淺析人事檔案管理存在的問題與對策

林澤容

摘 要：人事檔案是一個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當重要。

關鍵詞：檔案管理系統(tǒng) 臨聘檔案 考核

一、當前人事檔案管理工作中存在的問題

隨著社會的發(fā)展，人們越來越重視人事檔案，對人才服務中心的要求越來越高，但是，實際的人事檔案管理工作之中存在一些有待解決的問題，結合我中心主要包括兩點：第一，人事檔案的安全性有待提高。由于目前人事檔案以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案受光、溫度的影響極易老化，特別是易受潮褪色，在防潮、防水、防火、防鼠、防蟲方面要求較高。然而由于多種原因，當年的市人才服務中心在選址上有些欠考慮，導致現(xiàn)在的檔案室背面是一座山，地處底樓的檔案室陰暗、潮濕、通風不好，導致我們的檔案室在防潮、防蟲方面的壓力相當大。檔案室使用的密集架容量大，使用方便，但重量大，對地板的承重要求較高，遠遠超出了人才中心二樓及以上樓層的承重，所以密集架只能在一樓使用。到2017年底，現(xiàn)有檔案數(shù)接近八萬份，而且以每年7000——8000份凈增檔案速遞增，使得檔案室的擴容量增大。

以目前的情況來看，要將檔案室整體搬遷是不可能的。第二，檔案管理人員流動性大。隨著社會的發(fā)展，人員流動性大，導致檔案的流動性大，再加之近年高校畢業(yè)生人數(shù)不斷增加，使得檔案數(shù)量不斷增加，使檔案管理人員的工作量不斷加大?？墒怯捎诰幹频膯栴}，有編制的檔案管理人員數(shù)量極為有限，為了檔案管理工作的順利開展，人才中心只得面向社會聘請臨聘人員參與人事檔案管理。臨聘人員管理檔案，除了必須要有高度的政治覺悟和責任感，甘于平淡、寂寞，而且面對金錢要有一顆平淡的心：單位買五險一金后每月領到的實際工資往往只有一千多元，以目前的高物價水平要養(yǎng)家糊口實在太難。同時，在每年的高校畢業(yè)生檔案回來的高峰期，既要接收大量通過機要寄來的檔案和學校派專人送交的檔案，又要接收通過ESM寄來的堆積如山的有待人工拆封的檔案，還要接待大量的轉遞檔案業(yè)務和政審、蓋章的檔案查閱業(yè)務、接聽無數(shù)的咨詢查檔電話，并且還要加班，盡可能較快地將新收畢業(yè)生檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，便于學生查詢、調(diào)閱。那時候，我們檔案室的同志恨不得有三頭六臂或者分身術來完成這種超負荷的工作。在平時稍微清閑的日子，還要接受原代理單位交來的大量歸檔材料、事業(yè)單位和公務員招考后的歸檔材料。

二、 完善人事檔案管理工作的有效對策

針對人才服務中心人事檔案管理中存在的問題，我們采取了很多措施給予應對。

（一）高度重視人事檔案的安全工作

1.中心制定了嚴格的制度：所有人員一律不準在檔案室吸煙、喝水、吃東西。2.積極提升檔案室的硬件設施：將地面重新鋪設防水層，將木地板改成防滑磚，每間屋子新購功能更強的除濕機、不定期更換干燥劑，將原來面向背面的換氣扇重新安裝在走廊一側，在換氣扇的出風口安裝了牢固的防鼠網(wǎng)，最大的檔案室安裝了一臺大3P的空調(diào)。堅持每天上班就開通換氣扇和除濕機，確保空氣的流通、干燥。3.請宜賓的檔案除蟲專業(yè)人員對檔案室進行了一場封閉的、徹底的除蟲大戰(zhàn)，將可能出現(xiàn)的情況扼殺在萌芽狀態(tài)，避免了蟲害事件的發(fā)生。4.中心還購買了一套全新的用二維碼管理的檔案管理系統(tǒng)，安排專人花了一年多的時間將檔案室的所有檔案重新錄入新系統(tǒng)，徹底解決了以往檔案系統(tǒng)導入中出現(xiàn)的錯誤信息和由于管理不當出現(xiàn)的誤漏、漏登等造成的查找檔案情況。5.嚴格規(guī)范了檔案管理人員的平時工作制度，對轉遞檔案、借閱、機要檔案實行了嚴格的登記管理和電腦系統(tǒng)管理，有效杜絕了檔案去向不明現(xiàn)象的發(fā)生。為應對紙張老化等問題，預計不久將啟動把所有檔案拍照成電子檔案存放于電腦中管理。

（二）創(chuàng)造條件穩(wěn)定隊伍建設，提高臨聘檔案管理人員的工資待遇。

為檔案從業(yè)人員提供外出學習、參觀、培訓的機會，提高他們的業(yè)務素質(zhì)。增加編制內(nèi)檔案管理人員的數(shù)量，針對人員流動頻繁現(xiàn)象，建議設立獎勵性績效工資考核，以鼓勵、表彰工作認真、敬業(yè)的員工；設立學歷獎，將不同學歷對應不同等級的工資；同時設立工作年限獎，以鼓勵支持員工長期從事同一職業(yè)。在超負荷工作的時間，應給予必要的加班補貼和午餐補貼。實行人性化管理，對臨聘人員工作、生活中遇到的難題，組織盡最可能給予幫助，以解決他們的后顧之憂。

（三）成立了系統(tǒng)維護保障部門

為了提升人事檔案管理效率，單位特意成立了相應的維護保障部門——信息部，公開招聘了一個西南交通大學畢業(yè)的計算機專業(yè)的本科生來從事計算機的維護工作。因為人事檔案管理信息化體系是一項綜合性的系統(tǒng)工程，關系到信息資源管理、服務、查詢的方方面面。所以在信息系統(tǒng)應用過程中必須根據(jù)實際情況建立相應的保障部門對系統(tǒng)進行定期維護、檢查、維修，保障系統(tǒng)的正常運轉。

綜上所述，當前人事檔案管理過程中還存在著較多的限制性問題，這些問題嚴重影響了人事檔案管理效率的提升。因此在人事檔案管理信息化體系建設過程中就要以完善基礎設施建設為核心，建立多元化、全方位的檔案信息服務機制，通過提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、成立相應的信息系統(tǒng)保障部門來提高人事檔案信息管理系統(tǒng)服務效率，進而滿足單位各部門的人事信息查詢需要。

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