國企檔案管理的重要性及工作措施探討

摘要：從國有企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，檔案管理工作意義重大，有利于國有企業(yè)構(gòu)建長期、穩(wěn)定、良好地市場環(huán)境。本文結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)國企檔案管理工作的重要性，同時(shí)深入探究了檔案管理工作中存在的問題和成因，從而給出了建設(shè)性的意見，供業(yè)界人士借鑒參考。

關(guān)鍵詞：國企檔案管理;重要性;措施

前言：在信息時(shí)代背景下，企業(yè)檔案的價(jià)值不容小覷，對(duì)國有企業(yè)的長足發(fā)展起著非常大的影響，因此，目前，我國大部分企業(yè)非常注重檔案管理工作的開展情況，通過各種措施來有效改善自身檔案管理工作的有效性，從而促進(jìn)國有企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。

1.國有企業(yè)檔案管理的重要性

生產(chǎn)、運(yùn)營和管理等是企業(yè)檔案信息的主要來源，企業(yè)檔案信息可以真實(shí)地反饋出企業(yè)的成長歷程。企業(yè)檔案信息不僅可以真實(shí)地反應(yīng)出一個(gè)企業(yè)的管理水平和發(fā)展成果，而且還記錄了一些企業(yè)珍貴的歷史資料，由此可見，企業(yè)檔案信息具有很高的歷史價(jià)值。如今，科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展，企業(yè)檔案的內(nèi)容和種類也隨之發(fā)生改變，變得更加多元化，它不僅使用傳統(tǒng)的文本檔案，還引入了視頻，錄音和圖片等電子文件，更詳細(xì)，更全面地記錄了公司的所有歷史活動(dòng)。為企業(yè)未來發(fā)展提供很高的價(jià)值參考。比方，在國有企業(yè)準(zhǔn)備開展新工程項(xiàng)目時(shí)，部門領(lǐng)導(dǎo)需要仔細(xì)研究相關(guān)的檔案材料，并結(jié)合過去的案例和經(jīng)驗(yàn)來制定新的項(xiàng)目管理計(jì)劃。

2.國有企業(yè)檔案管理工作存在問題及原因

2.1管理組織不完善

現(xiàn)階段，一些國有企業(yè)的檔案管理體制相對(duì)混亂。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有給予足夠的重視和關(guān)注，導(dǎo)致檔案管理體制和組織建設(shè)的各個(gè)方面都不健全，此外，現(xiàn)有的制度也沒能取得良好的反饋。通過調(diào)查，我們不難發(fā)現(xiàn)，這些國有企業(yè)的檔案管理普遍存在績效差、執(zhí)行效果欠佳。相關(guān)國有企業(yè)的管理者沒有深刻認(rèn)識(shí)到檔案資源對(duì)企業(yè)整體發(fā)展的重要性，甚至在管理和組織不當(dāng)?shù)那闆r下失去了重要的檔案資源。它將影響國有企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展和具體的戰(zhàn)略選擇。部分國有企業(yè)對(duì)檔案管理體制不嚴(yán)格，相關(guān)管理人員的綜合經(jīng)營管理質(zhì)量存在偏差，導(dǎo)致部分國有企業(yè)檔案損失嚴(yán)重，管理體制的不完善導(dǎo)致國有企業(yè)檔案管理缺乏真實(shí)性。

2.2檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)需要提高

在日常管理中，檔案管理沒有作為一項(xiàng)硬性任務(wù)指標(biāo)，同時(shí)檔案管理質(zhì)量沒有直接危及到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，因此，檔案管理沒有得到充分重視，有時(shí)甚至得不到認(rèn)可。此外，一部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理部門是“閑職”工作人員都是從其他部門借調(diào)或者轉(zhuǎn)崗過來的，缺少相關(guān)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也沒有接受正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，甚至一小部分人對(duì)檔案管理工作知之甚少。由此，不難判斷，這些因素嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的效率，使其難以真正發(fā)揮作用。

2.3管理與服務(wù)脫節(jié)

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前國有企業(yè)檔案管理出現(xiàn)了死檔、僵檔的問題很多，這些檔案常常放著不用、丟在一旁無人問津，很難為企業(yè)的長足發(fā)展貢獻(xiàn)力量。部分國有企業(yè)記錄檔案仍以文字為主，缺少對(duì)圖片、視頻等多元化手段的運(yùn)用，從而造成企業(yè)檔案內(nèi)容形式的單一。同時(shí)也流失了部分檔案資料，在企業(yè)改革發(fā)展中，不能將一些彌足珍貴的資料及時(shí)記錄在案，使很多資料在轉(zhuǎn)接、移交過程中被遺失。

2.4健全檔案管理制度

國有企業(yè)應(yīng)積極改進(jìn)檔案管理制度，不但保障了檔案管理系統(tǒng)的可操作性，而且還保證了檔案管理的實(shí)用性，為創(chuàng)新檔案管理方式，提高檔案管理效果打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。國有企業(yè)必須大膽創(chuàng)新檔案管理模式，積極借鑒發(fā)達(dá)國家和世界知名企業(yè)的檔案管理模式，積極開放檔案和檔案管理權(quán)，逐步形成新的檔案監(jiān)督制度。例如，為了建立和完善“三位一體”的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)的核心是建立、整合和協(xié)調(diào)現(xiàn)有的檔案和數(shù)據(jù)收集的管理流程、管理方法和標(biāo)準(zhǔn)，并統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

2.5規(guī)范文書檔案管理

國有企業(yè)在開展日常管理、經(jīng)營和生產(chǎn)時(shí)，不可避免地會(huì)產(chǎn)生很多文本檔案。這些文本檔案盡管繁瑣，但其價(jià)值是非常重要的。在特定時(shí)間，可以為企業(yè)提供重要的參考和指導(dǎo)。由于檔案工作量大、繁瑣，為了保證其管理效率和質(zhì)量，需要針對(duì)文書檔案的整理、排版、裝訂進(jìn)行嚴(yán)格的要求，要求內(nèi)容和字跡必須清楚。同時(shí)，在進(jìn)行檔案的收集、整理和編號(hào)時(shí)，需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。只有按照規(guī)章制度妥善處理文書檔案，才能從源頭上確保檔案管理科學(xué)性。制度是保證正常工作的重要前提。現(xiàn)在我們已經(jīng)建立了現(xiàn)代檔案管理模式的綜合檔案管理信息系統(tǒng)。國有企業(yè)還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和檔案管理體制的需要，建立完善的檔案管理體制。

2.6增加檔案管理資金投入

檔案管理的效果與檔案管理硬件和軟件設(shè)施的質(zhì)量密切相關(guān)。國有企業(yè)需要加大對(duì)檔案管理資金投入力度，建立現(xiàn)代化、規(guī)范化的檔案保管室，將包管柜及時(shí)換代升級(jí)，定期檢查檔案管理硬件設(shè)施的安全性，一旦發(fā)現(xiàn)潮濕，應(yīng)及時(shí)合理解決。為創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境，確保紙質(zhì)檔案的安全存放，必須及時(shí)采取有效措施，解決不利于檔案保存的問題。此外，國有企業(yè)應(yīng)重視信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，積極購買先進(jìn)安全的檔案管理系統(tǒng)，切實(shí)提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.7全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高素質(zhì)的文件管理人員是檔案管理順利發(fā)展的重要保證。國有企業(yè)必須重注重檔案管理人員的選拔工作，提高準(zhǔn)入門檻，同時(shí)盡可能選擇那些責(zé)任感強(qiáng)、細(xì)心和耐心的人員從事檔案管理工作。其次，國有企業(yè)需要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)技能。積極引導(dǎo)和激勵(lì)檔案管理人員切實(shí)做好本職工作和深入了解檔案相關(guān)知識(shí)，進(jìn)而不斷提高工作能力。第三，檔案管理員需要深入了解檔案管理知識(shí)，并在遇到困難時(shí)積極與領(lǐng)導(dǎo)，同事進(jìn)行溝通。國有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，使檔案管理人員的整體素質(zhì)得以迅速提高。

結(jié)束語：

綜上所述，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的背景下，各類檔案都是現(xiàn)代企業(yè)擁有的一種財(cái)富。國有企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須給予檔案管理工作最大的支持，切實(shí)將檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，做好相關(guān)資料的收集、整理、保管，將檔案管理工作作用發(fā)揮到更大，促進(jìn)國有企業(yè)健康，健康發(fā)展，使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

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