高校OA公文流轉系統需求分析

宋哲理　卞孝麗

【摘要】目前我國高校基本上都有自己的辦公自動化（OA）系統，但是不少高校的OA系統對公文審批流程的設計較為簡單，或者根本沒有涉及，導致公文審批在OA系統使用中出現各種問題。如何規范辦公自動化系統中的公文流轉的流程設計，建立真正可用的公文審批的自動化系統，是當前高校辦公自動化建設中面臨的問題。

本文結合工作流技術以及工作流管理系統的參考模型，并對當前有關公文流轉的OA系統進行深入分析，使高校內公務文件的擬寫、處理、傳遞等各環節的工作更加規范，實現了校園文件處理的自動化。

【關鍵詞】辦公自動化；公文流轉；工作流；NET架構

【中圖分類號】TP311.52；TP317.1 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2017）33-0020-01

一、系統整體需求分析

當前高等院校都有較好的網絡資源，利用計算機技術以及網絡設備實現了內部的信息化管理的硬件環境。可經過實際使用情況調研發現，當前的已有的辦公管理網絡卻不能實現高校日常的辦公實際要求，因此有必要在對高校辦公工作流程情況充分分析研究的基礎上設計一款能夠滿足當前需求，又有擴展空間的辦公自動化系統。該系統不僅能夠滿足各部門、各學院的要求，還能優化學校內部的運作流程，促進學校資源的合理配置，減輕教職工的工作強度，提高其工作效率，實現校園信息的共享，提高辦公系統對學校管理者的決策支持能力，并能夠與其他的應用系統進行無縫對接。

二、系統功能需求分析

作為校園辦公自動化的重要內容公的文流轉管理系統，在校園內部各部門之間構建公文處理平臺，建立業務流程的自動化、圖文傳遞的電子化，提高文件流轉的速度以及學校的管理水平，并且要保證系統安全可靠的運行。根據高校文件處理的實際需求，本文主要從以下幾個方面進行了設計：系統使用用戶的管理、文件審批流程的定義、發文擬寫審批過程的處理、部門收文分發處理、用戶對文件審批過程的監控、文件處理中相關參數的設置等。

根據不同的功能，系統用戶可劃分為“發稿人”、“辦理人”、“收搞人”、“系統管理員”四種不同的角色。系統管理員對系統的整體運行具有管理權限，而其它三種角色用戶都屬于普通用戶，但是由于其在公文流轉過程中所處的節點不同，其擁有的權限不同。一般用戶的權限在其注冊后，由管理人員核實其身份合法后對其權限進行設定。通過審核的用戶才可以登錄系統，根據管理員賦予的權限參與到公文流轉過程中。另外，系統管理員還有設置公文類型、公文正文模板、印章信息設置、部門信息設置的權限。

擬寫公文的具體內容包括填寫公文表單、編輯公文的正文內容、添加公文的附件、設置公文的審批流程。公文只要還未發出，擬寫人員可以對公文內容以及附件進行修改或者刪除操作，文件發出后，根據發文人員設定的文件審批過程進入自動傳遞狀態，發文人員可以跟蹤該文件的當前處理情況。

擁有審批權限的人員在進入系統后，要是有等待其審批的文件，將會被系統提醒其“待辦公文”下有文件等待其審批，公文的具體審批操作包括查看表單信息、修改正文內容、填寫審批意見、加蓋印章、如有需要可以補充或更改后續的審批流程、對于不符合要求的公文也可進行退回操作。

公文審批流程結束后形成正式公文，正式公文會依據公文表單信息中的主送部門或人員、抄送部門或人員信息，被發送到相關收件人的“公文分配”或是“審畢公文”目錄中。正式公文如果是發送到部門，則會被發送到部門領導的“公文分配”，由部門領導發送到部門相關人員的“審畢公文”進行閱覽；如果正式公文發送到個人，則直接出現在其“審畢公文”中。

三、系統其它需求分析

任何軟件系統的良好運行，不僅需要功能上的滿足，還需要滿足一些用戶需要的非功能性需求，主要有以下幾點：

1.可靠性，系統正常運行的能力。可以通過系統在規定時間內出現不同故障的頻率以及能夠被及時恢復所消耗的時間來進行判定。

2.可維護性，需要在設計之初提前考慮。為了方便對系統的維護，本系統采用模塊化設計，模塊之間采用可配置屬性進行配置，方便系統的實現與后期維護，預留一定的空余編碼方便對需求的擴充。

3.易用性，系統需要采用良好的界面來實現人機之間的溝通。盡量保持主流操作習慣，還要對用戶的心理要有所把握。易操作、易學習、易理解、吸引能力是其衡量的幾個指標。

4.安全性，包括系統的自我防護能力、數據信息的完整度、漏洞檢測能力、抗毀能力、預防病毒能力等。通過相應的安全技術防止數據被非法篡改，只允許授權用戶使用，設置備份機制、相關的容錯機制，當系統出現宕機時能夠及時恢復系統的運行，制定相應的策略防止病毒對系統的入侵，對非法的訪問進行有效的隔絕。

四、工作流流程分析

一條工作流由多個工作項以及工作項之間的關系組成。工作流的執行是從起點到終點，在流程中的各個活動可以被辨別，在一個業務過程中可以有很多被執行的任務和活動，但是只能執行一個具體的案例。工作流的處理中，主要由三種結構，分別是順序執行結構、并行執行結構、選擇執行結構。順序執行結構是指活動按照順序執行，活動A在活動B之前，那就先執行A，只有A執行結束，才能執行B；并行執行結構，活動A在活動B和C之前，先執行A，A執行結束后并行執行B和C，活動B、C的執行不分先后；選擇執行結構，活動A在活動B和C之前，先執行A，A執行結束后，可執行B，或者執行C，具體選擇執行那個活動可以靠自動觸發、人工觸發、時間觸發等機制來實現。

結合對具體分析提取的公文流轉管理系統相關工作流簡圖，如圖1所示：

五、系統設計平臺

本文設計的處理系統是通過ASP.NET來實現的。ASP.NET，是微軟重點推廣的B/S開發平臺。選用SQL Server作為數據庫管理系統開發的平臺。選用這樣的技術搭配，方便系統的設計，開發相對節約時間，系統擁有夸平臺性，服務器維護更加方便。

在服務器端，采用Windows提供的IIS服務架構模式。IIS可以使用Windows服務系統的內置的安全機制，提供強大的頁面閱讀、文件傳輸和郵件發送等系統服務。客戶端，采用普通的PC機，內存2G以上，操作系統使用Windows 98及以上版本，瀏覽器使用IE5.0及以上版本。