大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化

馬洪霞

摘 要：隨著我國科學技術的不斷發展，當前網絡技術日益完善，而人們也迎來了大數據時代。在這樣的時代背景下，高校應注意結合當前科學技術發展現狀，在開展檔案管理工作的過程中積極引進先進科學技術，在提高檔案管理工作質量與工作效率的基礎上，促進檔案管理工作逐漸朝著信息化方向發展，從而為高校長期穩定發展奠定堅實基礎。

關鍵詞：大數據；高校檔案管理模式；優化措施

在科學技術的推動下，我國計算機、網絡、與計算等方面技術有了進一步發展，加速了大數據時代的到來。高校檔案信息管理工作作為關系學校經營管理水平的重要內容，其工作質量將會對學校長期穩定發展產生直接影響。本文將結合實際情況，對大數據時代為高效檔案管理帶來的挑戰進行分析，同時提出有效的改革思路及行之有效的優化方案，以期為今后開展的相關工作提供寶貴經驗。

1 大數據時代為高校檔案管理工作帶來的嚴峻挑戰

隨著我國科學技術的不斷發展，傳統檔案管理方式已經無法適應大數據時代發展需求，同時也為學校檔案管理工作帶來一定挑戰，而這種挑戰主要是表現在以下幾方面：第一，對管理理念的挑戰。受到傳統檔案管理觀念的影響，學校檔案管理工作通常是以收集、整理、保存、利用這一路線為基準來開展相關工作。在判斷檔案是否完善之后，根據檔案自身特點及其具備的法律法規或管理規定等方面來明確保存年限，最后完成相關檔案整理、保存與后續應用等工作[1]。然而，大數據時代的到來會在一定程度上對傳統檔案管理工作理念造成沖擊，推動了檔案管理工作的信息化發展。第二，對高校檔案管理技術的挑戰。在傳統檔案管理工作中，主要是依靠手寫檔案、人工保存與管理檔案的方式來完成相關的管理工作，而其間實行的粗放式檔案管理方式卻在一定程度上為檔案信息保存帶來諸多不良影響。部分檔案在不良保存環境中出現發霉、損毀的情況，嚴重影響到檔案信息的保存工作。大數據時代的到來，改變了傳統的檔案管理方式，以數字化、電子化檔案取代了紙質檔案，為高校檔案管理技術帶來一定挑戰。在要求檔案管理信息化的同時，還需要在檔案儲存與使用方面實現信息化。第三，對數字化檔案數據安全的挑戰。在傳統檔案管理工作中，人們主要是針對紙質檔案進行管理，并且嚴格遵循“人防、物防、技防”原則，以充分保障紙質檔案的安全。電子計算機、網絡技術的普及為學校檔案管理工作創造了有利條件，同時也帶來了一定安全問題。因此，檔案數據安全問題逐漸成為高校檔案管理過程中需要考慮的重要問題[2]。

2 大數據時代背景下高校檔案管理模式改革與優化措施

2.1 高校檔案管理模式改革思路

首先，高校領導應及時轉變傳統檔案管理觀念，充分認識到檔案管理工作信息化發展的重要性。同時結合大數據時代特征，培養檔案管理相關工作人員以及管理人員的檔案大數據思想意識。從根本上轉變檔案管理工作觀念，使得檔案管理人員可以在今后的工作過程中積極配合學校開展的各項變革。其次，注重統籌協調。由于檔案數據存儲與使用會涉及到高校多個部門，為了充分保證檔案管理的協調與統一，高校領導應在今后的發展過程中逐漸建立科學合理的統籌協調機制，進而實現對學校黨政辦、人事處、財務處、學生處等多個職能部門之間的統籌協調，從而有效提高高校檔案數據的使用效率，為學校的長期穩定發展奠定良好基礎。最后，對相關檔案數據進行采集與處理分析。一方面，學校領導應將校內各個部門以及各個院系的相關檔案資料實現電子化、信息化處理，在對這些檔案信息進行分析與處理后，提交至檔案館進行保存；另一方面，加強對相關數據的整理，過濾出具有使用價值的檔案數據，而對于損毀、錯誤數據、不規范的數據則應該提出，以充分保證檔案信息的真實性、準確性。

2.2 高校檔案管理模式優化措施

為了有效提高當前學校檔案管理工作質量，校領導應在今后發展過程中優化現階段檔案管理模式，以規避管理人員在完成檔案管理工作時可能出現的問題，提高檔案數據信息的真實性、準確性。第一，做好檔案管理宣傳工作。為了在大數據時代背景下提高高校檔案管理工作，學校應重視建立現代化檔案管理觀念，加強檔案管理宣傳工作，使得相關工作人員可以在新時期下充分認識檔案管理信息化對提高學校管理水平、促進學校發展的重要作用，同時為管理人員普及現代化檔案管理理念，促使檔案保存功能逐漸朝著為學校發展服務轉變，以推動高校的進一步發展[3]。第二，注重檔案管理信息化建設。在數據時代背景下，電子計算機、網絡技術被廣泛應用至各種領域，而為了進一步加強校內檔案數據信息管理工作、優化檔案管理模式，學校應結合大數據時代特征將現代信息技術與先進設備引入到校內，加大技術與設備的投入，并且定期對技術設備進行維護、更新與升級，以保證機械設備的正常運行。第三，深化檔案管理標準化建設。檔案標準化、信息化是大數據時代下檔案管理工作發展的必然趨勢，同時也是現代檔案管理工作中的一部分重要內容。因此，在今后的發展過程中，校領導應對校內制度進行完善，制定并完善檔案管理信息化標準化方面的制度，為管理人員今后開展相關工作提供有力參考依據。第四，注重檔案數據信息安全。信息安全已經成為全社會需要面臨的重要問題，而學校檔案管理部分作為高校歷史、認識、教學等資料與數據的重要管理者，其數據信息的準確性將直接影響到學校今后發展。因此，在引進先進技術的同時應注重加強實物、網絡安全保障，為學校檔案管理創作良好環境，充分保證檔案數據信息的真實性。

3 結束語

綜上所述，高校檔案管理工作質量的好壞將直接影響到學校經營管理水平，隨著電子化、數字化檔案的普及，高校檔案管理工作也應逐漸朝著信息化方向發展。因此在今后發展過程中，學校應重視高校檔案管理這一重要工作，對現有檔案管理模式進行優化。同時結合當前學校經營現狀進行適當變革，完善檔案管理工作中存在的諸多問題，以適應大數據時代對于高校檔案管理工作的要求，進而為學校的長期穩定發展創造有利條件。

參考文獻

[1] 姜萍.大數據背景下高校檔案管理模式變革研究[J].蘭臺世界，2015，（11）.

[2] 謝怡.基于大數據的高校檔案管理模式變革[J].山東理工大學學報（社會科學版），2015，31（6）.

[3] 夏文.新時期高校檔案管理模式的電子信息化[J].湖北師范學院學報（哲學社會科學版），2010，30（2）.