檔案管理規范化重在細節

陳學峰

摘 要：在社保單位當中，每一份檔案都記錄這關于這個單位的各項事宜，在社保單位檔案管理這項工作如果可以科學合理的進行，會對其單位的決策等方面都有著不小的影響。從這些方面不難看出，社保單位人才管理中檔案管理對其影響重大。所以各個社保單位在這些方面的要求下，就需要對檔案的管理工作形勢進行適當的規范化。

關鍵詞：社保單位 檔案管理 規范化 工作人員

引言：隨著我國時代的發展，社保單位也相應的正在進行著改進，在這場改革之中，合理科學的進行檔案管理工作會使得社保單位的工作變得更高效、有序而且部門之間相互協調。所以基于從這可以看出，檔案管理這項工作已經開始逐漸的被各個社保單位所重視，望借此來提高自己單位的各方面工作。但是究竟如何將檔案管理這項工作建立成一個科學合理的并且具體的系統，并且可以對每一個社保單位所引用，這就成為了一個比較值得討論的話題。

1 社保單位中檔案管理的規范化意義

社保單位在進行登記管理工作的時候，檔案管理就會相應的出現在工作的重要環節之中。關于檔案管理工作這一方面我國的重視程度也是非常的高，針對這項工作推出了《檔案法》，而且所有的社保單位都會根據這個《檔案法》建立起一套相對完整的檔案管理工作的規劃和工作方針，社保單位可以通過建立這一套完整的登記管理檔案來加強自己的服務和其他各方面有關管理的服務，進而使得檔案管理這項工作可以更好的為大眾以及所應用的社保單位服務。因為這些個方面，我國的社保單位就目前而言應該將等級檔案的管理工作放在這整個社保單位的首要位置，并將其視為工作中的首要任務來進行完成，而且社保單位還需要召開專門的大型會議，充分的將檔案管理工作重要性普及到整個單位之中去，讓其深入每個人的心中，統一上下級的工作思想，提高單位中所有人員對其的認知度，將所有關于檔案管理這項工作的積極性調動出來。

在整體的檔案管理工作當中有關于檔案是否被合理的利用會對整體的工作起到至關重要的影響，而且針對于檔案管理這項工作本身來說，其需要掌握檔案學這一項學科本身就是一門比較難的學科，因為其本身的專業特性、技術特性以及對工作人員的要求都是非常高的。所以，關于檔案管理方面的工作都是以腦力為主來進行工作的，這也是這項工作的主要特性，而且在進行相關的檔案管理的事務性工作時，并不是大眾所認為的捆扎和簡單的抄寫就可以完成，還需要相關的從事人員具有規范化性和技術性等特性來科學的進行相關的工作。因此，想要成為一個合格的檔案管理人員并且可以很好的任職于社保單位，其需要的是工作中不斷探索的精神以及時時刻刻更新自己知識技能的一個覺悟。隨著我國的發展、時代的進步、社會的變遷、經濟的繁榮，各個企業也會隨著這些個進步來對自身的管理進行一個現代化的發展建設，在這個全面發展的大背景下，社保單位中的登記檔案管理工作也相應的出現了很多的新情況、新問題以及需要完成的新的任務，在現代化進程不斷加快中許多先進的科技手段也已經被應用到各個社保單位的檔案管理工作當中，特別是工業的計算機技術、信息科技和一系列的現代化氣息濃厚的科技管理技術的應用，這就更需要相關的工作人員要對自身的相關知識不斷的完善，并且在工作當中不斷的進行自我探索和規范化、更新基本的工作理念，進而使得自己在第一時間掌握工作所需要的相關技能和先進的知識。

2 社保單位檔案管理現狀

2.1 檔案管理人員專業水平不夠

任何一項工作想要做好，都需要從業人員的努力。但是隨著社會的發展，當今世界的工作已經越來越傾向于專業性、科技性，因此原本的苦力行為已經無法有效的完成任務。而在傳統的檔案管理工作中，其主要采取的是人工錄入、整理和收納的形式，這種形式在當前看來是弊端多多。不僅浪費時間，而且整理出來的文件也因為本身材質為紙質，不容易保存，就會造成檔案的缺失。因此，檔案的改革應當從工作人員的專業來進行，要任用有檔案學知識的專業人才進行管理，要用腦力來代替體力。這樣才能保障檔案工作的順利完成。

2.2 檔案管理設備落后

另一個方面就是企業檔案管理部門設備落后。這種情況的發生是因為企業不夠重視檔案管理部門，因此難以對檔案部門進行大量的資金支持。這就導致了檔案管理部門難以進行設備的更新，完成信息化的建設。而且就算是設備引進，一些公司也是用其他部門淘汰的計算機設備來填補檔案管理部門的空缺，這就讓檔案管理部門的工作效率低下。甚至有些社保單位根本不考慮檔案管理部門的信息化建設，依舊采取原始的手抄筆錄行為。在當前這個信息爆炸的時代，這種行為無異于讓檔案管理部門名存實亡。難以起到其應有的作用。

3 規范化中要完善檔案管理模式

科學的檔案管理要求按照檔案管理的基本規律研究出一套適應本單位科學的、高效的檔案管理制度。這項要求有兩點含義：首先它指的是按照檔案工作的一般規律來說，應當建立健全檔案的整理制度、文件的歸檔制度、檔案的鑒定制度和檔案的利用制度等，并通過這些有效可行的制度來規范社保單位中檔案的管理工作。其次是指建立檔案的管理制度時要結合本單位實際情況，并根據單位的具體情況，在檔案的管理形態、管理方式和管理手段上有所區分。一個有效的管理制度一定是在制度上、質量上和科學上下的功夫，使得檔案管理走向現代化、服務化、信息化，有目的、有計劃地對用戶的需要進行檔案資源的采集，并對相關的文獻資源進行不斷規范化、合理組織、完美集成，使其變得系統、規范、和有序，并能針對登記檔案中要求的特點，積極進行社保單位檔案管理新模式的探索和實踐工作。

3.1 加強檔案管理中約束的雙向性建設

檔案的管理制度要時刻堅持雙向性約束，既能夠約束到單位職工的工作內容，又能有效的約束領導的制度建設行為。作為社保單位主體成員，職工應當是檔案管理的制度約束中的主要對象，也是其主要執行者，但是社保單位中，領導具體的形象和行為肯定會影響檔案的管理制度的執行效果。因此，檔案的管理制度應時刻堅持雙向性約束。

3.2 建立現代化的電子管理檔案

為了給社會上檔案管理的各項工作提供更為便利的檔案閱覽、摘錄、登記條件，充分的發揮出登記檔案的使用價值，應當建立起現代化的電子管理檔案，通過掃面，將所有的社保單位的登記檔案輸入到計算機中，為各個單位建立信息齊全且易于保存的電子檔案。

3 小結

只有做好上述的工作才能夠讓社保檔案工作達標。而達標也是作為檔案管理規范化的第一個標準，同時也是最為重要的一個標準。畢竟，任何的規范都是為了工作能夠更好的完成，只要工作完成的好，那么一切的約束，就都是必要的。這也是檔案管理工作優化的核心。同時，社保單位不同于其他的單位，這個單位更加的特別，因為它關系著廣大人們群眾的社會利益，如果做不好社會保險工作，就會讓人們的生活出現一系列的問題，從而誘發社會矛盾，釀成巨大的社會危機。因此，相關單位的工作人員決不能忽視這項工作的重要性。

參考文獻

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