照階段、項目等進行細致的區分。第三，在同個項目中，要依照專業的不同進行區分。對于以單體工程進行的項目，需要先將文件材料依照單體工程標準進行細分，然后再按照專業進行分類。第四，分類組卷。依照問題類別對管理型文件進行分類，按照專業類別對圖紙進行分類，按照規律對于施工文件進行分類。第五，以文件、材料、圖表和圖紙的數量根據實際進行分類組卷。第六，卷內文件材料排列。如果單個項目中相關文件材料數量很少，則可以直接將所有文件歸為一個組卷，但是需要按照先后順序對組卷中的文件進行排列。也可以按照所反映的問題對文字材料和圖紙圖表進行分類，或者以時間和重要程度作為標準對檔案進行排列。而圖紙的排序則按照目錄進行。同個檔案中，文字材料需要排列在圖片材料的前面。第七，編目。第八，案卷裝訂。

（四）諸如案首處理和目錄填寫等其他工作。在進行檔案分類的過程中，要認真處理卷內目錄的填寫，以保證更快的進行檔案的檢索。在進行卷內目錄填寫的過程中，一是要項目完整性應該得到保障，要確保序號、文件編號、責任者以及材料提名和頁碼、形成時間及相關說明都進行詳細和完整的記錄；二是要確保目錄填寫的規范和完整，時間格式、字體大小都有統一標準。還應當認真處理案首工作，因為案卷封面內容中具有案卷形成單位的標注、卷內文件的起始時間、文檔的保管期限限制以及文件保密級別的限定，所以要注意對立卷單位、時間、保管期限和保密級別的認真填寫。

四、總結

作為工程項目中非常重要的一個步驟，工程項目檔案管理不僅是竣工驗收的一部分，同時也是確定竣工驗收的一個非常重要的依據。工程檔案資料是否符合驗收標準，依賴于檔案管理部門的認真工作。從事工程項目檔案管理的工作人員，必須從思想上高度重視這項工作，認真細致對待這項工作的各個環節，充分利用計算機等各種現代化的設備，提高檔案管理的效率性，使檔案管理工作更好的服務于工程項目這個大局，為經濟建設提供優質服務。

參考文獻：

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[4]加強協調溝通 強化監督指導——做好重點建設項目檔案管理工作的若干思考[J]. 李懌遠.浙江檔案. 2006（05）

作者簡介：

任雅賢（1967.11），女，漢族，籍貫：廣東臺山人，工作單位：珠海港控股集團有限公司，學歷：大專，專業：行政管理，研究方向：檔案管理。