新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

閆立紅

摘 要：事業(yè)單位是經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展與社會(huì)和諧發(fā)展的支撐體系，檔案更是承載重要信息的主要載體。事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的需求和挑戰(zhàn)，提升和優(yōu)化檔案管理工作水平，是當(dāng)前不容忽視的問(wèn)題。優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理，不僅有助于滿足人民不斷增長(zhǎng)的物質(zhì)文化需求，而且對(duì)社會(huì)事業(yè)平穩(wěn)而迅速的發(fā)展有著至關(guān)重要的推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化策略

檔案管理是一項(xiàng)擁有專業(yè)性、政治性、管理性以及實(shí)踐性的工作。如何更好地提升和優(yōu)化檔案管理水平，融入新的發(fā)展思路，這是目前我們需要進(jìn)行深度思考和探究的重要問(wèn)題。事業(yè)單位的檔案是事業(yè)單位日常工作和活動(dòng)的記錄和反映，對(duì)事業(yè)單位的檔案資源進(jìn)行科學(xué)有效的管理直接影響著事業(yè)單位的發(fā)展。隨著我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代的需求，需要不斷的更新和優(yōu)化。在展開(kāi)相關(guān)管理工作中，我們應(yīng)該以更加科學(xué)的視角，對(duì)于管理工作進(jìn)行優(yōu)化。

1 新形勢(shì)下檔案工作的主要目標(biāo)和根本任務(wù)

面對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新常態(tài)形勢(shì)以及產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整的新任務(wù)，2013 年 2 月 22 日，黨中央國(guó)務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，集中體現(xiàn)了政府對(duì)檔案事業(yè)的高度重視和大力支持。在中央《意見(jiàn)》的基礎(chǔ)上，結(jié)合不同省份省情，相繼出臺(tái)各省檔案工作意見(jiàn)，努力細(xì)化、深化工作舉措，提出各省檔案管理工作的更高目標(biāo)定位和制度標(biāo)準(zhǔn)，為全面實(shí)現(xiàn)各省事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化起到了積極的政策引領(lǐng)，并奠定了堅(jiān)實(shí)的制度保障。因此，各級(jí)各類事業(yè)單位檔案部門必須抓住機(jī)遇，積極認(rèn)真領(lǐng)會(huì)《意見(jiàn)》精神，深入貫徹落實(shí)《意見(jiàn)》實(shí)質(zhì)，積極探索檔案管理工作的新思路、

新模式和新途徑，積極推進(jìn)單位檔案工作依法管檔，加強(qiáng)檔案室、資料室等檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)，支持并規(guī)范社會(huì)多種力量參與檔案事務(wù)管理，加強(qiáng)各類檔案的接收、征集，尤其強(qiáng)化涉及民生、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)領(lǐng)域以及各級(jí)各類重大事務(wù)活動(dòng)的檔案管理，為群眾提供便捷高效的檔案利用服務(wù)，更好地維護(hù)黨和國(guó)家及人民群眾的根本利益。

2 檔案管理優(yōu)化的重要性和必要性

檔案管理組成，事業(yè)單位日常管理的重要部分，看似微不足道，實(shí)則關(guān)系重大。事業(yè)單位檔案管理是許多管理工作重要的決策依據(jù)，對(duì)事業(yè)單位的工作狀態(tài)、成果、建設(shè)及發(fā)展有重要影響。在新時(shí)期，事業(yè)單位的檔案管理工作，可以很大程度上體現(xiàn)其人力資源的管理狀況和人員的素質(zhì)。尤其是在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景下，很多機(jī)構(gòu)和單位都實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)的覆蓋，事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，充分借助信息化帶來(lái)的方便，不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升事業(yè)單位的人力資源管理水平。

目前，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理體系仍不夠完善，相關(guān)制度仍有待規(guī)范，檔案管理工作的流程仍不夠清晰明確。部分檔案管理人員自身綜合素質(zhì)能力相對(duì)有限，且從未經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)。檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性也相對(duì)有限，人員流動(dòng)不合理。信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善，辦公環(huán)境較為陳舊，檔案存放空間沒(méi)有規(guī)范性，這些都在一定程度上影響了檔案管理工作的整體效果，導(dǎo)致了檔案工作中的一些問(wèn)題不能進(jìn)行有效的解決。

檔案部門要不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升管理的效率和水平，進(jìn)一步充實(shí)檔案部門的服務(wù)功能，能夠滿足事業(yè)單位對(duì)信息資源的篩選、分析、匯總等要求，推動(dòng)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，以便為事業(yè)單位提供科學(xué)有效的信息資源。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

3.1 結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)化

結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)化，這是提升檔案管理工作的一個(gè)關(guān)鍵。在當(dāng)前檔案管理工作信息化建設(shè)中，事業(yè)單位的檔案管理模式也在不斷更新變化。面對(duì)信息化帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，我們應(yīng)當(dāng)予以重視。事業(yè)單位可結(jié)合信息化營(yíng)銷手段，結(jié)合單位目前的實(shí)際情況與工作特色，大力宣傳事業(yè)單位檔案管理，擴(kuò)大事業(yè)單位工作的影響力，以便增強(qiáng)公眾對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，為外界提供更加全面的檔案信息服務(wù)。對(duì)于檔案資料的形成、積累、整理、歸檔等工作環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行充分研究，落實(shí)好崗位的工作職責(zé)，引入考核制度。

3.2 人員的優(yōu)化

檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎瑢?duì)于檔案管理人員自身的素質(zhì)和能力方面有著極高的要求。可以說(shuō)，檔案管理人員的素質(zhì)水平，直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，影響著各種檔案資料的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。為了減少因管理人員素質(zhì)和水平不足而給檔案管理工作帶來(lái)的限制，我們應(yīng)當(dāng)做好人員隊(duì)伍的全面優(yōu)化，注重提升檔案管理人員的素質(zhì)水平。引入經(jīng)驗(yàn)豐富，能力強(qiáng)的檔案管理人員。結(jié)合內(nèi)部管理培訓(xùn)，提升整個(gè)隊(duì)伍的整體作戰(zhàn)水平。不斷提升檔案管理人員的工作能力和職業(yè)道德觀念，在福利待遇方面給予充足支持，進(jìn)一步保障檔案管理人員的工作積極性。

3.3 逐漸完善檔案管理制度

要想實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)階段檔案管理工作的全面優(yōu)化，首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，對(duì)檔案管理工作給予足夠重視。從制度層面上入手，對(duì)于當(dāng)前檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整，使管理制度更加科學(xué)化。要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，以及對(duì)檔案資源的使用要求來(lái)進(jìn)一步明確檔案管理的各種規(guī)范和要求。設(shè)置專門人員對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量和情況進(jìn)行管理監(jiān)督，使之形成一個(gè)圍繞事業(yè)單位的檔案管理體系。同時(shí)要不斷提升檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性，明確責(zé)任，引導(dǎo)其嚴(yán)格遵守各項(xiàng)檔案管理工作規(guī)范，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

3.4 基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化配置

優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，不能僅靠人員調(diào)整，硬件設(shè)備上也要提供相應(yīng)支持。事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)積極加強(qiáng)投入，對(duì)服務(wù)于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行合理的優(yōu)化，使檔案管理工作在合適的環(huán)境下有序進(jìn)行。做好配套防火防水防盜措施，檔案室應(yīng)避免日光直射。，還需要保證檔案室內(nèi)濕度、溫度以及通風(fēng)。應(yīng)當(dāng)確保檔案管理部門干凈整潔，保證檔案信息安全。

事業(yè)單位還應(yīng)緊隨信息化的時(shí)代潮流，將信息化引入檔案管理工作當(dāng)中。加強(qiáng)信息化建設(shè)，逐步提升檔案管理工作的信息化水平。將檔案紙質(zhì)資源與數(shù)字化資源結(jié)合起來(lái)，以便提升到案工作的工作效率和質(zhì)量，進(jìn)一步拓展檔案管理工作的職能。同時(shí)，還有助于為事業(yè)單位的工作人員提供獲取數(shù)據(jù)和資源的便捷渠道。

4 總結(jié)

總而言之，隨著新時(shí)期經(jīng)濟(jì)與社會(huì)事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理面臨著更高的需求。我們應(yīng)當(dāng)提升重視程度，認(rèn)識(shí)到新時(shí)期檔案管理工作優(yōu)化的重要性和必要性，對(duì)于檔案管理工作中難以滿足實(shí)際需求和時(shí)代潮流的部分及時(shí)予以改正，最大限度提升檔案管理工作的整體效果，滿足事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展的需求。

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