中學檔案數字化建設的思考與創新

黃靈

摘 要：隨著信息化技術的高速發展，互聯網技術和信息技術的應用范圍也在擴大，尤其是對中學龐大的檔案數據的處理有著便捷、高速和系統化的作用。現階段，中學檔案管理工作還存在著不少問題，給教學管理工作的開展帶來了影響。本文分析了中學檔案數字化建設的意義和問題，提出了有效的創新方法。

關鍵詞：中學檔案；數字化；創新；方法

中學檔案記錄了學生在這一時期的學習狀況、心理思想發展，也反映出了學校的管理、教學的發展過程，對于日常的學生管理、教學工作安排等工作都有著重要的作用。傳統的保管方法無論是在保存還是使用的過程中都比較困難，而數字化技術的出現能夠解決這些問題，提高檔案管理工作的效率。

1 數字化檔案管理的作用和問題

中學檔案是學校各項工作的基礎，包括了學生檔案、教師檔案、教研檔案等多種類型，其中最重要的就是學生檔案和教師檔案。目前，大多數的中學都建立了信息化教學和管理系統，在檔案管理方面更是為學生建立了單獨的電子檔案。由于學生人數的增加以及檔案的流動性，產生了繁多的檔案，單純地使用信息化管理無法解決，這就需要建設數字化的檔案管理模式[1]。

中學檔案的數字化建設對學校管理有著重要的作用，可以分為三個方面。第一，中學檔案中的學生檔案以及教師檔案的數量比較大，同企業檔案相比流出和新近的檔案較多。以往的檔案形式查找和利用上都存在問題，而數字化建設的完成可以在網上對檔案數據進行大規模的處理，并且在查找使用時只需鍵入關鍵詞盡可以實現檢索，避免了時間和場地的限制，極大地增加了中學檔案的使用效果。第二，數字化建設簡化了檔案管理的工作流程，降低了在管理工作中的經濟投入。數字化檔案的使用縮減了工作人員數量，避免建設獨立的檔案管理室，節約了空間和人資。同時，數字化檔案的閱讀主要是以電子檔的形式展示，無需對紙質檔案翻閱，減少了對原檔的損壞。第三，提高學校管理工作的效率。中學檔案因其涵蓋了學校工作的方方面面，對教學活動以及日常管理有著積極意義。數字化技術的使用除了能夠提高檔案管理工作的效率外，對學校教學工作管理效率的提升也很重要。

基于數字化建設在中學檔案中的優勢，大多數學校都已經開始引進這一管理體系，但在實際的使用中也存在多種問題。一是中學檔案在收集時，包含的文件和種類很多，檔案的來源也呈現出多樣化的特點，而且原檔還會存在信息不完整、材料不準確的問題。二是中學在設備資源以及資金上都略顯不足，完善的數字化檔案建設需要完備且獨立的檔案室，但大部分學校都不具備這一條件。即使部分學校能夠做到數字化建設的標準化，在信息共享和網絡設置上也存在著問題。三是中學的主要工作重點都集中在教學上，對檔案管理以及數字化建設的認識不足且大部分的管理人員都具備專業的技術操作能力。四是，相關教育部門對數字化檔案制度的制定以及規范上還存在問題，導致每所學校在檔案管理、審核以及查驗的階段標準不一。此外，學校在數字化管理制度的制定上也存在缺失。

2 創新中學檔案數字化建設的方法

2.1 提高檔案管理人員的專業能力

中學檔案數字化建設主要是由管理人員負責，因此，管理人員要從思想、文化和專業能力三個方面進行提高。第一，提高檔案管理人員的思想素質。學校要定期組織管理員進行思想培訓和學習，增強其對檔案管理的重視程度，樹立責任感。第二，提高管理人員的文化素質，鼓勵工作人員的創新意識，不斷地進行知識的學習，掌握多方面的知識，能夠對不同的檔案信息進行處理。第三，提高管理人員的專業技能。學校要最大程度地加強對檔案工作人員信息化技術、數字化技術以及計算機技術的培訓力度，使其能夠將檔案轉化為數字化形式，并為調用檔案的教師和學生提供優質的服務。

2.2 做好數字化建設的各個環節

數字化建設可以分成三個階段，分別是數字化前處理工作、數字化中以及數字化后期。在數字化前處理階段，要調動學校的各級人員，針對學校的實際情況制定完整、可操作性的計劃，并做好原檔的收集等前期準備工作。接著成立專門的數字化建設小組，一般在進行檔案錄入時要遵守固定檔案以及時間久、價值大的檔案優先的原則，錄入檔案的時間和范圍也要這一階段做出具體的要求。其次，確定工作流程和方法。為了更好地實現中學檔案的數字化建設，管理人員要做好登記統計以及分類的工作，以便在轉變為數字化形式時能夠按照相應的順序錄入，減少時間的浪費。最后，數字化檢索系統也十分重要。檔案的檢索目錄的制作是實現數字化建設的基礎工作之一，也是常出現問題的所在。相關人員要規范目錄信息輸入的格式以及準確性，借鑒企業檔案管理的規章制定出一套完整的檢索要求，保障質量。同時，在對目錄進行分類時要注意詞語重復和模糊的現象，必須將題目統一。

在數字化建設的中間時期，要嚴格地對檔案數字化加工監督。將中學收集的原檔分類處理，并按照一定的數字化流程進行，如紙質檔案整理、掃描、圖片加工、存儲等九個步驟。在這一系列的過程中，要對檔案掃描加大重視程度。先要根據檔案的尺寸大小選擇合適的掃描設備，對于出現缺損和褶皺的檔案要在修復后再次掃描，且掃描檔案時不能出現缺頁和漏頁的問題。想要保證檔案的清晰度，可以使用彩色掃描設備，若檔案出現了污點等問題要清理后再進行掃描工作。在數字化的后期，要做好數字化檔案的日常管理和維護工作[2]。

2.3 健全檔案管理制度

中學答案管理中之所以會存在文件收集以及管理中出現問題，主要在于學校沒有制定完善的數字化管理制度，對每個班級以及各個部門提交的原檔沒有統一要求。為了解決這一問題，學校的文檔數字化管理部門要完善相關的檔案管理制度并按照實際管理工作中出現的問題對條款適當的刪減和增加。

首先，學校的檔案管理部門要對實際工作中產生的原檔類型進行劃分，有針對性和目的性地將其轉化為數字化檔案，并對紙質檔案的文檔格式和內容統一要求，例如：以班級為單位提交的學生檔案就可以規定以表格的形式，內容則要包括學生的年齡、籍貫等基本個人信息、學生有無違紀現象等在校表現、各個學期的成績等。而中學檔案中也會出現特殊形式的檔案，一般有兩種，一是學校對教師教學考察中產生的記錄視頻和音頻圖像，這種文檔的提交要先轉化為文字形式后在統一的使用表格提交。二是學校的實習教師和待考察學生的答案，由于檔案的不穩定性，文檔管理人員在保存這類文檔時，要建立臨時的信息儲備庫，方便對文檔信息及時的修改和調用。

其次，在保證原檔信息的完整和準確之后，要將其同意轉化成數字化檔案的形式，借鑒國家檔案管理標準和先進學校的經驗，制定符合上級要求以及學校發展的檔案管理制度。學校要將各個班級提交原檔的時間幾率到學校規章中，并在各個年級分設檔案管理負責人，對檔案提交延遲和信息不規范的年級進行懲處，并且要對數字化處理進行管理，以免在這一過程中出現問題。最后，檔案數字化管理離不開監督制度。監督制度的建立能夠規范中學檔案管理工作，確保管理制度在日常的工作中順利地開展。

3 結語

數字化同中學檔案管理的結合能夠提高管理工作的效率，簡化查閱和使用流程，對優化學校的管理工作有著積極影響。在實際的數字化建設過程中，要做好數字化建設的各個環節、健全檔案管理制度和提高人員素質，發揮出中學檔案的作用。

參考文獻

[1]陳麗冰淺談如何推行中學檔案工作的規范化標準化[J].中國高新區，2018，12（02）：114.

[2]王嘉璽，淺談中學檔案管理人員的素養[J].學周刊，2017，23（33）：50-51.