大數據時代背景下的檔案管理探討

摘要：隨著社會經濟的發展，科學技術也產生了突飛猛進的變化，互聯網、信息的深度交流等字眼充斥著當今社會人們的眼球，而這種變化的結果就是一個時代的到來，那就是大數據時代，處在這樣一個信息飛速傳播的時代，無論哪個行業都會有大量的數據，并且這些數據處理起來也不是很容易，所以就對數據管理、檔案管理工作提出了更高的要求。本文從大數據時代帶給檔案管理的重要作用入手，通過對大數據背景下檔案管理存在的問題以及應對問題的策略的描述來探討大數據時代背景下的檔案管理。

關鍵詞：大數據時代;背景;檔案管理;探討

現如今科學技術的發展非常迅猛，特別表現在互聯網技術的發展以及普及應用上，大量的信息不斷涌入，我們已經進入了所謂的大數據時代，各企事業單位每天都充斥著各種不同的信息，每天都要對大量的信息進行整理歸類，這就對每個行業的信息管理提出了不小的挑戰。而檔案在各種信息中又處于一個核心的位置，它是每個行業中的本源和靈魂所在，對于每個行業的發展有著至關重要的作用，所以大數據時代的到來，對各行各業的檔案管理人員的工作產生了一些重要的作用，也給他們帶來的一些挑戰。如何在大數據時代背景下做好檔案管理工作，抓住這個時代帶給我們的機遇，進而走向更廣闊的發展空間是現今各行各業所要面臨的一項重要工作。

一、大數據時代帶給檔案管理的重要作用

1、使檔案管理更加簡潔，提高了工作效率，降低了成本

當今時代，每個行業都會有龐大的數據量需要整理，以往傳統的檔案管理方法以不再適用于現今時代，檔案的管理最重要的就是儲存，隨著企業的發展，所產生的各種檔案就會有很多，需要使用一個較大的空間來儲存這些檔案，但儲存的空間總有不夠的時候，而且按照傳統的儲存方法，當檔案數據 達到了一個量，那就很不便于去管理。而在大數據的時代背景下，通過互聯網技術的應用將大量的檔案數據存儲到一個特定的空間里簡直是舉手之勞，非常方便;不僅儲存方便，而且對檔案進行備份、提取、更新等工作也很方便，相較于傳統的檔案管理的工作效率更高效;并且通過使用相關的技術對檔案的數據進行管理，相較于傳統的檔案管理以紙質的形式運行，則使檔案管理的成本也大大降低。

2、使檔案管理的質量得到提升，也提高了數據的利用率

在大數據背景下，有很多企業將檔案的數據以電子的形式儲存，從而摒棄了將檔案數據以紙質檔案的形式儲存的這種方法，這樣做對于檔案的保存有著很大的作用，而且這樣也使檔案管理的的安全性也提高了不少。在檔案管理工作中存在著各種環節，都有可能對檔案管理工作產生很大的影響，各種隱形的因素以及人為因素都可能使檔案管理的工作不能順利進行，所以檔案管理工作就有可能受一些不可抗因素的干擾，從而檔案管理工作就有一定的風險性。而在大數據的背景之下，這種影響因素就會大大地減少，不僅有一個可以儲存大量檔案的存儲空間，對于檔案數據的檢索和提取也很高效，最重要的是檔案數據的加密形式也比傳統的紙質檔案管理工作有著更高的安全性。

二、大數據背景下檔案管理存在的問題

1、檔案管理模式體系不健全

我們所說的大數據不是僅僅限于本企業所產生的數據，對本企業的數據進行管理和加工，最重要的是還需要和其他檔案管理部門進行大量實時地溝通交流，并建立一個相對統一的數據模式。而且如此大的信息量對于傳統的檔案管理也是一個不小的挑戰，傳統的紙質形式的檔案管理已經不適用于如今大數據發展的需求，所以這肯定會給傳統的檔案管理造成不小的撼動，進而帶來管理模式體系的一系列改革。

2、檔案管理工作人員的綜合素質不佳

在大數據時代背景下，不僅數據的數量有了一個很大的發展，而且數據的復雜性也不能和過去的數據的復雜性相提并論，檔案管理不僅要對本身企業的檔案進行管理和分析，并且還要對其他檔案管理部門建立一種聯系，進而進行一個整體的數據管理和分析，這就對檔案管理工作人員的綜合素質提出了更高的要求，但現有的工作人員對于計算機的操作能力還遠遠達不到標準，甚至還在用傳統的檔案管理的方法對數據進行整理，這嚴重影響到各行業檔案管理的質量和效率。

三、應對問題的策略

1、健全管理體系，完善管理制度，加大各管理部門之間的聯系

對于企業內部管理體系不健全的現狀，首先要對于相關的制度進行一個全面的完善，其次走出大門，到市場去做相關的調研，有針對性的多學習其他企業先進的檔案管理制度;對于企業與企業之間的問題，即有些部門只存在檔案的數據，而不存在對于檔案數據管理的一些科學技術，而有的部門則擁有先進的技術，但缺少大量的檔案數據的問題，這就需要各企事業單位多建立數據上的密切聯系，吸收對方有而自己沒有的方面，進行優勢互補，取長補短，進而將數據和相關技術緊密地結合起來，互利共贏。本身缺少相關技術的部門，可以多與具備先進技術的部門合作，多吸取檔案管理技術的經驗，提高工作的效率和質量。

2、提高檔案管理工作人員的整體能力和素質

對于企業現有的檔案管理工作人員來說，要加強他們處理檔案數據的能力，比如可以定期組織一些培訓，請相關的專業人士來教授關于計算機技術的知識，提高現有人員的操作技能，還可以定期組織一些員工交流會，以交流的形式使員工進行學習，取長補短。

除了加強現有人員的能力，還可以引進專業型人才，我們檔案管理工作的現狀就是大多數是老年人，年輕人少之又少，所以我們可以通過引進年輕的專業型人才來改善現狀，使一些年輕人進入檔案管理的崗位中，通過這個舉措，來提高工作人員的整體的素質和能力。

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