高校人事檔案信息化建設(shè)探析

劉冬梅

（湖南工業(yè)大學(xué) 檔案館，湖南 株洲 410008）

高校人事檔案信息化建設(shè)探析

劉冬梅

（湖南工業(yè)大學(xué) 檔案館，湖南 株洲 410008）

教育強(qiáng)國戰(zhàn)略的實(shí)施，信息時(shí)代的要求，決定了高校人事檔案管理工作必須走信息化建設(shè)的道路。高校人事檔案管理工作應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，提高信息化建設(shè)的意識，積極培養(yǎng)復(fù)合型人才，努力推進(jìn)人事檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息發(fā)布、傳遞、加工、存儲和利用的一體化和檔案信息資源的共享、共用。

高校人事檔案；信息化建設(shè)；人事檔案數(shù)據(jù)庫；信息資源共享

高校人事檔案是高校教職員工工作、學(xué)習(xí)和生活情況的原始記載，真實(shí)客觀反映了思想面貌、工作業(yè)績、個(gè)人經(jīng)歷以及所受獎(jiǎng)懲等多方面的情況。[1]高校人事檔案作為高校衡 量員工教學(xué)科研水平、進(jìn)行職稱評定及干部選拔培養(yǎng)、考核任用的基本依據(jù)，為學(xué)校的發(fā)展提供了最基本的信息資源庫，作用不容忽視。

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，教育競爭成為國家競爭的核心內(nèi)容，我國政府適時(shí)提出了教育強(qiáng)國戰(zhàn)略方針，高校人事檔案管理中舊的模式和方法，已難以適應(yīng)新形勢下的高校人才管理的要求。以信息化建設(shè)為契機(jī)，創(chuàng)新管理模式，全面提升人事檔案的管理水平，更好地為學(xué)校發(fā)展和人事工作改革服務(wù)，顯得尤為迫切和必要。

一 高校人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

所謂檔案信息化，“就是在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)”[2]。具體來說，就是把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)；把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫；通過計(jì)算機(jī)的管理，對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析和加工。檔案信息化建設(shè)后，檔案利用就更為便利化、快捷化和效益化了。[3]但不可否認(rèn)的是，受發(fā)展水平和思想認(rèn)識的影響，高校人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀，與信息化建設(shè)的要求還有相當(dāng)?shù)木嚯x，這主要表現(xiàn)在如下方面：一是很多高校人事檔案缺乏一個(gè)系統(tǒng)、完整的業(yè)務(wù)指導(dǎo)規(guī)范體系，人事檔案內(nèi)容殘缺，管理多頭，沒有構(gòu)建一個(gè)協(xié)調(diào)一致的管理體制；二是部分高校人事檔案管理手段落后，效率不高。人事檔案管理系統(tǒng)還不規(guī)范，數(shù)據(jù)庫建設(shè)的任務(wù)還任重道遠(yuǎn)；三是高校人事檔案信息化建設(shè)要求的復(fù)合型人才還很奇缺，學(xué)歷普遍偏低，專業(yè)化知識的掌握還有待加強(qiáng)；四是檔案管理信息系統(tǒng)的內(nèi)容還有待健全，紙質(zhì)檔案簡單再現(xiàn)的狀況有待改善，所有這些，嚴(yán)重影響了檔案利用的查全率、查準(zhǔn)率。

上述情況存在，滿足不了人事檔案為高校發(fā)展服務(wù)的需要，不利于高校人事分配制度的改革，也嚴(yán)重制約著高校教師教學(xué)科研積極性的發(fā)揮。這勢必要求高校人事檔案管理的轉(zhuǎn)移工作重心，由過去的強(qiáng)調(diào)實(shí)體管理，轉(zhuǎn)移到實(shí)體管理與網(wǎng)絡(luò)信息化管理并重的軌道上來，惟其如此，才能更好地發(fā)揮人事檔案信息在高校改革和發(fā)展的功能和作用。

二 高校人事檔案信息化建設(shè)途徑

高校人事檔案管理工作要適應(yīng)高校改革和發(fā)展的要求，做到主動(dòng)、積極地服務(wù)于高校的發(fā)展戰(zhàn)略，就要大膽改革，銳意進(jìn)取，加快人事檔案的信息化建設(shè)的步伐。

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高人事檔案管理的信息化建設(shè)的意識

教育強(qiáng)國戰(zhàn)略的實(shí)施，對高校發(fā)展提出了越來越高的要求。人事檔案傳統(tǒng)的手工保管的管理模式，已經(jīng)難以滿足高校改革和發(fā)展的要求了。為此，就要從“重管理、輕利用”的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉式”管理為“開放式”管理。[4]要緊跟形勢發(fā)展的變化，積極采用現(xiàn)代化的手段開展檔案服務(wù)工作，全面掌握現(xiàn)代化設(shè)備的實(shí)踐技術(shù)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要從戰(zhàn)略的高度，來看待人事檔案的信息化建設(shè)，加大資金投入，為人事檔案信息化建設(shè)提供政策支持和資金保障。以此相應(yīng)，高校檔案管理人員要提高信息化建設(shè)的意識，積極、主動(dòng)地將人事檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化處理，并通過專用網(wǎng)絡(luò)來管理人事檔案信息，為學(xué)校的相關(guān)工作提供便捷、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

（二）推進(jìn)人事檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，奠定人事檔案的基礎(chǔ)性作用

高校不斷發(fā)展壯大的現(xiàn)實(shí)和人事變動(dòng)較大的特點(diǎn)，致使高校現(xiàn)存紙質(zhì)檔案的材料越來越多、占用空間越來越大，管理和使用起來極不方便。因此，要加快信息化建設(shè)，就要建立起較完備的人事檔案信息庫。只有這樣，才能保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠，奠定人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作。人事檔案記錄的原始性特性，能從根本上確保其憑證性作用。要保證人事檔案信息的真實(shí)可靠，就要把人事檔案的信息化建設(shè)作為核心問題。只有建立在扎實(shí)基礎(chǔ)工作之上的人事信息管理系統(tǒng)，才能為學(xué)校相關(guān)部門提供全面、真實(shí)的人員信息數(shù)據(jù)。[5]在高校事業(yè)飛速發(fā)展的形勢下，人事檔案管理人員務(wù)必須認(rèn)真細(xì)致地做好人事檔案的甄別、整合、歸類工作，力爭人事檔案與高校事業(yè)的同步發(fā)展。

（三）實(shí)現(xiàn)高校人事檔案的信息發(fā)布、傳遞、加工、存儲和利用的一體化

高校人事檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)面臨很多的內(nèi)外聯(lián)系和溝通。人事檔案本身屬性也決定了它具有時(shí)效性強(qiáng)、傳達(dá)范圍廣的特點(diǎn)。信息時(shí)代的來臨，人事檔案的電子化管理，又使得電子文件檔案的存量會(huì)越來越多、規(guī)模會(huì)越來越大。因此，只有依靠現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，實(shí)行人事檔案的信息化管理，才能改變?nèi)耸聶n案管理工作中的繁復(fù)、低度現(xiàn)象，做到一次錄入、多次使用、信息共享、保密安全。

（四）構(gòu)建快捷、方便的數(shù)字化信息平臺

在新形勢下，高校人事檔案管理部門要根據(jù)學(xué)校的工作需要，構(gòu)建快捷方便的人事檔案信息庫和管理系統(tǒng)，要積極開發(fā)利用人事檔案信息資源的儲存和調(diào)用功能，為各種不同的服務(wù)對象提供快捷高效的信息服務(wù)，擴(kuò)展人事檔案的服務(wù)范圍，逐步提高人事檔案的利用率。

要達(dá)到上述目標(biāo)，就要做好三個(gè)方面的工作。一是要建立全校教職工的人事信息資源庫，把他們教學(xué)科研、職務(wù)變動(dòng)、獎(jiǎng)懲考核、工作經(jīng)歷等相關(guān)信息，全面存入信息管理庫，做到隨用隨調(diào)，保證人事信息快捷高效的流轉(zhuǎn)和處理。二是學(xué)校各職能部門也要充分利用人事檔案數(shù)據(jù)庫的功能，來查詢獲取所屬部門人員的人事信息資料，實(shí)現(xiàn)人才資源的合理使用。三是學(xué)校人事管理部門也要充分利用人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，全面掌握學(xué)校發(fā)展所需的人員數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、教師隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、科研團(tuán)隊(duì)組成、人才培養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)人員分布等情況，綜合處理各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，提高工作效率。

（五）培養(yǎng)適應(yīng)高校人事檔案信息化管理的復(fù)合型人才

高校人事檔案管理人員，是從事高校人事檔案管理工作的主體和根本。只有提高他們的綜合素質(zhì)，才能真正促進(jìn)高校人事檔案管理工作上水平、上層次。高校人事檔案管理信息化建設(shè)要求，需要大量的既掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，又熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。因此，高校必須加快培養(yǎng)復(fù)合型的高端人事檔案管理人才。應(yīng)針對目前高校復(fù)合型的高端人事檔案管理人才不足的現(xiàn)狀，要加強(qiáng)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新他們的知識結(jié)構(gòu)，使其能盡快掌握相關(guān)的信息處理和信息管理技術(shù)。同時(shí)，高校還可以根據(jù)自身的實(shí)際，有計(jì)劃、有目的地選調(diào)、引進(jìn)一批計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，同時(shí)，有針對性地對他們進(jìn)行人事檔案的專業(yè)知識培訓(xùn)，把他們培養(yǎng)成復(fù)合型的高端人事檔案管理人才，加快高校人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

三 高校人事檔案信息化建設(shè)意義

高校實(shí)行人事檔案信息化建設(shè)后，有利于發(fā)揮人事檔案的多元化作用，有利于提高人事檔案管理的效率，也有利于高校的全面、可持續(xù)發(fā)展。

（一）能發(fā)揮人事檔案多元化的立體作用

高校師資隊(duì)伍的建設(shè)和發(fā)展，干部的選拔和使用，人才資源的開發(fā)和利用，人才的引進(jìn)和流動(dòng)，都通過人事檔案材料來進(jìn)行決策。當(dāng)今社會(huì)，人事檔案的社會(huì)服務(wù)功能在不斷增加，服務(wù)利用的范圍已不再限于單位的人事組織部門，與人事檔案的主體同樣有著非常密切的關(guān)系，比如個(gè)人貸款購房、身份證明各種公證以及出國旅行、留學(xué)等等，都需要使用人事檔案提供的相關(guān)信息。人事檔案的信息化建設(shè)后，能快捷有效地滿足當(dāng)代社會(huì)對人事信息的多元化的需求，凸顯人事檔案的立體作用。

（二）能提高人事檔案管理的工作效率和檔案利用率

人事檔案不能一成不變，需要根據(jù)人事變革適時(shí)予以補(bǔ)充、更新和完善。就現(xiàn)有狀況看，高校教職員工專業(yè)技術(shù)職務(wù)的晉升、學(xué)歷學(xué)位的提高、各種獎(jiǎng)勵(lì)的榮獲、政治面貌的變化、工資的不斷變動(dòng)、年度和聘期的考核等，都處于一個(gè)不斷變化的過程之中。高校人員的不斷增減、流動(dòng)的加快，都使得檔案管理有一個(gè)經(jīng)常需要進(jìn)出、轉(zhuǎn)遞、變動(dòng)的過程。要更好地利用人事檔案，不斷提高學(xué)校管理工作的效率，建立高效便捷的人事檔案信息化的管理系統(tǒng)是必然選擇。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索和數(shù)據(jù)處理，學(xué)校能真正實(shí)現(xiàn)對人事檔案接收傳遞、存儲分布、進(jìn)出變化的動(dòng)態(tài)化的管理，進(jìn)而全面提高管理的工作效率和檔案利用率。

（三）有利于學(xué)校可持續(xù)發(fā)展

人事檔案信息化建設(shè)，能夠給學(xué)校組織人事部門的人才選拔和人才管理工作帶來極大的便利，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和組織部門可以通過信息化的人事檔案系統(tǒng)快捷獲取準(zhǔn)確、直觀、全面的人才信息，更加科學(xué)地選拔人才，使用人才。同時(shí)，“通過查閱各種人事信息數(shù)據(jù)，便于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)科專業(yè)、人才隊(duì)伍建設(shè)等狀況作深層次分析，為學(xué)校政策法規(guī)的制定、發(fā)展方向的預(yù)測提供依據(jù)”[6]。

[1]許志娟.高校人事檔案管理信息化建設(shè)初探[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報(bào),2009,(6).

[2]吳白莉.試論高校人事檔案信息化[J].檔案與建設(shè),2009,(9).

[3]劉冬梅.高校人事檔案管理工作:意義、研究現(xiàn)狀與創(chuàng)新[J].吉首大學(xué)學(xué)報(bào),2011,(3).

[4]楊琛.高校人事檔案管理信息化初探[J].科技信息,2009,(10).

[5]劉冬梅.試論高校教師業(yè)務(wù)檔案管理的改革[J].湖南工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2011,(4).

[6]薛曉峰.淺析新時(shí)期高校檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].呂梁教育學(xué)院學(xué)報(bào),2009,(3).

G271

A

1673-2219（2012）06-0170-02

2012－03－08

湖南省社科基金資助項(xiàng)目“高校人事檔案管理工作創(chuàng)新研究”（項(xiàng)目編號2010YBB105）。

劉冬梅（1971－），女，湖南攸縣人，湖南工業(yè)大學(xué)檔案館館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

（責(zé)任編校：周欣）