芻議煤炭企業檔案管理工作創新的意義與途徑

喬芮

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-02

摘要 在新形勢下，檔案管理工作必須加強創新，煤炭檔案管理工作人員必須對現階段的特殊形式有所了解，并將傳統觀念改變，使創新意識提高。不斷發展的社會以及不斷加強的市場經濟體制改革，促使現階段市場競爭激烈的不斷加劇。在檔案管理工作中，企業檔案管理工作的核心即為如何將人才利用好使創新力度提高。本文筆者結合自身工作實踐，借助對現代檔案管理工作創新的分析，對煤炭企業檔案管理工作的創新意義和途徑進行了深入的探討，以供參考。

關鍵詞 檔案管理工作 創新改革 企業管理

檔案在煤炭企業中占據著極其重要的位置，不僅記錄了企業的發展歷程，同時作為一項重要資料依據，在各部門工作順利開展的過程中起到了極為重要的作用。所以，當前檔案部門的重要任務就是使檔案管理工作的安全性和全面性得到保證。不斷提高的科技水平，煤炭企業要想使檔案管理部門的工作水平得到進一步的提高，就需要和時代以及科技相結合，不斷創新檔案管理工作，使其和市場要求相符，最終真正將檔案管理工作水平提高。

一、現代檔案管理工作創新的意義

（一）檔案管理是煤炭企業中的寶貴財富

檔案管理是每一個企業中的重要組成部分，它既將企業的運營水平真實的體現了出來，同時還將企業的綜合能力予以了體現。就檔案而言，它將企業的發展史進行了真實的記錄，不僅對企業的經濟利益進行了維護，同時使企業的合法權益得到了維護。當企業陷入較為復雜的糾紛中，檔案資料可以為其提供具有法律效力的證據，對企業自身的發展極為有利。因為檔案將企業的發展做了真實的記載，既將企業輝煌的地方進行了記錄，同時也記錄了企業落后的地方，在企業的發展過程中，檔案材料積累的真實性，使后人有例可尋。針對企業的領導而言，在將正確的決策制定出來之前，會對檔案材料進行查閱，利用檔案材料將決策做出，以檔案資料為基礎，其具有較強的可靠性，能夠極大的提高企業領導決策的正確性。針對企業而言，在對活動予以開展的時候也會借助對相關資料的查看，檔案中對企業多次活動的策劃以及企業管理的工作有所記錄，對活動方案正確性的保證極為有利，所以十分有必要創新檔案管理工作。

（二）檔案管理和煤炭企業穩定發展的關系密切

在煤炭企業中，對企業的穩定發展起著決定因素的即為檔案，企業中重要的管理機制就是檔案管理工作，要將員工的工作質量和效率以及企業綜合能力提高，首先就必須將企業檔案管理做好。檔案真實的反映了一個企業的發展歷史，將企業檔案維護好，對企業歷史真實性的保護極為有利，同時還可以使企業經濟和權益得到保證。企業檔案將該企業的所有研究成果清晰的記錄在其中，有利于對管理者進行引導，讓其將正確的經營理念建立起來、制定正確的經營方針、采取正確的管理措施。企業管理者可以對企業檔案進行利用，對企業的全部信息進行充分的了解，立足于檔案信息，推動企業的發展，并使企業管理者科學的分析企業，將與之對應的市場營運方案制定出來，使企業在市場競爭中具備一定的優勢。

二、現代檔案管理工作創新的有效途徑

（一）更新管理理念

在現階段煤炭企業中，大部分人在認識檔案管理工作上都存在一個誤區，大部分人都尚未充分的認識到檔案管理的重要性，認為它是可有可無的。其實，檔案管理可以有效推動我國現代企業制度的健康發展，所以，要想有效創新檔案管理工作，必須做到以下幾個方面：第一，將對檔案管理工作創新的認識提高，在檔案管理工作的整個過程中貫穿創新的理念，加大規劃和投入的力度，對行之有效的措施予以制定；第二，將現代化管理意識建立起來，對信息化的理念予以樹立，規范、系統地整理加工龐雜的單體檔案，使檔案的社會價值得到充分的發揮；第三，將效率意識建立起來，對從收集整理到加工歸檔再到調用的懶散狀態進行改變，用高效率將檔案的做大價值發揮出來。

（二）健全規章制度，實現煤炭企業檔案管理的規范化和制度化

將健全的煤炭企業檔案管理制度建立起來，使煤炭企業檔案管理和新時期的發展需要相適應。煤炭企業檔案管理需要具有系統性、科學性和完整性，必須嚴格遵循煤炭企業實際情況、各項煤炭企業檔案管理制度和國家法律法規標準制度。如檔案查（借）閱制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案立卷歸檔制度等，規范化的制度有利于規范化管理煤炭企業檔案。其次，還需要堅持原則的監督機制、快速充分的反饋機制、雷厲風行的執行機制、正確果敢的決策機制，使煤炭企業檔案管理工作可以健康規范的運行。

（三）加強業務培訓，提高煤炭企業檔案管理人員的綜合素質

現階段，煤炭企業檔案管理人員存在一個較為顯著的問題，即只是老化和陳舊，逐漸受到了煤炭企業檔案管理部門領導的高度重視。所以，每年應定期組織1～2次的和檔案知識有關的培訓，或安排相關煤炭企業檔案管理人員到外地進行學習，但在培訓煤炭企業檔案管理人員業務方面的時候，應對以下幾個問題引起注意：首先，要對實用性予以注重。培訓工作必須要符合煤炭企業檔案管理工作需求和長遠的發展，同時還應將其和實際工作的聯系加強，在系統性學習檔案具體業務知識和檔案法律法規的時候，應做到學以致用，為實際操作提供方便，注重實效性。其次，要因材施教。在培訓煤炭企業檔案管理檔案人員的時候，要適應其所在的崗位，注重傳授知識的同時培養其能力。在培訓煤炭企業檔案管理人員的業務知識時，要立足于每個人員的實際情況因材施教。最后，加大學習安全知識的力度。要把煤炭企業檔案的安全管理工作做好，就必須讓煤炭企業檔案管理人員充分了解煤炭企業安全管理方面的知識，將煤炭企業檔案管理人員及時處理煤炭企業檔案管理中出現的突發事件的能力提高，使煤炭企業檔案的信息安全和實體安全得到保證。

（四）以強化考核為手段，嚴格落實各級工作目標責任制

煤炭企業要將促進檔案事業科學發展當作重要職責，進一步強化對檔案管理工作的領導，逐項分解檔案管理工作確定的目標任務，保證順利完成，為檔案管理工作的發展構建良好的條件，并予以充分保障。首先要加大組織建設力度。要對各級檔案管理工作領導小組予以調整和充實，完善檔案管理工作管理網絡。在年度計劃、相關人員崗位和分管領導職責中納入檔案管理工作目標，逐層把責任落到實處，有序開展工作。其次，要加大檢查考核力度。嚴格實施半年考核、年度驗收制度，加大檢查督導力度，對考核標準進行細化量化，督促整改存在的問題，真正將工作做好。

（五）建立重要檔案數據庫，保證重要數據的安全

建立煤炭企業檔案數據庫系統是檔案數字化管理的核心。要將檔案全部轉化為信息資源需要投人巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業機密。檔案的數字化應抓住以下兩個方面的重點：第一，建立收藏檔案目錄數據庫。主要是根據單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責任人、形成的時間、數量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄人計算機，建立基本數據庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。第二，建立基層報表數據庫。在煤炭企業檔案數字化管理系統中，建立起狀態數據庫和基層報表，將各部門要報送的數據、反饋的信息通過網絡系統直接填入所建立的數據庫中，再按要求進行調整。并根據上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。

三、結語

總而言之，創新建設是檔案事業發展中不可或缺的一部分，只有創新檔案工作，才可以和經濟社會發展的需要相適應，使我們的檔案事業為社會的各項事業服務，并與之相適應，才可以讓檔案工作變得生機勃勃，使檔案事業得到更好的發展，真正做到與時俱進。

參考文獻：

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