利用“word宏”提高技術文件標準化格式審查效率的探討

摘要：在技術文件標準化審查過程中，針對常出現的重復性格式問題，標準化人員需多次手動輸入修改提示批注，費時費力。利用word自帶宏工具，可以定制word批注功能，實現重復問題一鍵增加預定義批注，有效提升標準化格式審查效率。

關鍵詞：宏；技術文件；標準化格式審查

1 概述

快速發展的武器裝備研制任務和質量要求對技術文件的審查提出了越來越高的要求，設計評審、設計定型對技術文件的質量要求越來越高，雖然目前也出現了各種文件編寫格式模板以及格式自動化審查工具，但仍無法全面替代人工審查，人工審查仍然是目前各單位進行技術文件標準化審查的主要方式。

目前，在人工審查中，標準化一般采取添加批注的方式反饋審查結果，技術文件中大量重復出現的格式問題使得批注工作量大增，嚴重降低了審查效率，為解決這一問題，筆者在工作實踐中，探討分類整理出批量批注內容，利用自帶word宏工具，內嵌到word工具中，從而實現一鍵添加預定義批注，提升標準化格式審查效率的目的。經過實踐應用，該方法只需要word自帶宏工具，不需要安裝其他軟件，可根據需求自由定制內容，隨時可修改，應用簡單可靠。下面，筆者對這一方法的制作與使用進行詳細介紹。

2 批注需求的分析整理

筆者經過多年標審經驗，將本單位技術文件中的重復率高的格式問題進行了分類整理，分為以下幾類：

a）封面、簽署頁：主要包括階段標記與實際不符、總頁數與實際不符等；

b）目次、前言：主要包括缺少前言、目次中缺少附錄、目次中出現術語條目等；

c）引用文件：主要包括引用文件順序排列錯誤、所列引用文件在后續正文中并未出現等；

d）層次劃分：主要包括章、條、段、列項號使用混亂等；

e）字體字號：主要包括字體字號不符合具體技術模板要求等；

f）量和單位：主要包括符號和名稱混用、單位符號大小寫混亂等；

g）圖表、公式：主要包括同一文件中圖號與表號的編法不一致、表寬及表中字體不符合要求等；

h）縮略語、附錄、終結線：主要包括縮略語未按字母順序排列、附錄沒有標明附錄性質和附錄名稱、無終結線或過長過短、過粗過細等。

每一類問題，在后繼制作中都將作為宏的一個組進行制作，每個組下面又分若干按鈕，對應每類下的具體問題，方便使用。

根據每個單位不同問題出現頻率的多少，以上問題分類可根據實際情況自行確定。

3“宏”的建立

打開word主視窗，找到“開發工具”，如圖1所示。

點擊“Visual Basic”選擇本地文件代碼區域NewMacros，在此插入需要的代碼，以增加一條批注，以批注內容顯示為“應刪除”為例說明如下：

Public Sub 應刪除（）

Selection.Comments.Add Range：=Selection.Range，text：="應刪除"

End Sub

代碼說明：

Selection.Comments.Add Range：=Selection.Range 動作：將選擇的區域增加批注

將text：="應刪除"中引號的內容替換為其他定制內容，即可實現定制內容的批注的添加。為方便起見，可以先整理好需要定制的批注內容，采用粘貼方式逐條制作對應批注。

添加代碼后點擊保存，點擊左上角的╳關閉代碼窗，回到主視窗。查詢宏管理器，這時可以看到該宏已經添加到宏模板中，只要寫的宏格式符合，都能批量添加進模板中，拷貝進代碼區域即可。

截止目前，宏已經做好了，下一步需要把宏做進word的菜單欄中方便調用，方法如下：

a）點擊文件菜單，繼而點擊選項欄；

b）點擊自定義功能區；

c）點擊下拉列框，選擇宏；

d）為已經制作好的宏安排一個位置，在相應的主選項卡后面選擇要插入的位置 點擊“新建選項卡（W）”，“新建組（N）”，即可新建一個界面選項卡。點擊添加，將已經制作好的宏添加進該選項卡中。

在這一步驟中，宏的名字、選項卡的名字、組的名字都可以改變，點擊相應的變量，選擇重命名。在這一步驟中，通過對預定義的宏進行分組，同組的宏在實際應用中將會顯示在同一版塊，方便使用者更快的找到需要調用的宏。

完成以上操作后，點擊確定，返回主界面，重新啟動word，會發現word啟動時已經自動加載了剛才定制的相關批注版塊和按鈕。

4 總結

本文介紹了利用word自帶宏工具，定制批注功能，實現技術文件常見格式問題的一鍵輸入批注，操作方便，靈活可靠，經實踐證實，能夠有效提升技術文件標審速度。

在實際工作中，隨著技術文件格式模板的下發推廣和使用，目前格式問題已經越來越少，人工標審的格式問題更多集中于表述前后不一致、單位符號錯誤、與其他文件不協調等格式模板無法解決的問題，利用宏進行自定義的批注也會進行相應的改進。同時，筆者也考慮在功能上進行進一步提升，通過自動統計不同類批注的點擊次數，實現審查結果的匯總統計功能，對文件標審結果進行統計，作為標準化評價的依據，在后繼的標準化宣貫中，也將根據統計結果進行有針對性的宣貫，從而多方面提升標準化工作效率，提高工作管理水平。

作者簡介：沈芳（1964–），身份證號：412801196405070820，女，工程師，現從事標準化審查工作。