現代信息化視閾中的醫院檔案管理研究

伍志新

摘 要：信息時代，醫院的信息化程度越來越高。醫院的各項工作都采用了信息技術處理方式，使得醫院檔案模式發生了變化。強化醫院檔案的信息化管理，可以確保檔案工作多層次展開，而且能夠將醫院檔案服務的功能充分地發揮出來，不僅可以確保醫院檔案管理系統化展開，而且還可以將醫院檔案的可利用價值充分地發揮出來。

關鍵詞：醫院；信息技術；檔案管理

1 醫院檔案管理信息化建設的必要性

1.1 科技的進步對醫院檔案管理信息化建設起到了促進作用

醫院檔案管理信息化是信息技術發展的結果。從檔案管理的工作性質而言，由于檔案資料龐雜、種類繁多，特別是醫院檔案，所涉及的門類多。如果采用傳統的檔案管理模式，檔案管理的工作效率就會難以推進。實施醫院信息化檔案管理建設，就是將先進的信息技術充分地利用起來，諸如云計算或者數字挖掘技術，可以對大量的檔案信息進行快速處理，不僅降低了人工成本，而且還提高了檔案管理的工作效率。根據醫院檔案管理需要進行檔案管理軟件開發，且這些軟件要能夠與辦公設備兼容，對醫院檔案信息實施網絡化管理，可以在優化檔案管理模式的同時，還可以進行創新管理。

1.2 醫院檔案管理信息化建設是推進醫院可持續發展的有效途徑

醫院的可持續發展，人才發揮著重要的作用。檔案管理工作屬于精細化工作，如果在管理工作中缺乏一定的技巧性，就會導致檔案資料丟失，或者分類錯誤而導致檔案資料查找困難。提高檔案管理人員職業素質，就需要配合目前的醫院檔案管理需要而對管理人力人員實施定向培養，使檔案管理人員能夠熟練操作信息技術，并使用信息技術開展醫院檔案管理工作。醫院檔案管理工作中，信息化技術要得到充分利用，就要注重人才培養和技術開發，以使醫院檔案資源得到妥善管理，且能夠延長檔案使用壽命。

1.3 有利于提高檔案管理的效率

醫院檔案涉及所有科室和部門，且醫院每天診療都會產生新的檔案資料，其種類繁多、資料龐雜、信息龐大，傳統的人工管理模式難以滿足快速增長的檔案信息量。信息化管理是利用現代科學技術，將醫院檔案和資料綜合處理，可實現信息快速處理，且處理量大、處理速度快、處理效果準確，不僅可以減少人工勞動力，緩解人工勞動強度，降低人工成本，而通過信息化技術管理能大大提高管理效率。

2 醫院檔案管理現狀及存在的問題

醫院檔案管理是醫院信息儲存和處理的核心地帶，是醫院不可或缺的管理部門。但由于受多種因素的影響，醫院檔案管理仍存在以下問題：①檔案管理人員配置不足，專業能力低下。醫院檔案管理部門屬于后勤服務部門，專業檔案管理人員比例少，導致管理人員整體專業水平低下，在管理工作中缺乏創新，管理技術和能力不足。②醫院信息化管理設備匱乏，信息化管理難度大。信息化管理檔案需要完善的硬件設施，由于醫院資源有限，加上醫院領導檔案信息化管理理念不強，對檔案管理設施資金投入不足，檔案信息化管理難度大[2]。③實施分散式管理模式，不利于信息化管理。部分醫院將檔案分散到各個科室或部門進行管理，且每個科室或部門管理的水平參差不齊，造成管理混亂，集中管理難度大，甚至出現紕漏或錯誤現象。

3 醫院檔案信息化管理的措施

3.1 構建醫院檔案信息管理標準管理體系

醫院檔案管理的不同之處在于，涉及到的內容涵蓋著各種醫療資料。從管理的角度而言，是從傳統的檔案管理模式轉向現代化的信息管理模。由于信息管理是在網絡平臺上完成檔案管理工作的，因此，而實現了實體的檔案管理向虛擬的信息化管理轉向。這就需要將標準的醫院檔案信息管理體系構建起來，同時建立相應的管理制度，做到所有的醫院檔案信息統一管理，并按照統一的規制執行。在檔案信息化技術建設方面，要將所有的檔案信息規范化、標準化管理，且檔案管理并不局限于檔案管理部門，而是將檔案管理融入到醫院的各個部門中，檔案管理部門利用互聯網平臺接受各個部門所傳送的檔案信息，同時還促進了檔案管理部門與其他部門之間的溝通，有利于檔案管理部門人員及時準確地收集醫療信息，對醫療信息及時整理。

3.2 醫院檔案信息管理要注重人員職業素質的培養

醫院檔案管理信息化建設有效實施，并高質量、高效率地完成任務，就需要具有高素質的檔案管理人員。檔案管理人員是醫院檔案工作的主體，要適應時代的發展提高檔案管理質量，就要對信息技術熟悉。檔案管理人員根據自身的工作需要而不斷地鉆研、學習，積極地探索以實現檔案信息管理創新。檔案管理人員要有能力運用信息管理工具調整工作模式，提高檔案管理技術。此外，檔案管理人員還要樹立創新意識，切實將計算機數字化管理技術與檔案管理工作有效融合，能夠根據檔案工作需要將檔案數據庫建立起來，并對檔案信息資源庫實時更新，將檔案信息有效整合并適時統一管理，從而提高了檔案管理效率。

3.3 配置先進軟、硬件設施

醫院應重視檔案信息化建設，加大資金投入力度，根據檔案管理現代化要求，盡快購置所需的軟、硬件設備，提升檔案網絡化管理水平。 微機是現代化管理手段的重要工具，醫院各項業務、行政等形成的檔案，可以通過計算機儲存，便于使用者快速查找和閱讀，能夠節約時間，并減少財力、物力和人力，提升了工作效率。 此外，通過微機管理能夠減少檔案的有效空間，便于信息資料的儲存，也確保了其保密性。 微機中可以儲存大量信息，文件分類、主題等目錄通過計算機編印，能夠形成一套安全的檢索系統， 這讓醫院本身查找資料或其他人查閱檔案，都變得更加準確和快捷。 因此醫院要結合自身現狀，為現代信息化技術在檔案管理中的應用創造條件， 實行檔案的現代化、網絡化和自動化管理。

3.4 實行醫院檔案資料集中管理制

采取信息化管理，首先應當將醫院內所有檔案資料由檔案管理部門統一歸集和管理，避免分散式管理造成資料遺失。檔案資料信息化管理應當執行統一標準，規范化管理。比如資料信息格式化、檔案入檔統一化、檔案傳送專人執行等，再比如檔案資料歸檔封存采用統一印制的封面，統一類別編碼，方便查詢。建立檔案信息管理體系，將實體檔案電子化、信息化，并電子檔案與紙質檔案同步更新，保持信息一致性，完善信息管理體制，規范管理行為。

3.5 檔案資料管理應重視信息安全工作

醫院檔案資料不僅涉及患者個人隱私，甚至涉及醫療技術機密，因此醫院檔案管理工作應當重視保密工作，確保醫院檔案資料的安全性。檔案管理人員應當加強防范意識，具備惡意病毒偵查能力，對重要檔案和資料的入檔管理應當嚴格審查，避免重要檔案或資料被不法分子惡意傳播或利用。在日常管理中，應當加強計算機或管理軟件的防護工作，提高電子信息儲存的安全性。

4 結束語

總之，在醫院各項管理工作中，檔案管理是重要的內容，關系著醫院的生存與發展。 將現代信息化及時應用到醫院檔案管理中，能夠實現醫院檔案的科學化、現代化管理，有利于醫院服務水平、醫療質量的提升，并促進醫學科技的推廣應用，有力維護醫患雙方的利益，確保新形勢下醫院目標得以實現。

參考文獻

[1]魏紅.現代化醫院管理須加快醫院檔案管理信息化建設[J].綜合世界，2013（08）：138-139.

[2]張軼森，杜鵬飛.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].信息技術與信息化，2014（10）：134-135.

[3]李麗.醫院檔案管理信息化淺析[J].中國醫院管理，2012.27（09）：129-130.