高校二級學院辦公室信息化管理建設初探

黃劍飛

摘 要： 隨著高校的快速發展，高校信息呈現出的規模大、來源廣、類型復雜的特點越來越明顯，信息化建設成為高校辦公室工作科學發展的必然趨勢。二級學院作為高校的重要組成部分之一，是高校發展的重要基石，學院的發展決定了學校的發展。本文對如何建設二級學院辦公室信息化管理平臺進行探討，以提高學院信息工作水平，更好地發揮辦公室的職能，促進學院教育事業科學發展。

關鍵詞： 二級學院 辦公室 信息化管理

一、建設信息化管理的重要性

高校辦公室信息化建設主要是指利用現代信息網絡技術和其他相關技術，改造、完善辦公業務程序，突破時空限制，實現單位各結構和工作流程的優化重組，促進辦公室工作科學、快捷、高效運作[1]。因此，建設二級學院辦公室信息化管理對促進學院發展極其重要。

（一）信息化建設是大數據管理的有效工具

1999年，國家為解決經濟和就業問題，對普通高校本專科院校進行擴招，高校招生人數逐年增加，招生人數從1999年的159.68萬到2012年685萬，人數呈爆棚式增長，由此帶來的學生信息越來越多。同時，因高校教學、科研、學生活動、對外交流等產生海量數據，以往的辦公模式已不能完全滿足當前高校管理和服務的要求，必須應用信息化技術手段，才能實現信息的有效管理。

（二）信息化建設是時代發展的必然要求

現代信息網絡技術高速發展，已經透入人類生活的各個角落，大到國家衛星的研發，小到路邊攤的微信付款。面對規模大、來源廣、類型復雜的高校信息，只有順應信息化發展潮流，轉變高校辦公模式，加強辦公室信息化建設，才能實現高等教育現代化目標。

（三）信息化建設是強化職能的重要手段

信息化建設對強化高校辦公室管理和服務職能具有重要的促進作用，不僅能提高工作效率、節約成本，更重要的是只有通過信息化建設推動信息的科學化管理，才能實現辦公室整體工作水平的提高。

二、影響信息化管理建設的因素及對策

高校作為專門教學和科研場所，擁有強大的學術和科研實力，發展高校及二級學院辦公室信息化建設至關重要。然而，一些二級學院管理人員對建設辦公信息化意識不到位和行政辦公人員專業素質不高導致二級學院信息化建設發展緩慢。

（一）意識不到位

在新形勢下，高校教育事業的發展要求高校領導層、管理層、行政人員進一步增強信息化意識，利用日益強大的信息化系統推進學校工作高效進行。事實上，各高校已逐漸意識到信息化建設的重要性，正在逐步完善本校網絡系統。然而，高校二級學院領導未意識到信息化建設在學院科學管理、民主決策等方面的作用，只滿足于以往的辦公模式。某些學院雖然有自己的網站，但只是發布一些表面的基本信息，還有一些信息要依托學校網站甚至無處尋找，導致行政人員工作繁重、工作壓力大、效率低，同時也難以及時、準確地提供有效數據供學院領導做決策。因此，二級學院領導要增強信息化建設意識、加大信息化建設投入力度、跟進信息化建設進度、實現信息化建設效果。

（二）素質待提高

高校辦公室行政人員因年齡斷層及受以往辦公模式束縛的影響，辦公模式很難從傳統模式完全轉變為信息化模式，僅介于傳統模式和信息化模式之間。受縛于傳統辦公模式，辦公行政人員工作主動性不足，只是單純完成辦公室的基本工作。在大數據時代，面對規模大、來源廣、類型復雜的數據，對信息的收集、整理、篩選、歸檔等工作顯得尤為重要，即使應高校要求將紙質化信息全部錄入數據庫，也無法滿足各方面的數據要求，且工作量太大。同時，行政辦公人員計算機操作水平較低，不能很好地利用計算機技術提高學院工作效能。因此，要提高二級學院辦公室人員綜合素質，培養信息敏感性和主觀能動性，增強信息收集、篩選、加工、傳送、反饋、歸檔能力；加強對行政人員的信息業務培訓，轉變觀念，不斷提高計算機操作水平和各種辦公軟件的應用技能。

三、建立信息綜合管理平臺的思路

建立學院信息綜合管理平臺是建設高校二級學院辦公室信息化管理的具體落實。針對學院辦公室的職能將信息綜合管理平臺劃分成四個板塊：行政辦公板塊、人事管理板塊、學生管理板塊和生活服務板塊。安排辦公室特定教師作為管理平臺的管理員，對平臺進行管理和授權。

（一）行政辦公板塊

行政辦公板塊顧名思義是與“行政”、“辦公”有關，主要包括：上傳學校各部門及二級學院的辦事程序、文件、制度等，方便老師們下載；建立和管理學院科研成果、教學成果、學生獲獎等檔案，方便領導做決策；發布各類通知（如項目申報、會議通知等），同時綁定教職工的手機短信、郵箱、QQ，除平臺外還可以選擇與手機短信、郵箱、QQ任意搭配發布；建立學院微信公眾號，向廣大師生推送學院信息。

通過行政辦公板塊，學院老師更方便快捷地下載到需要的材料，學院領導更清晰明地做出決策，行政辦公人員更快速有效地處理事務，保障二級學院行政管理工作的高效、安全運行。

（二）人事管理板塊

人事管理板塊主要是二級學院全體教職工的各類情況電子信息，主要包括：照片、姓名、性別、出生年月、身份證號碼、工號、政治面貌、研究方向、聯系電話、住址、郵箱、學習經歷、海外經歷、來校工作年月、退休年月、職稱評聘經歷等；科研情況（項目、論文、專利、獲獎、榮譽等）；教學情況（每年的教學任務、教學工作量、指導學生數等）。

二級學院信息管理平臺與學校網絡信息平臺相互兼容，教職工登錄學院信息平臺的用戶名密碼與登錄學校校園網的一致。教職工電子信息由教職工本人自行錄入、更新。除教職工本人外，只有平臺管理員可以查看各教職工信息，其他部門需要查閱和調用相關信息必須由管理人員提供或授權。學校或二級學院在統計數據、計算獎勵或查閱信息時可通過系統收集，避免教職工重復上報工作，減輕教職工及行政人員的工作量，同時也督促教職工及時更新信息，確保信息的完整性和時效性。

（三）學生管理板塊

高校服務的主要人群是學生，人數最多的也是學生，服務好學生、管理好學生、教育好學生是高校的基本任務。二級學院信息管理平臺中的學生管理板塊內容主要包括：學生基本信息（姓名、性別、年級專業、成績、籍貫、家庭地址、家庭聯系人、聯系方式等）；各年級專業學生人數、補考重修情況、就業情況、獎懲情況等；通知發布（如考試通知、節假日通知、安全教育通知等），同行政辦公發布通知一樣，綁定學生的手機短信、郵箱、QQ，任意搭配發布；就業信息發布（如招聘信息、就業創業指導等）；社團活動（社團介紹、社團成員、社團活動等）。

通過二級學院信息管理平臺的學生管理板塊，讓學院教師、領導能夠及時、全面、深入的了解學生基本信息、學生學習表現狀況、學生畢業就業情況、學生業余活動情況等，以便做出相應的對策。

（四）生活服務板塊

提供全面便捷的生活服務，營造和諧融洽的工作氛圍，是教職工開展一切工作的后勤保障基礎。同時隨著高校人才引進力度的加大，外來人才在新環境中往往會碰到諸多生活困境。因此，建立好生活服務板塊顯得尤為重要。

將板塊按照校園、交通、餐飲、旅游、醫療等進行整理歸類，上傳至信息管理平臺，供教職工查詢。同時，在節假日或教職工生日之際，學院在管理平臺上以短信的形式為教職工送上各種溫馨的祝福，將信息化服務與人文關懷緊密結合，切實為教職工創造便利溫馨、和諧融洽的生活環境，使其以校為家，安心樂教[2]。

高校二級學院應逐漸轉變觀念，大力發展學院辦公信息化建設，建立和完善學院的信息化管理平臺，實現二級學院平臺信息與學校信息的資源共享，提高辦公室信息化水平，發揮綜合管理和信息服務的職能，促進二級學院教育事業的科學發展。

參考文獻：

[1]趙繼偉.大數據背景下高校辦公室信息化建設的思考[J].當代教育理論與實踐，2015，7（3）：73-75.

[2]陳位權.高校二級學院辦公室教師信息化服務的拓展與創新[J].科技信息，2008（22）：210-211.