職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理工作路徑研究

摘 要：隨著職業(yè)院校畢業(yè)生就業(yè)環(huán)境的轉(zhuǎn)變和就業(yè)難局面的出現(xiàn)，學(xué)生檔案滯留學(xué)校和個(gè)人手中的現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，高校和各級(jí)檔案代理機(jī)構(gòu)“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象也日益增多。職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)尋求有效途徑，加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理已迫在眉捷。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生檔案；管理；途徑

隨著社會(huì)環(huán)境變化和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，作為高校畢業(yè)生重要材料之一的學(xué)生檔案往往被忽視，很多畢業(yè)生和用人單位都沒(méi)有意識(shí)到檔案的重要作用，甚至對(duì)畢業(yè)后檔案的去向都漠不關(guān)心，隨意將個(gè)人檔案代理到人才中心，從此不聞不問(wèn)，檔案成為了一潭死水，根本無(wú)法發(fā)揮其利用價(jià)值。為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下高校畢業(yè)生擇業(yè)雙向選擇的需要，切實(shí)發(fā)揮畢業(yè)生檔案的作用，為畢業(yè)生就業(yè)、擇業(yè)提供有效的憑證、參考服務(wù)，職業(yè)院校要結(jié)合環(huán)境的變化，探索出新的就業(yè)環(huán)境下畢業(yè)生檔案管理的有效途徑。

1 職業(yè)院校畢業(yè)生檔案是人事檔案的基礎(chǔ)和重要源泉

1、學(xué)生檔案真實(shí)記錄了學(xué)生學(xué)習(xí)的全過(guò)程。學(xué)生檔案是由學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)形成的原始材料組成的，這些材料真實(shí)地記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，如實(shí)地反映出學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量和獎(jiǎng)懲情況，其原始性和真實(shí)性是不可取代的。

2、學(xué)生檔案為用人單位錄用新員工的政審和考核提供重要依據(jù)。在畢業(yè)生評(píng)優(yōu)、考核和用人單位的政治審查過(guò)程中，學(xué)生檔案以其自身的原始性、真實(shí)性等特點(diǎn)毋庸置疑地成為首選依據(jù)。通過(guò)檔案反映出來(lái)的畢業(yè)生個(gè)人的綜合情況可信度更高，也更為全面、真實(shí)。

3、學(xué)生檔案在個(gè)人的定崗、定職、晉級(jí)、工作調(diào)動(dòng)、出國(guó)等多方面也會(huì)起到憑證作用。學(xué)生檔案具有獨(dú)特的不可再生性和時(shí)間記錄性，不同階段、不同時(shí)期形成的反映個(gè)人學(xué)習(xí)、工作等方面情況的材料是人生的“記錄本”，對(duì)個(gè)人的成長(zhǎng)起到重要的憑證作用。

2 畢業(yè)生檔案管理工作存在的問(wèn)題

1、畢業(yè)生檔案材料本身存在的質(zhì)量問(wèn)題。一方面，很多歸檔材料會(huì)出現(xiàn)填寫(xiě)錯(cuò)誤、涂改、字跡模糊和填寫(xiě)不完整等情況，這在很大程度上影響了學(xué)生檔案的真實(shí)性和憑證作用；另一方面，歸檔材料不齊全現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。例如有的學(xué)生入學(xué)時(shí)沒(méi)有及時(shí)上交高中檔案，有些學(xué)生由于出國(guó)、實(shí)習(xí)或工作等原因，畢業(yè)時(shí)忽略了畢業(yè)生登記表、自傳等材料的填寫(xiě)，造成了畢業(yè)生檔案材料的缺失。

2、畢業(yè)生檔案派遣難。首先，學(xué)生畢業(yè)后檔案的派遣率逐年降低。由于就業(yè)形式的變化和就業(yè)壓力增加，越來(lái)越多的高校畢業(yè)生在畢業(yè)后都不急于辦理檔案派遣，有些想再考研、考公務(wù)員或是目前工作不穩(wěn)定暫時(shí)不需要檔案的學(xué)生都把檔案放在學(xué)校，不做任何處理，這就導(dǎo)致應(yīng)屆生的派遣率逐年降低，學(xué)校滯留的畢業(yè)生檔案越來(lái)越多。其次，很多畢業(yè)生盲目派遣，自己并不清楚檔案的去向，即使辦理了檔案派遣，也是對(duì)自己的檔案置之不理，更無(wú)法發(fā)揮發(fā)揮畢業(yè)生檔案的利用價(jià)值。再次，由于傳遞方式的限制，很多畢業(yè)生檔案都難以成功轉(zhuǎn)遞。按照有關(guān)規(guī)定，人事檔案的轉(zhuǎn)遞方式是機(jī)要交通或是專人遞送，嚴(yán)禁郵寄或交本人自帶。由于很多地方與機(jī)要局沒(méi)有建立投遞關(guān)系，導(dǎo)致很多畢業(yè)生檔案的機(jī)要件被退回學(xué)校，而且學(xué)生往往在畢業(yè)后都更改了聯(lián)系方式，學(xué)校根本聯(lián)系不到學(xué)生本人，學(xué)生也不到學(xué)校詢問(wèn)檔案轉(zhuǎn)遞情況，這就造成了退回的檔案在學(xué)校長(zhǎng)時(shí)間積壓，無(wú)人問(wèn)津。

3、畢業(yè)生檔案派遣后回執(zhí)難。機(jī)要交通的查詢要受到時(shí)間的限制，一般的機(jī)要件在寄出一年內(nèi)可以查詢簽收情況，過(guò)期后將無(wú)法查詢，因此畢業(yè)生檔案派遣的回執(zhí)就顯得尤為重要。但是，現(xiàn)實(shí)情況中檔案的回執(zhí)常常很難齊全。一方面，有的高校由于畢業(yè)生檔案派遣工作時(shí)間緊、數(shù)量多、任務(wù)重等原因，常常忽略了檔案回執(zhí)的填寫(xiě)；另一方面，用人單位在接收了檔案后并不及時(shí)辦理回執(zhí)，也不通知畢業(yè)生本人檔案是否已經(jīng)受到，甚至有的單位根本就不填寫(xiě)回執(zhí)，學(xué)校就很難掌握畢業(yè)生檔案派遣的信息，給日后的查詢、利用工作造成了很大的麻煩。

4、“死檔”“棄檔”現(xiàn)象逐步增多。高校和社會(huì)畢業(yè)生檔案管理部門(mén)近年來(lái)都出現(xiàn)了大量畢業(yè)生的“死檔”、“棄檔”，存放在這些地方的檔案多年來(lái)都無(wú)人問(wèn)津，更沒(méi)有補(bǔ)充必要的存檔材料，往往是學(xué)生畢業(yè)后檔案便進(jìn)入了休眠期。不僅在庫(kù)房容量、管理人員等方面給各部門(mén)造成了很大的壓力，不利于以后的查詢、利用，也會(huì)因?yàn)闄n案材料的殘缺不全或經(jīng)歷斷檔而降低了畢業(yè)生檔案的利用價(jià)值，人事檔案材料一旦缺失，就會(huì)造成人生經(jīng)歷的空白，這是很難彌補(bǔ)和挽回的。

3 加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理的有效途徑

1、高等學(xué)校要積極利用各種宣傳方式，加大畢業(yè)生檔案工作的宣傳力度和范圍。加大宣傳是加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理的最直接的方式，這種潛移默化的影響具有長(zhǎng)期性和有效性。檔案部門(mén)通過(guò)教育、展示、講座等各種途徑讓學(xué)生了解檔案的重要性，清楚個(gè)人檔案的內(nèi)容，知道畢業(yè)后檔案的安置方式和轉(zhuǎn)遞途徑。特別是在新生中更要普及檔案知識(shí)，教育大學(xué)生們認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)自己日后學(xué)習(xí)和工作的重要性，這是加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理工作的源頭和關(guān)鍵所在，這也是在一定程度上改變畢業(yè)生對(duì)待自己檔案的漠視態(tài)度，減少“棄檔”“留檔”現(xiàn)象發(fā)生的有效途徑之一。

2、將學(xué)生檔案派遣工作與畢業(yè)生辦理離校時(shí)的各項(xiàng)工作緊密聯(lián)系在一起，強(qiáng)化畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，提高派遣率。一方面，在辦理離校手續(xù)時(shí)，在離校通知單上加上檔案派遣項(xiàng)目；另一方面，通過(guò)校園網(wǎng)、校園廣播等方式向畢業(yè)生宣傳辦理檔案派遣的程序、注意事項(xiàng)和重要意義，積極引導(dǎo)畢業(yè)生及時(shí)辦理檔案派遣，盡量避免畢業(yè)生檔案長(zhǎng)期滯留學(xué)校所帶來(lái)的對(duì)日后的考研、出國(guó)留學(xué)、就業(yè)等方面的麻煩。同時(shí)，也督促畢業(yè)生在日后及時(shí)了解檔案是否已經(jīng)轉(zhuǎn)遞到單位，盡快將回執(zhí)寄回學(xué)校，避免轉(zhuǎn)遞過(guò)程中的差錯(cuò)問(wèn)題。

3、強(qiáng)化畢業(yè)生檔案信息的資源共享工作，提高管理效率。首先，在選擇計(jì)算機(jī)管理軟件時(shí)，各個(gè)單位都要考慮到軟件的兼容性，最好是選擇相同或近似的軟件，特別是社會(huì)的畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)要及時(shí)了解高校的學(xué)生檔案管理軟件的基本情況，這樣在畢業(yè)生走向社會(huì)后才能把高校的畢業(yè)生檔案的基本信息共享過(guò)來(lái)，這樣在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)換和查詢等方面都比較容易操作，有利于提高工作效率。其次，對(duì)軟件中的具體錄入項(xiàng)目的選擇也要盡量統(tǒng)一，做到實(shí)用、簡(jiǎn)練，不要盲目地追求多而全。再次高校畢業(yè)生檔案管理部門(mén)要提高計(jì)算機(jī)管理的網(wǎng)絡(luò)化程度。最后，高校畢業(yè)生檔案管理部門(mén)要保持緊密的聯(lián)系，提高畢業(yè)生檔案信息資源的共享率。

在就業(yè)環(huán)境日益復(fù)雜的社會(huì)大環(huán)境下，職業(yè)院校畢業(yè)生檔案的管理工作正面臨著巨大的挑戰(zhàn)。面對(duì)復(fù)雜的就業(yè)情況和多變的就業(yè)形式，檔案作為畢業(yè)生的重要人生經(jīng)歷的憑證，更需要細(xì)心、快捷、準(zhǔn)確、安全的管理。畢業(yè)生檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，作為檔案管理者，我們有責(zé)任、有義務(wù)采取各種途徑來(lái)加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理工作，真正發(fā)揮畢業(yè)生檔案在其就業(yè)過(guò)程中的重要作用，為大學(xué)生的順利就業(yè)提供有效的幫助。

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作者簡(jiǎn)介

薛文敏（1984-），女，漢族，廣西北流人，研究生班學(xué)歷，工學(xué)學(xué)士學(xué)位，助理工程師，廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：行政管理、檔案管理。