淺談電子政務系統中的檔案管理：安全保障

杜玉杰

摘 要： 電子檔案管理系統在電子政務系統中發揮著起承轉合的重要作用。基于此，本文先是闡述了電子政務系統保管階段中建立檔案的平整真實可靠性以及完善檔案長期可讀這兩種安全保障策略，然后分析了電子政務系統利用階段充分利用檔案副本、三權分立保障安全以及全程記錄維護數據這三種安全保障策略。目的是為了增強電子政務系統中檔案管理的安全性。

關鍵詞： 電子政務；檔案管理；安全保障

前言：電子政務系統中的電子檔案管理系統具有雙重定位，它不僅要維護好歸檔文件的初始性，還要保證所移交電子檔案的可讀性，這兩種定位說明了電子檔案管理系統具有更高的安全需求。因此，對于電子政務系統中電子檔案管理系統安全保障的研究是很有必要的。

一、電子政務系統保管階段的安全保障

（一）建立檔案的平整真實可靠性

目前我國電子檔案管理系統中檔案真實可靠性的保障策略主要有以下三種：

第一，數字簽名及時間戳技術，該技術在信息安全保障過程中有很廣泛的應用，主要是為電子檔案的內容及來源提供真實性的保障措施，以此來保證電子檔案內容的完好無損，確保電子檔案沒有經過篡改和偽造。數字簽名及時間戳技術主要用于認定電子檔案的真實性，不能防護電子檔案的受損或失真。

第二，構建完善的電子檔案元數據管理制度，通常來說，元數據的完善記錄可以規范檔案管理的過程。電子檔案元數據的管理制度主要有以下兩個方面的內容：首先是分類管理，要按照電子檔案元數據的采集過程和元數據是否可變進行分類，將元數據分為靜態元數據或者動態元數據；然后是元數據的封裝，電子檔案元數據可以根據電子檔案的生命周期來進行多次封裝，也可以選擇只封裝和電子檔案真實性相關的元數據。

第三，建立復合型的電子檔案身份標識，該策略的基本原理是引用特定的語義算法，選擇幾個電子檔案有效元數據集中的元數據進行相關的計算，然后生成一定的電子檔案憑證性編碼，最后和相應的有效元數據集、數字簽名以及來源單位一起組成電子檔案憑證，以此來驗證電子檔案的身份。

（二）完善檔案長期可讀

目前我國電子檔案管理系統中完善檔案長期可讀的保障策略主要有以下兩種：首先是格式管理，格式管理是一種電子檔案實體數據的基礎性保障對策，通過標準化和可持續地管理電子檔案，可以有效避免電子檔案因為保管環境的變化而出現受損現象，以至于電子檔案無法讀取和理解；然后是數字遷移，數字遷移主要是指在一定的情況下，電子檔案從一種軟硬件環境轉移到另一種軟硬件環境中的過程。封裝包的數字遷移可以保證電子檔案更加穩定地面對長期保存中的環境變化。經過大量的研究表明，數字遷移是我國目前保護電子檔案長期可讀的最優方法。

二、電子政務系統利用階段的安全保障

（一）充分利用檔案副本

對于檔案管理而言，如果使用紙質管理方式需要確立相對完整的檔案副本，存在較大的難度，因此需要建立一個與檔案室規模相當的庫房，但需要大量的時間、精力完成建設、復制，并且要投入大量的資金。使用電子政務系統以后，很容易便可建立一套完整的電子檔案副本，減少人力、物力、財力的支出時，并且提高檔案管理的安全性。

建立電子檔案副本時，主要有兩種方式：（1）在保存檔案時，系統自動采集檔案信息，形成電子檔案信息。使用這樣的方式可以在系統中建立相對獨立的數據庫，當檔案移交給管理部門以后，其副本依然保存在系統中，能夠滿足日常查詢的需求。（2）查詢檔案人員在發出請求時，系統以此為依據生成檔案副本，但查詢人員訪問結束以后，副本會被系統自動清除，大大節省系統的存儲空間。

（二）三權分立保障安全

依據電子政務檔案安全管理人員的實際職能，需要劃分相關人員的職能：

（1）系統管理員：主要設置用戶進入的權限，根據檔案管理單位的實際情況，設定訪問人員的權限，不同的用戶使用不同的賬號。

（2）安全管理員：授權訪問人員的操作，并對訪問數據進行備份。

（3）安全審計員：一方面，審計、跟蹤系統管理員、安全管理員的操作，保障二者的行為符合相關規定；另一方面，識別活動的信息，并對其進行儲存，若發現非法入侵者，便不會授權訪問活動。

（三）全程記錄維護數據

一方面，生成電子檔案副本時，需要保存檔案主體、副本的重點信息，主要包括責任人、復制日期、拷貝關系等；另一方面，在利用、管理副本的過程中，要將管理過程、數據等結合在一起，共享電子政務檔案的系統。換言之，管理部門需要結合檔案副本，積累各部門的管理信息，并進行妥善保管。另外，電子檔案副本的元數據需要與管理日志相同，并且同樣進行妥善保管。在移交檔案時，需要將日志元數據、電子檔案進行關聯裝包，為檔案館提供準確的參考依據。

結語：綜上所述，通過電子政務開展檔案管理工作，能夠有效的提高管理的安全性，但需要相關部門采取恰當的措施。以此為基礎，管理人員可以在檔案的保管階段、利用階段實施具體的管理措施，能夠有效的驗證訪問人員的身份，提高檔案管理的安全性，同時還能夠降低檔案管理的成本。所以，可以將電子政務管理方式應用在檔案管理中。

參考文獻

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