淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

摘要：本文首先分析了提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化水平的重要性，接著從提高檔案管理的重視度、加大檔案管理的投入、積極樹立“大檔案觀”以及提高檔案管理信息化安全等方面提出了提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇。

關(guān)鍵詞：檔案管理 科學(xué)化 路徑

作為機關(guān)事業(yè)單位基礎(chǔ)管理的一部分，檔案管理逐步被提上日程，運用有效手段實現(xiàn)檔案價值不只是為了發(fā)展事業(yè)單位的檔案建設(shè)要求，也是適應(yīng)國家文化建設(shè)方針的要求。隨著我國機關(guān)事業(yè)單位改革步伐的加快，對檔案管理的要求也越來越高。要提高檔案管理科學(xué)化水平，連接結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化信息，對提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理成效起到了很好的作用。

1 提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化水平的重要性

檔案信息管理是機關(guān)事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，主要是日常工作中形成的技術(shù)數(shù)據(jù)、影像資料、財務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)等各個科室部門的數(shù)據(jù)資料管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理不但要注重信息資源的共享，還要注重其合理利用。在檔案管理過程中，提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化水平，運用現(xiàn)代信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)實體檔案向數(shù)字化存儲的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了管理方式的規(guī)范化發(fā)展，提高了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作效率。在新時期，要明確機關(guān)事業(yè)單位檔案的特點，認(rèn)清檔案管理工作的重要性，提出有針對性的措施來規(guī)范檔案管理工作，為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展提供智力支撐。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

2.1提高檔案管理的重視度

作為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門，要充分認(rèn)識到新時期進行檔案管理工作的重要性，對單位檔案進行科學(xué)有效的管理與規(guī)劃，對檔案信息管理進行一個整體的布局，結(jié)合檔案部門內(nèi)部管理與外部需求，改變傳統(tǒng)的信息割據(jù)局面，實現(xiàn)檔案管理各個模塊之間的信息資源共享，這樣才能提高檔案信息的準(zhǔn)確率。因此，檔案管理部門對檔案管理過程中的辦公狀況進行認(rèn)真的分析，積極優(yōu)化其中的關(guān)鍵流程，做好檔案管理的宣傳與匯報工作，以便得到上級領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。通過建立一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)精良的工作團隊，在工作中樹立信息化系統(tǒng)理念，提高檔案管理的有效性。

2.2加大檔案管理的投入

要提高機關(guān)事業(yè)單位檔案的管理成效，就要加大相關(guān)投入力度。其中，物質(zhì)的投入是重要的前提和基礎(chǔ)。要有專業(yè)的攝像機、計算機以及打印機、掃描儀等，這些現(xiàn)代化的管理設(shè)備是必備的設(shè)施。當(dāng)然還有滅火器、去濕器、濕度測試儀器、消毒殺蟲設(shè)備等。我們以照片檔案為例，照片檔案保存的要求要比紙質(zhì)檔案的要求更高，這是由照片檔案的載體所決定的。在保存照片檔案的時候，要注意防火、防水和防潮，還要防日光以及紫外線等，檔案室的溫度要嚴(yán)格控制在25攝氏度以下，濕度大約控制在百分之三十到百分之五十之間。對于那些照片檔案比較多的單位要配置相應(yīng)溫恒濕柜，因為如果把檔案照片跟其他檔案混合放在一起，沒有達到相應(yīng)的溫度和濕度要求，就可能會使一些照片變黃或者褪色，出現(xiàn)一些難以彌補的損失。

2.3積極樹立“大檔案”觀

機關(guān)事業(yè)單位在進行檔案管理的時候，要打破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，不能只把檔案的范圍限定在知識層面，要對單位社會實踐活動進行完整的記錄。要制定措施明確部分隱性檔案，突出其顯性化特征，結(jié)合具體實踐進行具體問題具體分析，樹立“大檔案觀”，這是提高檔案存儲成效的舉措。總之，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理要跟市場環(huán)境因素等有效的結(jié)合在一起，重視外部環(huán)境因素，切實認(rèn)識到檔案管理不只是數(shù)據(jù)與信息的收集和整理，還要進行動態(tài)化的知識管理，這樣才能提高檔案科學(xué)化管理的效率，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)狹隘的思想觀念，結(jié)合事業(yè)單位實際與知識管理內(nèi)容來擴展檔案管理的外延，進而提高檔案管理有效性。

2.4提高檔案管理信息化的安全性

首先，在檔案管理過程中，要對程序的操作控制進行強化，這樣才能提高電子檔案信息的準(zhǔn)確性，盡可能的減少信息差錯的出現(xiàn)。管理人員要結(jié)合檔案管理工作實際，要求專業(yè)人員在系統(tǒng)設(shè)計的時候制定相應(yīng)的操作規(guī)范，包括檔案管理系統(tǒng)操作的步驟與指令。其次，要提高檔案管理中系統(tǒng)的安全性，要設(shè)定相應(yīng)的管理人員操作權(quán)限，用防火墻等形式來隔絕病毒，定期采用相應(yīng)的軟件來清理系統(tǒng)垃圾，為系統(tǒng)提供良好的運行環(huán)境，避免未授權(quán)人員進入檔案管理系統(tǒng)造成不良后果。再次，重視計算機機操作與管理，制定相應(yīng)的管理制度，要求檔案管理人員嚴(yán)格按制度規(guī)范進行檔案信息的錄入和整理，制定數(shù)據(jù)的備份方案等。

2.5提高檔案管理員的綜合素質(zhì)

要提高檔案管理科學(xué)化水平，需要檔案管理員具備專業(yè)化的知識與技能。作為檔案管理人員，首先要能夠做到干一行、愛一行，重視檔案管理細節(jié)，具備全身心服務(wù)檔案管理的理念，愛崗敬業(yè)，切實增強檔案管理的事業(yè)心與責(zé)任感，保管好、使用好檔案資料。其次是機關(guān)事業(yè)單位要要注重檔案管理人員的培訓(xùn)工作。比如，專業(yè)基礎(chǔ)培訓(xùn)。對于新入職的職工在上崗之前就要開展培訓(xùn)，具體內(nèi)容包括檔案管理崗位的工作職責(zé)，具體工作流程，操作方式等。掌握各個門類檔案和各種載體檔案的管理方法、各個工作環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，提高培訓(xùn)的針對性和實效性。此外，檔案管理人員還要熟悉國家關(guān)于檔案管理方面的法律法規(guī)，開展信息化技能培訓(xùn)。比如，讓工作人員明確電子檔案的歸檔要求和步驟，并對檔案價值進行專業(yè)評估，對檔案歸檔范圍進行明確，歸檔的是那些具有存檔價值的檔案，刪改沒有存檔價值的檔案，這樣才能更好的識別電子文件。最后，檔案管理單位還要制定嚴(yán)格的培訓(xùn)績效評估方案，在課程培訓(xùn)結(jié)束之后，按照計劃進行抽檢，鼓勵檔案部門全員參與培訓(xùn)，使學(xué)習(xí)培訓(xùn)常態(tài)化、制度化。

3 結(jié)論

綜上所述，新時期，機關(guān)事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，提高檔案管理的重視度，加大檔案管理的投入，積極樹立“大檔案觀”，提高檔案管理信息化的安全性，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進而為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作持續(xù)健康發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

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作者簡介

劉挺（1969-12-12），性別：男，籍貫：四川省樂至縣，工作單位：樂至縣公路工程質(zhì)量監(jiān)督站，學(xué)歷：大專，職稱：助理館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理方面