人事檔案利用的困境與突破思考

龐玲

摘 要：隨著社會的發展，人事檔案管理的工作方式甚至理念都發生了一定的變化，目前，我國人事檔案管理面臨著管理方式上的困境，以及服務重點問題和利用率問題，要想突破這一困境，提高人事檔案利用率，相關部門應堅持以人為本，適度公開檔案信息，維護當事人的檔案知情權，同時，推動人事檔案管理的信息化建設，加強人事檔案管理隊伍素質建設，實現人事檔案管理網絡化與數字化，為其利用率的提高提供基礎支持，在利用過程中，堅持安全利用，維護檔案權威。

關鍵詞：人事檔案利用的困境與突破思考

人事檔案管理工作，屬于一項公共服務性質的工作，由檔案室直接對檔案原件及檔案信息進行管理并且提供相應的服務，是我國人事檔案管理制度及行政管理制度的重要組成部分[1]。在信息時代下，人事檔案管理及利用都面臨著一定的困境，必須進行突破，根據檔案利用的需求，應用現代化的科學技術手段，比如說計算機技術、數據庫技術，構建一個完善的網絡化、數字化檔案管理體系，提高檔案管理工作效率及質量，提高檔案利用的時效性、效率及價值。人事檔案利用是衡量檔案管理工作質量的一項重要指標，也是人事檔案發揮效用的主要價值，如何突破人事檔案利用的困境，是業界討論的焦點。

1人事檔案利用的困境

1.1管理方式上的困境

在傳統的人事檔案管理體系中，為了維護當事人的權益，一般會實施完全性的封閉管理模式，奉行高度保密的工作宗旨，工作重心傾向于檔案信息的收集及管理，而忽略了對于檔案信息的利用。利用才是人事檔案管理的目的，這種對于檔案信息的壟斷式管理方式，會使得組織對于個人的評價過于主觀，過于隨意，由于缺乏有效的監督，信息結論流于形式化，這導致關于人事檔案的糾紛時常發生，較為典型的案件有“湯國基檔案事件”。要想杜絕這類事件的發生，人事檔案部門必須正確處理好保密與開放利用的平衡，創新管理方式[2]。

1.2服務重點問題

人事檔案利用所面臨的困境，與相關的規章制度拖不了干系，在《干部檔案工作條例》中，明確規定了人事檔案使用、查閱權限的擁有者，為領導部門、公安、組織、認識、紀檢監察、安全保衛等部門，而且是在辦理當事人任免、晉升、工資、福利、離退休適宜，或者當事人直系親屬因出國、入黨等需要政審時，或是相關部門因為工作續期需要獲取證明材料時，方可調用，同時，明確規定了任何人都不能夠借用本人或直系親屬的檔案，這相當于直接剝奪了當事人的檔案知情權，這種輕個人、重組織的服務模式，直接導致了人事檔案利用率低的現狀。

1.3利用率問題

目前，我國的人事檔案管理工作仍然是以《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》等規章制度為基礎執行的，而這些規章制度其實已經有著較為長久的歷史，是按照20世紀90年代的人事檔案管理需求制定的，當時的人事檔案利用方式，僅限于紙質查閱和人工檢索，服務便捷度較低，而且反復的翻閱容易導致紙質材料破損，因此，當時人事檔案管理工作的重心是對于檔案信息的收集、管理及檔案原件的修補、維護，而忽略了人事檔案的開放、利用及服務。

2人事檔案利用困境的突破

2.1堅持以人為本，適度公開檔案信息

2007年4月，國務院印發了《中華人民共和國政府信息公開條例》，標志著我國正式步入了政務信息公開時代，而人事檔案則是國家機關及社會組織在人事檔案活動中以一定形式記錄、保存的信息，屬于政府信息的范疇[3]。在現行人事檔案管理規章制度的指導下，政府部門應該秉承著政務信息公開的額原則，適度公開人事檔案信息，充分維護當事人的檔案知情權，在保證信息保密性的基礎上，簡化檔案借用、查閱的手續，放款利用手續，以此來擴大人事檔案的利用范疇，讓人事檔案管理能夠得到一定的監督，以提高檔案信息的真實性和準確性。

2.2人事檔案管理的信息化建設

在傳統的檔案管理中，是以紙張為載體的，在長期儲存的過程中，難免出現紙張受潮或遭蟲蛀，或者文字因光照氧化出現字跡模糊的情況。因此，人事檔案管理部門應該改變檔案管理方式，引進現代化科學技術，加大資金投入力度，配置完善的軟件、硬件設施，構建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統，并將計算機硬盤、磁盤及光盤等電子檔案存儲媒介儲存在合理的地方，按照時間、種類及機密程度，分類存放，將儲存室溫度控制在17℃至20℃，濕度控制在35%至45%，并做好防火防水工作，確保檔案信息的完整性[4]。同時，使用數字處理技術，將紙質檔案轉化為電子資源，儲存起來，建立數據庫，實現檔案信息的異地共享，提高人事檔案利用率。

2.3加強人事檔案管理隊伍素質建設

工作人員應切實掌握各類現代化檔案管理技術，比如計算機技術、數字化技術，并且應用相關軟件、硬件設施，對檔案信息進行統計分析，以提高資源利用率。部門在配置信息化系統及數字化設施后，應該組織檔案管理人員進行集訓，讓其掌握人事檔案管理的信息技術，在工作時，嚴格按照工作要求，將人事檔案信息錄入到電子信息平臺上。而且，在新型人事檔案管理體系中，工作人員必須樹立現代化、網絡化的安全防范意識，提升自己的責任心，保持高度警惕，盡量消除工作中可能引起電子檔案信息泄露的失誤，嚴格按照人事檔案安全管理方案開展日常工作，貫徹落實人事檔案管理的高度保密性原則。

2.4堅持安全利用，維護檔案權威

而且，為了保持人事檔案信息保密及適度公開的平衡，應該從以下兩個方面保障檔案安全：①制定嚴格的檔案安全管理制度。相關部門應該根據人事檔案利用的需求，制定科學合理的開放利用程序，構建差異化的等級權限制度以及責任追究制，對于涉及個人隱私及組織機密的部分，只提供給需知情的合法利用者；②以科技手段及技術設備來保障檔案安全。確保原始檔案的唯一性，而且必須要有當事人的親筆手稿、簽名或者是公章等具有法律效用的憑證，在人事檔案管理過程中，做好電子檔案備份工作，并且合理利用計算機防火墻，以免計算機故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導致電子檔案丟失，或者泄密。

3結語

2014年，國務院發布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確提出了檔案管理工作的改革方針，為社會各項檔案管理工作的實施提出了合理的意見[5]。在大數據時代背景下，人事檔案管理工作也受到了一定的影響，在傳統的管理模式中，人事檔案的利用率是比較低的，而且便捷度不高，應用現代化信息技術，創新人事檔案管理模式，創建電子檔案，實現人事檔案管理的數字化與網絡化，能夠有效提高人事檔案利用率與便捷度。但是，隨著檔案管理的信息化，其保密性逐漸降低，在檔案信息使用、傳輸乃至管理過程中，都有泄密的可能，因此必須在保證當事人權益的同時，做好信息保密工作，在合理限度上進行信息公開。

參考文獻

[1]安洋.淺談社會化、開放式人事檔案管理模式的優勢與發展[J].中國管理信息化，2018，21（01）：128-129.

[2]傅劍波，朱萬木，劉學偉.加強流動人員人事檔案管理 提高公共就業與人才服務水平[J].蘭臺世界，2017（23）：37-39.

[3]張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現實困境與對策——基于大數據思維下高校人事檔案信息化建設的探討[J].學術論壇，2016，39（04）：157-161.

[4]梁燕.基于事業單位養老保險制度改革的人事檔案利用工作研究[J].黑龍江檔案，2016（02）：58.

[5]王雪瑩.試論新時期人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性[J].西部皮革，2016，38（02）：143.