網絡環境下人事檔案的數字化管理研究

摘要：眾所周知，人事檔案管理在事業單位管理中占有重要的地位，單位日常經營活動中的組織管理、合同管理以及績效管理都離不開人事檔案管理。而以網絡為核心的現代科學技術的發展，加速了網絡技術與人事檔案管理的結合，使人事檔案的數字化管理逐漸變成現實，并開始取代原先效率低下的手工管理。本文將對處于網絡環境下的人事檔案數字化管理進行研究，分析人事檔案管理模式的現狀以及未來發展趨勢。

關鍵詞：人事檔案;信息化;數字化

一、當前我國人事檔案管理現狀

1、檔案的收集轉移過程易出現問題

在我國，人事檔案管理歷史悠久，多采用手工管理的模式。在組織機構中，人事檔案涉及方方面面，并需要在不同部門之間周轉，但人事檔案的管理較為封閉，管理人員往往容易忽視其中的價值。在文件的轉移過程中，由于交接時間過長等原因，易發生檔案的損壞、被盜，破壞檔案的完整性，補全檔案也較為困難。

2、檔案內容的更改易出現問題

由于我國事業單位多采用手工管理的方式管理人事檔案，在運營及相關活動中，難免存在需要更新修改檔案的情況，但人事檔案的數量通常是較大的，單靠相關的管理人員難以及時對檔案進行更新，以至于多數人事檔案中只記載了員工的學歷等基本資料，對于員工在單位中多年的工作情況難以全面覆蓋。同時，現階段的人事檔案多是紙質檔案，難以進行長時間的保存，需要專門的地方來保管檔案。

3、人事檔案管理難以適應改革

由于我國事業單位對工作人員的招收大多由終身制改成了聘用制，因此人員不再長時間固定于一個工作崗位上，人員流動加快，人事檔案的管理人員也不例外。而管理人員的經常變化使得檔案的交接變得頻繁，檔案交接過程中常會有疏失、遺漏的地方，致使許多檔案變成廢檔，檔案上記載的內容與實際情況發生脫節。因此，現階段的人事檔案管理難以適應人事制度的相關改革。

4、電子檔案失真嚴重

當前檔案的內容轉移大多是將原有紙質檔案中的信息轉移至電子檔案中，而將檔案數字化的這一過程易發生問題，例如在檔案的錄入過程中出現信息干擾和人為破壞，安全問題需要得到保障。

二、人事檔案數字化管理目標

根據人事檔案管理中存在的問題，可以明確人事檔案數字化管理的目標。首先，人事檔案數字化要節約時間，且得到的電子檔案應易于交接，便于保存。第二點，建立完整的數據庫，能夠對檔案做出及時更改，同時保障信息的安全。第三點，管理層要充分認識到人事檔案數字化管理的重要性，有計劃地將紙質檔案轉化為電子檔案，并且做好備份工作，安排之后的工作計劃。最后，重建電子檔案后，要注重對檔案的維護與利用，開發快速查閱與統計功能，根據檔案制定出行之有效的管理與獎懲制度。

三、人事檔案數字化管理的意義

1、安全完整地保存人事資料

對事業單位中的人事檔案進行數字化管理，無意外情況，人事資料一旦錄入電腦，即可永久保存，資料丟失破壞的可能性大大降低。

2、提高工作效率

對事業單位中的人事檔案進行數字化管理，可以減少人力資源的投入，電子檔案的建立和更改時間大大縮短。同時，管理層可以在網上調出檔案，杜絕了檔案遺失情況的發生。

3、加速事業單位的信息化

當今社會，許多事業單位都在倡導信息化建設，人事檔案管理作單位管理活動的重要組成部分，也不例外。運用先進的科學技術手段實現信息的流動和共享，將單位中各類信息數字化是加速事業單位信息化的必要手段。

四、人事檔案信息化管理的基本模式

1、人事檔案信息系統

為了方便進行檔案的查閱與轉移，可以建立人事檔案信息系統，將每一份人事檔案的信息輸入系統，類似于檢索系統，各部門在查找人事資料時可以提高工作效率。在檔案的轉移過程中，對于遺漏能夠及時發現并盡快補全。

2、電子人事檔案

簡單地說，電子人事檔案就是將紙質的人事檔案進行數字化，將檔案中的信息錄入計算機系統，創建電子檔案的過程中工作量較大，需要將檔案中員工的所有情況完整輸入系統。完成電子檔案后，可以極大地擴展存儲空間，信息的更新也會更加方便，實現人事檔案資料的快速查閱和高效共享。

3、標準化人事檔案

標準化人事檔案是在電子人事檔案的基礎上，對檔案資料進行簡化和匯總之后，將檔案按照規定的格式重新整理，便于快速瀏覽與統計。同時，建立完善相應的收集、整理、更改與檢索過程，便于對檔案中出現的錯誤及時糾正。

五、提高人事檔案數字化的對策

1、培養相關人才

管理層應當對人事檔案的數字化管理保持足夠的重視，成立相關的項目小組，統籌安排紙質檔案的收集和錄入工作。電子檔案系統的維護和運營同樣需要人力資源，應當培養此方面的人才。對于檔案的管理人員，安排相關的培訓，提高他們解決問題的能力。

2、檔案采取標準格式

為了便于后續檔案的查閱以及整理，在錄入過程中，就應當注意檔案的格式保持一致，包括檔案內容的標準化和形成過程的標準化。

3、注重信息系統設施建設

人事檔案的數字化管理需要處于一定的網絡環境中，電子檔案也需要一定的載體，因此要注重硬件設施的建設，提供計算能力達到要求的大型計算機，對網絡環境和相關的硬件進行定期維護和檢查。

六、結語

隨著科技進步和社會發展，人事檔案的數字化管理是必然的，事業單位應該根據實際需要，制定有效的應對策略，尋找適合自己的數字化管理模式，使人事檔案中的信息達到利用的最大化，推動單位自身的信息化發展。

參考文獻

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