電子檔案傳統安全管理方案淺析

李華

從管理的內容看，電子檔案傳統安全管理就是要保證處于計算機系統的各個物理位置、邏輯區域、存儲和傳輸介質中的電子檔案內容，在動態和靜態過程中均保持其真實性、完整性、可用性，而要做到這些，就要涉及到電子檔案與人、網絡、環境有關的技術安全、結構安全和管理安全等各個部分，這幾個部分又是相互依賴、互為補充的。從管理的范圍看，電子檔案傳統安全管理包括很多個組成部分，如硬件的安全、軟件的安全、文件的安全、數據的安全等等。這些部分是相互依賴和相互支持的，其中任何一個環節出錯，都會影響電子檔案的安全。從管理的階段看，電子檔案傳統安全管理貫穿電子檔案的孕育期到維護期，涉及到電子檔案形成、收集、積累、鑒定、歸檔、保管、利用的全過程，每個階段的安全也是相互依存的，前一階段檔案安全保護工作的質量直接決定下一階段工作的質量。就目前我國電子檔案傳統安全管理的實際工作情況而言，電子檔案安全管理主要還是依據傳統載體檔案的保護方法，“以防為主，防治結合”，其主要的關注對象是電子檔案載體本身的安全，對其周圍環境及管理方面的影響涉獵較少，具體總結如下：

一、電子檔案傳統安全管理措施

1.載體安全保護。第一保證電子檔案載體的制成材料質量過關。硬件、軟件、磁盤、光盤、輸入輸出設備、信道信宿、其他反饋系統等都是電子檔案生成、存儲、傳輸和提供利用全過程的基礎。電子檔案制成材料主要有電子檔案的載體用料和記錄用料及相關設備用料。第二保證電子檔案載體物理上的安全。這是使其能夠通過電子計算機的軟硬件平臺，完整、準確并以人們可以理解的形式輸出的前提。一般來說，電子檔案最終的載體都是磁、光介質載體，這些存儲載體的壽命直接影響到人類獲取信息的期限。這些載體因為自身的脆弱性，對保管環境要求甚高，所以要增加投入，為其提供適合的、嚴格的保管環境。

2.硬拷貝保護。硬拷貝管理其實質是電子檔案的物理歸檔，在電子檔案產生或接收時，打印輸出硬拷貝（紙或膠片），在紙質檔案保管系統內管理，而將計算機系統內的電子檔案刪除。這種方法的優點是價格便宜，所需技術不多，有成熟的管理和保護方法來管理這些硬拷貝。但這種處理方法其實是紙質檔案歸檔的一種變形，不僅失去了電子檔案多途徑、快速檢索的特點，也損毀或破壞了電子檔案的背景信息和完整性。

3.電子拷貝保護。用脫機媒體拷貝電子檔案，例如制作電子檔案的磁帶備份、光盤備份、磁盤備份，將這些電子備份保存在檔案庫內，形成電子檔案。這種方法的優點是能保留數字方式對電子檔案檢索的特點，并能在一定程度上比較完整地保存電子檔案的內容與背景信息，但電子檔案所使用的磁性載體對庫房環境要求非常嚴格，所以在管理上依然存在著很大的風險。

4.“雙套制”保護。以硬拷貝與電子拷貝雙重備份方式來管理和保護電子檔案，形成兩種介質、同一內容的兩套檔案。國家檔案局、中央檔案館頒布的《電子文件歸檔及電子檔案管理辦法》中規定：“具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔”。“雙套制”既保存了電子檔案的內容信息，又保存了電子檔案應有的特點與作用。但“雙套制”兼容了兩者所投入的人力物力，成本較高，除此之外，在這種保護方法下，電子檔案因為沒有經過運行和處理，沒有在現行期發生效力，沒有相應的元數據，它的檔案屬性和證據力是不完整的，往往淪為紙質檔案的數字化副本。

5.雙軌制保護。文件在生成、運轉直到歸檔成為檔案的過程中，紙質文件與電子文件共存聯動，即兩種版本的文件同步隨業務流程運轉，相輔相成，互為補充。實行雙軌制的機構在文件進行運轉程序時就形成電子與紙質兩種版本，有關人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復的辦理。在辦理完畢后，雙軌制大多導致雙套歸檔。由于雙軌制是紙質、電子全程共存，電子文件參與相關的事務處理，有完整的元數據，所以在此基礎上電子文件邏輯歸檔和物理歸檔完成后會成為真正意義上的電子檔案。因此可以說，雙軌制比雙套制要完善一些。但是雙套制存在的弊端，也被雙軌制繼承下來。

二、電子檔案傳統安全管理措施的局限性

通過對電子檔案傳統安全管理措施的研究，筆者發現安全管理措施，只是傳統保管措施針對數字化發展態勢的一種延伸和改造，雖然能夠起到一定的效果，但并不能從實質上避免風險。筆者認為電子檔案傳統的安全管理措施主要存在著以下五種局限性：盲目性、非系統性、低效率性、被動性和缺乏制度性。

（1） 盲目性。作為電子檔案的最終管理者，檔案部門對于電子檔案所處的風險沒有進行更深刻的探究，沒有從更深層次上發現風險發生的原因。對于所采取的措施只是“人云亦云”，進行簡單的跟風，沒有針對性，對于造成本組織電子檔案風險的因素沒有深入探究，甚至談不上什么了解，對于所采取的應對措施更談不上什么研究，對其用途更是“知其然，不知其所以然”。最終在風險來臨之時，不能有效地控制風險。

（2） 非系統性。電子檔案的風險往往并不是單一因素所造成的，除了內部因素外，還有外部因素。內部因素和外部因素兩者相加，大大加劇了電子檔案所遭遇風險的強度，而傳統的電子檔案保護措施，往往采取的是單一的防護措施，對于電子檔案的保護會出現“頭痛醫頭，腳痛醫腳”的現象，最終還是不能避免電子檔案風險的發生。電子檔案保護的過程是一個復雜的過程，對于其自身及其所蘊含信息的保護是一個系統性工程，非系統的、簡單的防護措施并不能從根本上解決問題。

（3） 低效率性。傳統保護措施的低效效率性主要體現在對于電子檔案的保護成本過高，而對于電子檔案風險的防范并不能取得相應的效果，這之間不能形成一種正比關系，從而造成人力、物力、財力上的巨大浪費。在目前檔案部門經費普遍緊張的情況下，這種投入與產出之間不成比例的現象，不能引起主管部門的重視，進而不能夠刺激主管部門加大對于電子檔案安全管理的投入。

（4） 被動性。電子檔案傳統保護措施往往是被動而為之。對于可能發生的風險，囿于檔案工作者自身信息技術方面知識的欠缺，對信息技術發展了解不足，而維護網絡設備和相關系統的技術人員又往往對電子檔案的知識掌握不足，兩者之間這種信息鴻溝，使電子檔案在風險發生之前往往不能采取有效的措施加以預防，只待風險成為現實之后，才采取相應的措施進行補救。

（5） 缺乏制度性。電子檔案的傳統保護措施缺乏制度性主要體現在兩個方面，一方面電子檔案的安全管理在實施過程中缺乏制度和標準的保障，在實施過程中沒有具體的操作程序可以執行，檔案工作者在操作過程中，存在很大的隨意性，在此期間，再次發生風險的可能性增加，風險的疊加，會給電子檔案帶來更大的危害。另一方面國家對于電子檔案安全管理缺乏相應的法律法規進行規范。以往發布的相關法規一般都集中在信息安全方面，但是電子檔案的安全管理有其特殊性，國家在此方面的關注度不足。

正因為傳統的安全管理不能夠滿足電子檔案的安全要求，我們有必要把目光轉向其他領域，尋求更加合理、科學的方法，來維護電子檔案的真實性、完整性和可用性等。風險管理以其前瞻性、全面性、系統性及科學性引起檔案界的注意。