檔案管理信息化建設策略探討

摘要：目前科技發展日新月異，信息化技術遍及全國各行各業，在當前背景下，傳統的檔案管理已經無法滿足管理者的需求。21世紀是信息化時代，在科技浪潮的影響下，檔案管理要跟進時代步伐而檔案管理信息化已是大勢所趨。本文就對檔案管理信息化策略展開研討。

關鍵詞：檔案管理;信息化;策略

前言：在科技飛速發展的21世紀，在全球信息化模式驅動下，信息化服務體系引領了檔案管理工作的優化和創新。建立以信息技術為核心的檔案管理模式為管理工作注入了新的活力。同時社會政治經濟文化不斷向前發展，需要各類檔案的梳理、整合、完善。信息化的出現滿足新時期檔案管理工作的核心發展趨勢，為管理服務創新提供技術支持和幫助。

1 、檔案信息化概念

檔案信息化建設是應用信息技術，生成、管理、開發和利用檔案的過程。運用信息技術，提高檔案管理工作水平。重新思考檔案的管理情況，新理論和原則，確立網絡環境檔案管理與服務的框架和方法，實現檔案信息的社會化服務。

2、檔案管理信息化的優勢

（1）確保信息完整性

資料的完整性和準確性是檔案管理是否得體的重要考量標準，檔案數據缺失，檔案自身也就失去了利用價值，信息化的出現保障了檔案最原始的面目，確保了一手資料的真實性和可用性，它避免了傳統紙質檔案會因時間過長進而導致的紙張掉色發黃、字跡模糊不清等問題的出現，大大減少了工作人員的修復量，也避免了因修復工作對檔案造成二次損傷。

（2）降低成本

檔案資料越多辦公耗材也會隨之增加，而工作人員的工作量也會不堪重負，同時也就需要更多的人員配備，這就無形中增加了財力支出，信息化管理的出現大大降低了管理成本，只需借助現代化設備將檔案內容轉換成數字化模式錄入系統中即可。

（3）提升工作效率

傳統的檔案管理工作幾乎是人工手動操作，且檔案存放需要絕對大的空間，就造成了查找檔案速度慢，工作效率低。把紙質檔案轉換成信息化模式，建立搜索引擎，節約查找檔案的時間，也避免占用巨大的空間;檔案信息也不因時間長久而損壞，增加了其使用壽命。

（4）提升檔案信息安全度和保密度

檔案信息有著較高的存在價值，檔案中涉及的信息和機密一旦泄露就會造成不可挽回的損失。檔案管理采用信息化手段會增強檔案的安全性和保密性，建立管理員管理體系，線上即可隨時隨地查閱檔案信息，對檔案信息完整性和真實性進行階段評估，并且利用信息系統對各類檔案進行加密處理，例如登錄窗口設置人臉識別，指紋掃描等極大的保障了檔案信息的安全性，有效防止檔案被盜或丟失。

3、檔案管理信息化建設現狀

（1）重視程度不夠

許多管理者忽視檔案管理，對檔案管理的重視程度不足，進而檔案管理缺乏投入資金，專業人才極度匱乏;如已建立檔案管理，也沒有嚴格積極的管理規定，檔案管理人員工作態度自由散漫，懈怠，對于檔案無法進行有效管理，這就會對檔案自身構成威脅，檔案信息的完整性，真實性，以及檔案安全程度都無法確保，更有甚者造成檔案信息泄露，這些漏洞都會給工作造成不同程度的損失。

（2）資金投入不足

信息化管理，顧名思義是一個科技含量極高的工作體系，它的運行需要硬件和軟件作為依托，例如智能網絡終端，大型服務器，識別儀，掃描儀，這些昂貴的設備是不是任何一家企業都可以負擔的起，且維護設備運行需要專業技術人員，資金實力薄弱的企業自然也就對信息化管理望而卻步。再者，信息化管理系統作為一個投資，并不能直接給企業帶來經濟效益，一些注重收益的企業就會把對信息化建設的投資轉向工作市場。這樣一來檔案管理信息化建設就會受到阻礙。

（3）工作人員能力不足

檔案管理信息化體系需要高素質的專業人才和團隊，目前我國檔案管理人員業務能力有所欠缺，沒有專業的人才或者專業人員少之又少，造成了人員工作效率和整體素質低下。缺少實際管理經驗和專業技能培訓都會造成檔案管理工作效率低下。因此，提升管理人員的專業素質，加強重視檔案管理人員才會是信息化管理更上一層樓。

（5）發展遲緩起步晚

我國開始引入計算機是在20世紀80年代，信息化開始普及為90年代初，進入21世紀信息技術在我國才廣為應用和發展，信息化的出現賦予檔案管理工作新內涵，但與歐美發達國家相比我國的信息管理系統建設與之還有一定差距，比如，眾所周知，美國是一個聯邦共合體，美國的檔案管理將信息化技術與國家檔案館有機結合，建立統一的邦聯制管理體系同時下接各州政府，學校，企業，形成完整多元化的管理體系。由此可見，無論在建設完善性，更新速度，以及建設時間，歐美發達國家的體系的確有我們應該學習和借鑒之處。

4、改善檔案管理信息化的策略

加強重視程度。領導關心帶動引起下屬重視，所以領導應加強重視檔案管理信息化，加大對其資金投入和利用程度，給予幫助和支持，加大檔案管理信息化的宣傳力度，吸引更多人了解和參與，提升工作積極性。此外，積極調配各方面資源優勢，優化升級檔案信息管理服務體系;加大資金投入力度，盡快建設并完善檔案管理信息化體系，設置專門資金采購硬件和軟件以及配套儀器，改善檔案管理的工作模式和環境，為檔案管理提供良好的工作基礎;加快人才培養，好的設備需要專門的團隊來維護運行，檔案管理人員必須進行專業學習和業務考核，具備較高的專業素質和較強的業務能力。積極學習歐美發達國家信息化管理經驗，切勿全盤照搬，不注重實際情況，取其精華，去其糟粕，選擇適合的管理經驗真正為我所用;實現資源共享，構建數字化的資源平臺，統一集中整合信息，設立綜合資源管理機制，使檔案信息有初級管理和高級管理兩個模式，實現分層化共享，避免受空間和時間影響，保證其平臺完善性，在工作中的問題及時反饋。

檔案管理工作是社會信息的來源，檔案工作也會越來越受到人們的廣泛關注。在科學技術大發展的背景下，信息技術的出現，為檔案管理工作提供了有效的技術保障，信息技術開啟了檔案管理工作的新紀元。傳統的檔案管理方法與創新科技的結合優化升級了管理檔案途徑。在信息化的服務體系中，保證了檔案資料本身的可靠性和完整性，提高了工作效率，管理方式的改革創新為有效收集和保存社會信息資源打下堅實基礎

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