如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

栗華

摘 要：知識經濟和信息化的時代已經來臨，檔案管理工作也越來越要進行現代化腳步，要更加規范和符合標準。在這個背景下，事業單位檔案管理的規范化標準化管理過程中，其檔案管理的方式和途徑探究，也越來越重要。檔案管理其作用愈發凸顯，事業單位只有不斷與時俱進，采取現代化手段進行檔案管理，使其更符合規范和標準，才能進一步整合內部資源。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；規范化標準化

1 事業單位檔案管理的現狀

規范化標準化管理的概念，也就是通過規劃和設計，構建出一套相對完善而又具有可行性的管理體系，并且把它運用于管理實踐中，規范化標準化著重強調的是，在于把這一套完善的體系構建和落實下去。事業單位的檔案管理工作，一般是指把相關人員和事務的檔案進行綜合化管理，將檔案進行收集、封存與整合等等，然后進一步提升和改進檔案管理質量和管理水平。然而，目前我國事業單位檔案管理仍然處于比較初級的階段，其管理水平和落實情況仍然存在很多的不足和問題，尤其體現在檔案管理的規范性和標準化方面。

1.1 檔案管理的體制和機制不夠健全和完善

各地區和各級檔案行政主管部門，是他們擔負和履行著本區域事業單位的檔案行政領導以及業務管理的相關工作，但從行政體制層面來講，卻是同級政府管理下的二級局，比同級黨委政府下轄的直屬部門的級別還要更加降低半級。由于此類的行政體制和制度設置的內容，從客觀上來講，就會不自覺地給人一個固有印象，或者從心理上隱約暗示檔案管理工作沒有那么重要，其社會地位和社會效應都十分讓人容易忽視。

1.2 事業單位檔案管理人員，并沒有深刻認識到檔案管理的社會地位和其重要性，由于檔案管理屬于基礎工作，它的存在更多的是輔助和提升相關單位內部的工作質量和運行效率，由于其工作性質的特殊性和固定性，導致它并不會快速產生強烈的社會影響，短期內也不會為事業單位帶來顯著的收益和成效，相反的，還要加大人力、物力等方面的投入，資源的增進都比較多，這導致很多單位出于節省成本和降低投入的考慮，通常就把檔案管理工作處于必要位置，思想意識上限制了其規范化標準化工作的推進。

1.3 由于事業單位對檔案管理工作的忽視，所進行的內部配備的檔案管理人員，素質也不是特別高，準入門檻比較低，大部分工作人員都沒有經過專業化系統化的必備培訓，職業素質和專業素養都急需提升，并且加之更多的管理層領導和工作人員都缺乏基礎的管理知識，其管理經驗也很欠缺，這就直接造成管理工作效率比較低下，容易造成相關工作不能得到開展，或者耽誤工作進度。

1.4 因為事業單位內部對于檔案管理工作的不重視，就不會配備相關的制度體系，這樣的話，就難以形成規范化標準化的管理體系，不能夠系統化的聯動作用，又由于缺乏科學化先進化的管理方式和管理手段，會嚴重阻礙檔案管理工作的規范化進程。

2 推進事業單位檔案規范化標準化的具體辦法

2.1 從客觀實際出發，有針對性的開展行動。

要想全面提升和促進事業單位相關檔案管理工作，就必須從各個環節出發，統籌管理，各項事業都力爭做到規范化與標準化的行為準則，各項事業單位和相關部門，都要自查自究，結合自身實際和具體情況，從多方面著手，精心布置檔案管理工作的規劃和設計，積極提升單位內部檔案管理工作的效率和質量，逐步過渡形成規范化標準化的管理程序。

2.2 強化檔案管理規范化工作的重視程度

2.2.1 一定要積極有力地向事業單位全員宣導，讓他們進一步明確檔案規范化標準化管理工作的重要意義，單位內部全體員工務必要對此事高度重視，這樣的話，單位領導就必須首先做好表率引領性的帶頭作用，上級單位要對下級單位進行科學合理地有效引導，形成上下互動，逐步提高和培養規范化意識。這樣的思想認識過程，是對檔案規范化標準化管理工作逐步重視的過程，是一個自上而下的順延過程，總的來說，端正和嚴肅的認真態度，是提升檔案規范化標準化水平的強有力的基石。

2.2.2 因為檔案規范化標準化工作有著特殊性的特征，是長效的服務性和基礎性工作，這樣的工作性質決定其不會產生短期的紅利，在短期時間內，相關事業單位都不會因為檔案管理的規范化而有明顯的利潤，但是作為事業單位的管理者和領導者，必須要做到著眼長遠，高瞻遠矚，進一步積極提升和推進事業單位的綜合實力和長效進展，由此看來，管理層就要積極加大相關的經費投入和付出，積極進行專項定期培訓，這樣才可以盡最大可能提升員工素質和職業素養，同時也要盡快完善檔案管理辦公室等在內的，所涉及的硬件的基礎設施建設。

2.3 加強檔案管理人員的職業道德建設

檔案管理工作者能夠直接而零距離地接觸檔案，是其整個過程的直接參與者和執行者，所以檔案管理的規范化程度，是工作人員職業道德素養程度的直接體現。所以，檔案管理工作是否能夠規范標準，更取決于其工作人員的態度與素質。首先，嚴格和規范檔案管理人員的選拔制度，是勢在必行的一件大事，擇選人員工作，必須嚴格選拔，按制度辦事，被選拔上的人員應該德才兼備，無私奉獻，并且具有責任感，對于檔案管理工作，也必需具備較強的條理性和規范性，對相應的工作要有十足的細心，也要具有足夠的耐心。其次，被選拔進來的相關人員，也必須具備和擅長于歸檔及整理能力，并且熟悉整套檔案管理的流程，能夠主動積極地參與單位所進行的培訓課程中。最后，事業單位的領導，也需要對檔案管理的工作人員適時合理地給予高度的肯定和支持。對相應的工作內容完成情況，要進一步實行特定的的獎懲制度，獎罰分明，促使檔案管理工作人員能夠體會到來自上級的對于其工作的重視和關注，在單位內部，形成良好的管理氛圍。

2.4 完善檔案管理規范化標準化制度

事業單位要組建和形成一套完整的檔案管理制度，推進和助力檔案管理人員能夠充分的遵守，并且能夠一起行之有效地執行下去，在制度和規范的內容里面，其中必須明確出規范化與標準化的前提，要足夠重視和強調其制度的重要性，特別是細節方面的執行程度和標準，也必須要做出特定的規定和規范，例如，在實際的制定和執行過程中，檔案用紙、電子設備、歸檔方法等方面都要有明確具體的規范，且管理制度本身應保證格式規范標準，要有大局觀念，著眼未來，做長久考慮，樹立管理制度的權威性和規范性。規范化標準化的管理制度，需要盡善盡美，對每一個細節都需要做出明確規定，并務必有可執行性，符合客觀實際，這樣才能為檔案管理工作提供一套切實可行的制度標準。

3 結語

結合本文所論述的檔案管理的現狀和所采取的推進辦法，在實際操作過程中，必須不斷健全和完善檔案管理的體制和機制，強化檔案管理的法制意識，努力提升檔案管理人員的業務素質，才能有效地推進事業單位檔案管理的規范化標準化建設。

參考文獻

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