淺談檔案管理人員的繼續(xù)教育及培訓(xùn)

田芳

檔案是人類各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，是珍貴歷史文化遺產(chǎn)的重要組成部分，是社會(huì)文明進(jìn)步的階梯。檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，作為檔案工作的主體，檔案人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的質(zhì)量乃至整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，檔案工作者要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)繼續(xù)教育，不斷更新、優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷提高自己的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的背景下，社會(huì)信息公開意識(shí)極大強(qiáng)化，人們對(duì)檔案信息的需求以及獲取方式都在發(fā)生重大變化，然而檔案部門相對(duì)封閉的管理方式和傳統(tǒng)的人力資源配置使這一職業(yè)缺乏內(nèi)在的應(yīng)對(duì)機(jī)制。檔案職業(yè)主體構(gòu)成素質(zhì)不容樂觀，檔案職業(yè)邊緣化日益加劇。在這樣的背景下，檔案工作者的勝任，對(duì)優(yōu)化檔案人力資源配置、促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展尤為重要。

1 加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)的需求

1、檔案管理工作人員現(xiàn)實(shí)狀況的需求

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案工作表現(xiàn)出明顯的智能化發(fā)展規(guī)律，各種新技術(shù)應(yīng)用于檔案管理正逐步變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)并不斷推廣。目前，在檔案工作中推廣的以電子計(jì)算機(jī)為核心的包括電信、縮微復(fù)制、聲像技術(shù)在內(nèi)的一切先進(jìn)手段使檔案管理工作日益自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。就我國(guó)現(xiàn)有檔案人員的整體水平很難應(yīng)對(duì)信息化帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

從政治素質(zhì)和職業(yè)道德水平來看，檔案工作的機(jī)要性和服務(wù)性要求檔案人員要具備較高的政治素養(yǎng)和全心全意為人民服務(wù)的工作精神。但在實(shí)際工作中，由于檔案工作的職業(yè)特點(diǎn)致使一些業(yè)務(wù)人員在工作中產(chǎn)生了消極落后的思想觀念。比如個(gè)別檔案人員出于對(duì)物質(zhì)利益的追求，政治立場(chǎng)不夠堅(jiān)定，沒有樹立起正確的是非觀念，違背了檔案工作的基本準(zhǔn)則，借助工作便利，私自篡改或銷毀檔案，泄漏機(jī)密檔案的內(nèi)容等。還有檔案人員在工作中沒有端正工作態(tài)度，為用戶提供服務(wù)時(shí)態(tài)度不夠熱情。以上種種行為在很大程度上影響了檔案工作在公眾心目中的形象，甚至違背了檔案工作維護(hù)歷史原貌的基本原則，造成的危害是不可估量的。

2、檔案管理工作發(fā)展的需求

科學(xué)發(fā)展觀的第一要義就是發(fā)展，檔案人員自身也要不斷發(fā)展，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。隨著檔案工作的不斷發(fā)展，檔案人員自身的知識(shí)與技能也應(yīng)當(dāng)經(jīng)常擴(kuò)大和更新，因此應(yīng)當(dāng)為檔案人員在職業(yè)生涯中需要學(xué)習(xí)的各個(gè)階段提供多種多樣的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，這就需要為在職人員提供各種形式的教育培訓(xùn)以滿足需要。

檔案工作者除了掌握檔案學(xué)基本知識(shí)以外，還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識(shí)和技能，例如組織文字材料的寫作能力、歷史知識(shí)、古漢語知識(shí)、檔案宣傳和展覽等知識(shí)；檔案行政管理人員還應(yīng)該掌握一定的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等知識(shí)；檔案編輯出版工作人員應(yīng)該掌握新聞學(xué)、編輯學(xué)、出版學(xué)等方面的知識(shí)。檔案工作者只有掌握了相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，才能在新形勢(shì)下更好地完成檔案工作任務(wù)，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

2 檔案工作者能較好的勝任檔案工作應(yīng)該具備的特質(zhì)

1、穩(wěn)定的心理特質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)管理性、政治性工作，在整個(gè)工作體系中處于為各項(xiàng)中心工作提供憑證和參考依據(jù)的從屬地位，而不是主導(dǎo)地位；并且由于檔案工作的專業(yè)性特點(diǎn)，其工作意義和成就不容易被大多數(shù)人理解和認(rèn)可。因此檔案工作者在工作中容易產(chǎn)生消極壓抑的情緒，影響工作能力的正常發(fā)揮，阻礙工作發(fā)展。所以，檔案工作者要具備穩(wěn)定協(xié)調(diào)的心理特質(zhì)，性情恬靜、心態(tài)平和，能夠調(diào)節(jié)焦慮、壓抑等負(fù)面情緒，保持積極健康的心理，享受平凡工作帶來的滿足感和成就感。

2、外傾的性格特質(zhì)

傳統(tǒng)意義上的檔案工作主要是檔案整理和管理等靜態(tài)工作，要求檔案工作者具備的性格特質(zhì)是甘于寂寞、默默奉獻(xiàn)等；但是隨著檔案工作的發(fā)展和社會(huì)檔案意識(shí)的提高，檔案工作的服務(wù)性、社會(huì)性功能逐漸強(qiáng)化，檔案工作者在日常的檔案收集整理工作中需要與本機(jī)關(guān)各個(gè)部門溝通，監(jiān)督指導(dǎo)檔案工作的開展；在檔案利用服務(wù)工作中，要與利用者形成良好溝通，了解利用需求，成為利用者與館室藏檔案之間的有效橋梁。所以檔案人員需要具備更強(qiáng)的溝通和協(xié)調(diào)等外傾性能力，才能充分利用完成工作所需要的資源，更好地勝任工作。

3、較高的道德水準(zhǔn)

檔案工作者個(gè)人的道德品質(zhì)修養(yǎng)是勝任檔案工作需要的重要特質(zhì)。檔案工作者所管理的檔案信息內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密和公民個(gè)人隱私，檔案工作者必須以較高的道德水準(zhǔn)擔(dān)負(fù)起國(guó)家和社會(huì)給予的特殊信任。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)際檔案理事會(huì)于1996年通過的《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》，檔案工作者應(yīng)該具備忠于職守、愛崗敬業(yè)；遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密；博學(xué)求進(jìn)，公正服務(wù)的職業(yè)道德。檔案工作者必須將檔案職業(yè)道德內(nèi)化為內(nèi)心的情感和信念，并以此指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐，才能較好的履行職業(yè)使命。

4、較強(qiáng)的成就動(dòng)機(jī)

成就動(dòng)機(jī)是個(gè)體追求自認(rèn)為重要的有價(jià)值的工作，并使之達(dá)到完美狀態(tài)的動(dòng)機(jī)，即一種高標(biāo)準(zhǔn)要求自己取得活動(dòng)成功的動(dòng)機(jī)。檔案工作者需要有較強(qiáng)的成就動(dòng)機(jī)，具備對(duì)社會(huì)和歷史負(fù)責(zé)的職業(yè)責(zé)任感和榮譽(yù)感，以維護(hù)人類社會(huì)歷史記憶的真實(shí)性、可靠性與連續(xù)性為最終目標(biāo)，才能自發(fā)地積極地投入工作，控制自己，盡量不受外界環(huán)境影響，克服工作中的種種困難和障礙，取得優(yōu)良的業(yè)績(jī)。

3 對(duì)加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)的幾點(diǎn)建議

1、加強(qiáng)師資和教材建設(shè)

檔案人員的教育培訓(xùn)不同于一般的學(xué)習(xí)深造，受教育者有其自身的特點(diǎn)。由于接受教育培訓(xùn)的學(xué)習(xí)者大都是處于檔案管理、科研第一線的在職人員，因此教育培訓(xùn)要求理論聯(lián)系實(shí)際，學(xué)以致用，既要反映當(dāng)前新知識(shí)、新方法、新內(nèi)容，具有理論性和先進(jìn)性，又要切合實(shí)際情況，具有針對(duì)性和實(shí)用性。要達(dá)到這一點(diǎn)，一要有高水平的師資，二要有高質(zhì)量的教材。就師資而言，目前來源主要有兩個(gè)，一是聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的有一定知識(shí)水平的在職或離職的本行業(yè)人員，一是借助高校的師資優(yōu)勢(shì)，聘請(qǐng)專職教師。搞好兩種來源的結(jié)合，保證專職教師的比例，確保教育培訓(xùn)的師資質(zhì)量。教育培訓(xùn)的教材也應(yīng)得到足夠重視。由于參與培訓(xùn)的人員情況各有不同，因此要考慮到學(xué)員的整體特點(diǎn)，編寫適合以自學(xué)為主的實(shí)用性強(qiáng)的教材，同時(shí)要注重行業(yè)新熱點(diǎn)、新動(dòng)態(tài)，涵蓋一些前沿內(nèi)容，滿足檔案工作向前發(fā)展的需要。

2、為檔案人員的教育培訓(xùn)提供制度保障

許多國(guó)家在員工培訓(xùn)方面都采用“教育休假制” 來實(shí)施作為終身教育戰(zhàn)略的回歸教育，以便使員工的知識(shí)技能得到不斷的更新。這方面比較典型的國(guó)家有美國(guó)、日本和德國(guó)。筆者認(rèn)為，這樣的制度可以引入我國(guó)檔案行業(yè)中來，結(jié)合我國(guó)檔案工作和檔案工作人員的實(shí)際情況，建立健全針對(duì)檔案人員教育培訓(xùn)的一套規(guī)章制度。一方面，可以保障檔案工作人員接受繼續(xù)教育的基本權(quán)利，為其個(gè)人發(fā)展提供一定的空間，滿足個(gè)人發(fā)展的需要；另一方面可以使檔案部門人力資源的質(zhì)量得到不斷提升，推動(dòng)檔案工作更好的發(fā)展。

3、采取靈活多樣的教育培訓(xùn)形式

檔案人員教育培訓(xùn)的形式有許多種，從時(shí)間上看，有長(zhǎng)期培訓(xùn)和短期培訓(xùn)；從內(nèi)容上看有專業(yè)理論培訓(xùn)和工作技能培訓(xùn)；從培訓(xùn)手段上看，有講授、自學(xué)、研討交流等等。各級(jí)檔案部門應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)本單位的人員水平和實(shí)際情況，采取靈活多樣的教育培訓(xùn)形式。參加培訓(xùn)的多是在職的檔案業(yè)務(wù)人員，一方面他們是成年人，有一定的學(xué)習(xí)和分析能力，另一方面，他們是在職人員，有自己的工作要做。針對(duì)檔案人員自身的特點(diǎn)，一般應(yīng)當(dāng)采取以自學(xué)和短期培訓(xùn)班為主、其他培訓(xùn)方式為輔的培訓(xùn)形式。