信息化視角下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理探究

張虹

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代信息化技術(shù)在越來(lái)越多的領(lǐng)域得到了應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案管理也在進(jìn)行著一場(chǎng)全新的變革。本文簡(jiǎn)要分析會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性的提出相應(yīng)的建議，以求有助于會(huì)計(jì)檔案的電子化管理發(fā)展完善及創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；會(huì)計(jì)檔案；電子化管理；模式探究

1 會(huì)計(jì)檔案管理主要現(xiàn)狀分析

（一）檔案的保存分散混亂、會(huì)計(jì)檔案缺失的現(xiàn)象嚴(yán)重

會(huì)計(jì)檔案是反映和記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的載體，主要包括原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等。目前，相當(dāng)一部分的單位還沒(méi)有設(shè)立或者尚未完善專門的檔案管理部門，導(dǎo)致檔案資料遺失的現(xiàn)象多次發(fā)生，檔案的保存不規(guī)范、不完整甚至?xí)?jì)檔案缺失的現(xiàn)象嚴(yán)重。這一方面說(shuō)明相關(guān)單位單位對(duì)于會(huì)計(jì)管理工作本身存在著許多的不足，不僅不利于單位的運(yùn)營(yíng)發(fā)展，還會(huì)致使單位的經(jīng)營(yíng)效益甚至社會(huì)聲譽(yù)受到損害。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理缺乏效益性、時(shí)效性和系統(tǒng)性

隨著信息化的不斷推進(jìn)，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)也開(kāi)始采用先進(jìn)的信息技術(shù)，使財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)手段更加智能化和高效化，從而替代傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)手段。雖然按照檔案的管理規(guī)定來(lái)說(shuō)，仍然需要打印紙質(zhì)檔案，但是查閱電子檔案的高效性已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了紙質(zhì)檔案，使得紙質(zhì)檔案的利用率也明顯下降。而可惜的是，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理作為新興事物卻又沒(méi)有得到相應(yīng)的重視和發(fā)展，無(wú)法提供高水平的會(huì)計(jì)檔案信息來(lái)滿足單位的實(shí)際經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需求，從而也就出現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案的利用和管理普遍缺乏效益性、時(shí)效性和系統(tǒng)性的的尷尬現(xiàn)實(shí)。因此，要不斷創(chuàng)新和完善會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，從而滿足對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用需求。

此外，由于原始憑證與ERP系統(tǒng)集成憑證的匹配要在事后進(jìn)行，且兩種憑證的數(shù)量有差異等原因，都使得財(cái)務(wù)人員的工作難度及工作量大大增加。

2 轉(zhuǎn)變與改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理模式，提高會(huì)計(jì)檔案的利用服務(wù)水平

早在2015年12月，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的出臺(tái)就已經(jīng)明確了電子會(huì)計(jì)檔案的地位，列入了會(huì)計(jì)檔案管理范圍。電子會(huì)計(jì)檔案管理的推行一方面可以精簡(jiǎn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理，降低單位成本，另一方面也是順應(yīng)信息化管理發(fā)展的需要，從而推進(jìn)單位管理效率的提升。

由于電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在工作地點(diǎn)、范圍、內(nèi)容等方面存在極大的不同，因此未來(lái)確保電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的落實(shí)到位，電子會(huì)計(jì)檔案管理工作可以從硬件設(shè)備、基本制度、組織流程、業(yè)務(wù)規(guī)范、安全保障幾方面進(jìn)行實(shí)施推進(jìn)。

（一）完善相關(guān)硬件設(shè)施建設(shè)，提升會(huì)計(jì)檔案的利用率

傳統(tǒng)的查賬模式是先在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中找到憑證號(hào)，根據(jù)憑證號(hào)再進(jìn)入檔案室尋找相關(guān)的資料，給查賬等工作帶來(lái)非常大的不便，也必然會(huì)影響查賬的效率。因此，利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)改進(jìn)檔案管理的硬件設(shè)備是要提高會(huì)計(jì)檔案的利用率的重要措施。此外，建立起會(huì)計(jì)檔案相應(yīng)的查詢系統(tǒng)，也是提高會(huì)計(jì)檔案的利用率的有效手段。

（二）各單位檔案管理部門需要一套全新的管理模式

因?yàn)闆](méi)有前車之鑒，缺乏一套系統(tǒng)化、理論化的管理制度及有效的指導(dǎo)，從而導(dǎo)致之前的各單位檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，使得檔案管理建設(shè)過(guò)程進(jìn)度緩慢，走了許多彎路。因此，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快根據(jù)自身實(shí)際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理制度。該制度應(yīng)該囊括檔案管理工作的各個(gè)方面，使檔案工作人員在工作中有法可依，合理的科學(xué)的安排檔案管理工作的工作流程。另外，還要制定一套監(jiān)督制度，隨時(shí)監(jiān)督檔案管理工作，保護(hù)檔案的保密性，絕不能給不法分子可乘之機(jī)。

（三）規(guī)范組織流程

在電子會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，要設(shè)置相應(yīng)的管理職責(zé)，合理優(yōu)化組織流程，從而形成電子會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一管理體系，保證電子會(huì)計(jì)檔案工作質(zhì)量。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)資料移交前的收集、整理、保管等，單位信息化系統(tǒng)要能夠使財(cái)務(wù)與檔案管理一體化，能夠固化公司每項(xiàng)業(yè)務(wù)處理流程及信息，這些信息形成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)信息的規(guī)范化、統(tǒng)一化和自動(dòng)化管理，為會(huì)計(jì)檔案的管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（四）規(guī)范會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)

會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是會(huì)計(jì)檔案的立足點(diǎn)，只有會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作做好了，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)才能有效的對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行準(zhǔn)確無(wú)誤的接收和處理，轉(zhuǎn)換成符合要求的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等電子會(huì)計(jì)資料，才能為后續(xù)的經(jīng)辦、審核、審批等必要的電子簽證程序做好鋪墊工作。借助于信息化系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作。會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)要能接收信息系統(tǒng)生成和傳送過(guò)來(lái)的會(huì)計(jì)資料，確保信息的真實(shí)有效。

（五）建立安全保障制度

會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)施，使檔案的安全迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)，從系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、使用過(guò)程等多方面建立電子檔案安全保障體系。在使用過(guò)程中，建立安全權(quán)限控制機(jī)制，對(duì)于檔案的整理、查詢等不同類別的工作要賦予不同的權(quán)限，防止會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的篡改和泄露。在系統(tǒng)的安全上，采用相應(yīng)的IT系統(tǒng)安全保障電子會(huì)計(jì)檔案形成前不被篡改，保證各授權(quán)人員的規(guī)范化操作，保障硬件的系統(tǒng)安全和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的安全。電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)事項(xiàng)均會(huì)產(chǎn)生影響。另外，電子票據(jù)對(duì)會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督檢查提供了多層次、全方位的會(huì)計(jì)管理信息，在很大程度上提高了事后監(jiān)督和核實(shí)的效用。

3 結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已經(jīng)漸漸無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代電子化管理發(fā)展的要求，因此探索、適應(yīng)和不斷創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案的管理模式，勢(shì)在必行，尤其是要發(fā)展、改進(jìn)以及不斷完善會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，以求充分利用并發(fā)揮出信息化技術(shù)的積極作用，從而提高檔案利用率，最終推動(dòng)相關(guān)事業(yè)企業(yè)的發(fā)展。

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