關于做好檔案管理工作的幾點思考

摘 要：知識經濟時代，檔案管理作為一種知識管理，在社會發展中具有越來越重要的地位和作用。為了使檔案工作規范化、標準化，必須建立健全切合實際的檔案管理制度，實施“以我為主”的立卷歸檔原則，嚴格公文的制發，提高紙質檔案立卷的質量，做好文書及電子文件的處理工作。本文針對檔案管理工作，提出幾點看法。

關鍵詞：檔案工作；檔案管理制度

檔案規范化管理是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文件形成工作是實現檔案規范化管理的重要基礎工作。雖然文件形成工作與檔案管理工作各有不同的任務，具有相對的獨立性，但由于文件是檔案的來源，檔案是文件的歸宿，所以，兩者又是文件工作流程中緊密相關的環節。另外，檔案是國家機構、社會組織和公民個人在實踐活動中直接形成的有一定保存價值的各種形式的歷史記錄，而檔案工作的根本目的就是檔案利用。做好檔案管理工作，是提高檔案利用水準的基礎。本文從文件形成、檔案利用和檔案管理幾個方面，談一談自己的看法。

1 文件材料形成是推進檔案規范化管理的前提

文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來。即文件材料形成的如何，不僅決定文件本身的質量，同時，也影響歸檔后檔案的質量，決定了檔案管理規范化工作的質量。目前，規范文件材料的形成重點應注意以下問題。一是文件用紙質量要符合要求，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。二是文件字跡要牢固清晰。應使用耐久的書寫材料，不應使用容易褪色的筆種、墨水，以利于日后長久保管利用，這是文件形成規范化的基本要求。

2 立卷歸檔是推進檔案工作規范化管理的關鍵環節

立卷組合的無序和重復是阻礙檔案規范化管理的最大問題。檔案工作規范化管理的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化，而立卷歸檔工作則是其中關鍵環節。因此，要求立卷歸檔中，一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性。結束文件階段現行使命的文件，且其中有保存價值的，才能進入立卷或歸檔程序，不符合上述條件的，則不能立卷或歸檔，否則，極易造成文件歸檔不嚴謹，勢必造成日后檔案管理的無序和混亂。二是明確立卷歸檔的范圍、重點和進行合理的立卷分工。三是有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中，要把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不混入，特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部形成過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案即完整也不龐雜，為檔案規范化管理奠定堅實的工作基礎。

3 提高案卷質量是推進檔案工作規范化管理的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，文件材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案規范化管理質量的操作性因素。因此，在推進檔案管理的工作進程中，我們要注意解決好案卷質量問題，以有利于檔案規范化管理中的分類和檢索，同時要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

4 利用多種手段，全方位、多層次，建設檔案利用三維全息立體服務模式

我們建立檔案的目的，就是要利用檔案，利用檔案的手段多種多樣，有在檔案館或檔案室設立閱覽室，這是目前檔案利用最普遍的方式。另外還有利用Internet網絡資源，在線發布檔案檢索利用工具等。檔案館的閱覽室有專門設施、有專人監護，既便于檔案保護和保密，又能為利用者提供較好的閱覽條件，但不足的是，檔案查閱受到地域限制，檔案內容不能遠距離傳播。而利用國際互聯網，建設專門的檔案信息網站，一方面可以展示檔案規章制度，普及檔案知識，另一方面可以利用電子郵件、網上留言本、網上論壇或提交表格等多種方式，與檔案利用者進行實時互動，提高檔案利用效率。在開展檔案利用中，多數利用者往往不了解檔案館所藏檔案的內容，不清楚檔案分類的原則和方法，對所要查閱的檔案說不清楚作者、年度，只是提出要解決的問題和有關線索，檔案管理人員就要負責答復利用者的詢問和指導利用者使用檢索工具。咨詢服務的過程，就是分析和解決問題的過程，是檔案服務中的一種手段，也是檔案利用不可缺少的組成部分。在提高人工服務質量的同時，在互聯網上建設合理、科學的查找利用網站，是檔案利用者能在網上清楚、明確、便捷的查找到所需的信息。

5 建立自動化管理的檔案利用信息服務系統，是加強檔案利用工作最有效的途徑和未來發展的方向

世界已經步入“e”時代，新時期所要求的機制轉換和思維方式的轉變已經勢在必行，檔案利用工作的信息管理系統的建立，要以讀者為主導，市場需求為基礎，以效率高、變化快為基本特點。建立檔案管理信息系統是一個系統化工作，首先是模擬階段，這一階段的目標是將傳統的業務程序借助計算機輔助管理，將基本的檔案信息試驗性地部分輸入模擬的系統，按照傳統的操作程序介入計算機輔助的半自動化工作，其次是系統開發階段，這一階段的主要工作是建立檔案管理信息系統及其運行調試，盡快建立計算機檢索系統，提高檔案檢索速度和質量，在廣泛開展著錄和標引工作的基礎上，加快案卷級目錄向文件級目錄轉換的步伐，提高檔案信息的存儲、處理和檢索能力，實現檔案管理現代化，最后是集成階段，將檔案信息輸入系統，使其運行在局域網、廣域網乃至國際互聯網上實現資源共享，這個階段是走向成熟不斷發展的階段。

6 建立健全切合實際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，庫房內不準吸煙，以免發生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。應該制定專人管理文書檔案和業務檔案，檔案室人員應深入各科室，了解主要業務活動，以便對業務檔案提出統一的立卷要求，促使在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂發，防止分散流失。

科學規范的檔案管理只有堅持改革創新，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以使檔案事業保持可持續發展，為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

參考文獻

[1].鄧紹興.陳智為.檔案管理學.中國人民大學出版社，2016

[2].曾予新.試論城建檔案學[J].城建檔案，2017.1

作者簡介

韓麗（1969-），女，漢族，河南洛陽市人，河南省陸渾水庫管理局館員，主要從事檔案管理工作和研究。