我國企業檔案管理理念問題分析

劉亞美

摘 要：伴隨著我國改革開放政策的發展與深化，計劃經濟體制作為國家經濟活動的主導方式已經逐步退出歷史舞臺，建立了以市場經濟體制為主導的現代經濟調控方式，企業的獨立法人地位得以確立；企業與政府的關系逐步得到厘清和調整，政企分離已經成為共識；企業在法律規定范圍內和部分政府監管許可下，獲得投融資及自我發展完善的行為能

關鍵詞：企業檔案；檔案管理；管理理念

1、檔案事業建設目標改變所導致的困惑

計劃經濟體制下形成的我國國家規模檔案事業建設目標，是將各類型組織機構具有永久保存價值的檔案資源按照屬地管理或行業管理的模式，向各級各類國家檔案館移交，進而達到豐富館藏和更為廣泛地發揮檔案作用的目的。由此建立了一整套有關檔案管理的法規體系、標準體系和管理要求，并形成了以行政手段、業務指導為主的檔案事業組織管理模式和相應的管理理念。這在當時是符合國家治理特點和社會資源配置要求的，其運行了幾十年，效果良好，成績顯著，初步建成了我國檔案事業的基本架構。在這種模式下，企業檔案作為國家檔案資源的有機組成，必然按照有關要求進行收集歸檔、分類整理、鑒定保管和開發利用。然而，進入改革開放時期之后，尤其是在上世紀九十年代以來，市場經濟體制、現代企業制度、法治治理模式等一系列的改革和建設，使得上述檔案事業模式不能繼續正常運行，具有公共性質的檔案資源依然以進入國家檔案館為管理目的，而屬于企業法人所有的企業檔案則需要另辟蹊徑，尋找新的管理模式。為此，國家檔案行政管理部門也進行了一系列的改革和探索，以檔案法的頒布、實施和修訂為核心，以屬地化管理為邊界，以資產紐帶為線索，以現代化管理為抓手，以充分發揮檔案信息作用為基層單位的利用需求提供服務為目標，在機構、體制、管控方式、業務標準和管理要求等各方面均做出了一定的調整，取得了一些成效。可是，相對于計劃經濟體制下我國國家規模檔案事業的整體建設而言，市場經濟體制下我國檔案事業管控模式的建設與調整顯得比較被動、遲緩和零亂，缺少具有明確目標的頂層設計，也缺乏足夠的基層調研和對新方法、新技術的有效激勵與及時整理，導致在事業建設目標上還停留在“接收進館”、“庫房保管”的思維習慣中；在事業管理方式上還比較依賴單一的行政手段；大量的業務標準仍然是手工經驗的總結集成；新出臺的標準規范與現行的業務標準存在著“兩層皮”或“各說各話”的情形；檔案信息化建設陷入以往業務基礎的嚴重束縛中，背負的包袱越來越重，步履維艱；檔案學理論研究與檔案業務實踐脫節現象加重；等等。

2、檔案資源碎片化所帶來的隱患

我國企業檔案資源的組織規劃，是在以往具體工作實踐中根據經驗總結或特殊因素影響（如領導人的認知水平等）逐步形成和確定的。長期以來，人們主要關注的是如何將企業中具有重要價值的檔案材料收集齊全后向檔案館移交，因而常常首先從檔案館的角度，即“國家全部檔案”的角度，對檔案資源進行認識和組織規劃，并將這種認知方式下達和落實到基層單位，較少重視檔案資源對于具體基層單位各項活動的關聯性和整體意義。比如人們所熟知的企業文書檔案和科技檔案這兩大主要門類，便是以這種認識方法形成的，一般被理解為文書檔案就是反映企業行政、黨群等管理工作中形成的歸檔材料，科技檔案就是在企業生產、研發、基本建設等業務活動中形成的歸檔材料。但是在實際工作中，檔案人員判斷一份歸檔文件是否為文書檔案，主要是根據該文件是否經過文書處理流程作為依據的，并非均審查其內容；判斷歸檔文件材料是否為科技檔案，則往往是根據其內容而非辦文流程。

3、檔案業務標準協同性與精細化的缺失所導致的目標錯位

企業檔案管理的業務標準通常被稱為檔案管理制度，一般由工作規定、管理辦法和操作細則等組成，涉及企業檔案工作體制、企業文件材料的形成與歸檔管理、企業檔案的分類與編號、價值鑒定、庫房管理、開發利用、檔案管理現代化及檔案人員的管理等諸多方面。目前從國家、地方層面到基層單位，均形成了各自的企業檔案業務標準體系。然而，如果我們仔細考察，則會發現其中存在著許多問題。

3.1是各業務標準之間的協同性較差的問題

無論是國家、地方層面的企業檔案業務標準，還是企業中的檔案管理制度，相當一部分內容形成于不同的歷史時期，且均為特定時期工作經驗的歸納總結，帶有較為明顯的歷史局限性，或者理念陳舊，或者要求過時。

3.2企業檔案業務標準還存在著精細化不足的問題

從表面上來看，檔案管理給人們一種精細化的印象，然而根據筆者近20年的實際調研發現，我國企業檔案管理業務標準精細化的程度和重點都存在不到位的現象。

4、檔案管理信息系統簡單模擬手工管理模式所帶來的現代化困境

將以計算機技術為核心的現代信息技術引入檔案工作，首先是以“輔助管理”作為應用目標的。經過二十多年的具體實踐，伴隨著信息技術的飛速發展及其在企業各項業務活動中的廣泛應用，企業檔案管理與信息技術的關系已經發生了很大的轉化，即從以手工操作為主，計算機技術為輔的企業檔案管理模式，正在轉變成為以檔案信息系統全程控制為主，人工介入為輔的新型企業檔案管控模式。然而，以往企業的檔案信息系統大都以手工管理模式作為范本進行標準和流程設計，對于信息技術功能的體現并不充分和全面，主要表現在模擬手工管理模式和庫房管控思維，在系統中分別設計出文書檔案管理模塊、科技檔案管理模塊、會計檔案管理模塊、人事檔案管理模塊、聲像和實物檔案管理模塊等，每個模塊中適用的業務標準也以“分庫”思維進行區別，表面上凸顯了上述各門類檔案的管理特點，實際上則在檔案信息系統中埋下了數據資源人為割裂的隱患，不能體現出檔案信息系統對企業檔案數據的高效關聯與整合的技術功能，而且，大多數企業的檔案信息系統只能在文件材料歸檔之后由檔案人員利用其開展著錄與編目操作，以及處理一些簡單的利用服務手續，不能將歸檔流程控制和檔案數據資源的挖掘與整合等深層次的工作承擔起來。與此同時，面對企業大量業務數據的電子化趨勢，檔案信息系統對于各類信息應用系統數據格式的兼容性較差，其對于檔案數據的處理，基本上僅處于對非機構性數據或對歸檔紙質材料數字轉換（掃描）之后的格式管控狀態，對于眾多的結構性數據，尤其是對現代企業日益增加的三維數據內容則無能為力。在實際工作中，許多企業將檔案信息系統建設視為單一工作，忽視其對于檔案制度體系協同化、業務標準精細化、業務流程自動化、運行目的有效化等要素的依賴，也忽視其對于企業其他各信息管理系統數據類型與運行狀態的關聯，缺少整體化理念，缺少對企業文件數據的充分調研與清理，甚至缺少對企業檔案管理狀況的認真反思，單一冒進，閉門造車，這種狀態很容易使企業檔案管理的信息化、現代化進程走進死胡同，越投入越低效，且帶來的后續問題也越多。

5、結束語

綜上所述，企業檔案工作的健康發展，管理理念的現代化和與時俱進是關鍵。我國企業檔案管理的現行理念在實際運行過程中，存在著目標模糊、數據割裂、標準滯后、技術更新困難等與現實發展的諸多不適應問題，對這些問題的成因與現狀進行分析，是尋求解決之道的入手點，也是促使我國企業檔案工作盡快適應市場經濟體制和現代企業制度建設深化的需要，趕上現代企業快速發展的步伐，還原企業檔案管理活動的初衷，維護企業檔案資源的完整性與真實性，實現企業檔案數據有效利用的重要課題。

參考文獻

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[3]劉國能.檔案室概論[M].北京：中國檔案出版社，1995：34-36.

（作者單位：承德縣人力資源和社會保障局）