現階段檔案信息化建設存在的問題及對策解析

李鴻剛

摘 要：檔案信息化建設是檔案管理工作在信息化時代必然作出的創新，利用現代化信息技術，實現檔案管理內容的數字化、管理網絡化、服務社會化，對于提高檔案管理工作質量及效率有著積極的意義。現階段，檔案信息化建設由于重視度不足、管理人員素質較低及保密性不足等問題的限制，體系構建無法有效完成，為此，相關部門應該提高檔案信息化建設重視度，適度公開檔案信息，建立健全檔案信息化管理機制，加強檔案管理隊伍素質建設，堅持安全利用，維護檔案權威。

關鍵詞：現階段；檔案信息化建設；存在問題；對策

隨著社會的發展，檔案管理的工作方式甚至理念都發生了一定的變化，2014年，國務院發布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確提出了檔案管理工作的改革方針，為社會各項檔案管理工作的實施提出了合理的意見[1]。在大數據時代背景下，檔案管理工作也受到了一定的影響，傳統的檔案管理工作模式及技術手段已經無法滿足現階段社會對于檔案利用的需求，應用現代化的科學技術手段，比如說計算機技術、數據庫技術，構建一個完善的網絡化、數字化檔案管理體系，實現檔案信息化建設的目標，提高檔案管理工作效率及質量，提高檔案利用的時效性、效率及價值，是檔案管理工作發展的必然途徑。

1 現階段檔案信息化建設存在的問題

1.1檔案信息化建設重視度不足

在傳統的檔案管理中，檔案信息的載體多為紙質文件以及一些音像資料，管理手段落后。隨著時間的推移，大量的檔案原件堆積，傳統的檔案管理手段已經無法奏效，需要大量硬件、軟件設備的支持，比如說性能穩定、安全系數高、信息存儲量大的存儲設備，以構建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統。但是由于經費有限，管理理念陳舊，部分單位并沒有正確認識到檔案信息化建設的重要性，未意識到檔案管理對于先進信息技術手段的需求，管理技術手段落后，檔案信息化建設受到制約[2]。

1.2管理人員素質有待提高

一直以來，各單位在檔案管理工作上，一直是采用人工管理的模式，信息化程度較低，大部分的管理人員都是在崗數十年的老員工，接受新知識的能力較差，不具備現代化的信息素質，有些甚至無法熟練使用計算機進行辦公。除了信息素質低之外，負責檔案管理工作的多為辦公室文員等，在檔案工作前沒有接受過系統的培訓，對于檔案工作的業務知識、工作流程不熟悉，部分人員對于《檔案法》及相關方面檔案管理規定并不熟悉，保密意識不強，綜合業務素質有待提高[3]。

1.3缺乏保密性與安全性

在網絡環境下，檔案信息化建設面臨著保密性與安全性不足的缺點，具體如下：①檔案保密法律制度不健全。《中華人民共和國保守國家秘密法》無法滿足社會信息安全保障的需求，導致檔案信息化管理保密工作的開展沒有健全的法律依據；②檔案管理人員保密意識不強。管理人員對于信息化檔案管理模式不熟悉，因此經常會做一些具有泄密風險的事情，比如說利用公共計算機進行電子檔案信息的錄入、傳輸或查詢等；③保密技術落后。我國網絡安全防護技術較為落后，保密防范措施無法跟上網絡開發的腳步，網絡信息安全性無非得到有力的保障。

2 檔案信息化建設完善策略

2.1提高檔案信息化建設重視度

利用現代化信息技術，實現檔案管理內容的數字化，并建立數據庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率，根據信息利用者的需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高，因此，相關部門必須充分重視檔案信息化建設工作[4]。而且，在構建檔案信息化管理平臺后，政府部門應該秉承著政務信息公開的額原則，適度公開檔案信息，充分維護當事人的檔案知情權，在保證信息保密性的基礎上，簡化檔案借用、查閱的手續，擴大檔案的利用范疇，讓檔案管理能夠得到一定的監督，以提高檔案信息的真實性和準確性。

2.2建立健全檔案信息化管理機制

在傳統的檔案管理中，是以紙張為載體的，在長期儲存的過程中，難免出現紙張受潮或遭蟲蛀，或者文字因光照氧化出現字跡模糊的情況。因此，檔案管理部門應該改變檔案管理方式，引進現代化科學技術，加大資金投入力度，配置完善的軟件、硬件設施，構建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統，并將計算機硬盤、磁盤及光盤等電子檔案存儲媒介儲存在合理的地方，按照時間、種類及機密程度，分類存放，將儲存室溫度控制在17℃至20℃，濕度控制在35%至45%，并做好防火防水工作，確保檔案信息的完整性[4]。同時，使用數字處理技術，將紙質檔案轉化為電子資源，儲存起來，建立數據庫，實現檔案信息的異地共享，提高人事檔案利用率。

2.3加強檔案管理隊伍素質建設

工作人員應切實掌握各類現代化檔案管理技術，比如計算機技術、數字化技術，并且應用相關軟件、硬件設施，對檔案信息進行統計分析，以提高資源利用率。部門在配置信息化系統及數字化設施后，應該組織檔案管理人員進行集訓，讓其掌握檔案管理的信息技術，在工作時，嚴格按照工作要求，將檔案信息錄入到電子信息平臺上。而且，在信息化檔案管理體系中，工作人員必須樹立現代化、網絡化的安全防范意識，提升自己的責任心，保持高度警惕，盡量消除工作中可能引起電子檔案信息泄露的失誤，嚴格按照檔案安全管理方案開展日常工作，貫徹落實檔案管理的高度保密性原則，維護檔案擁有著的隱私[5]。

2.4堅持安全利用，維護檔案權威

電子檔案雖然有諸多益處，但是由于網絡環境的不穩定性，信息泄漏風險較大，為了保持人事檔案信息保密及適度公開的平衡，應該從以下兩個方面保障檔案安全：①制定嚴格的檔案安全管理制度。相關部門應該根據檔案利用的需求，制定科學合理的開放利用程序，構建差異化的等級權限制度以及責任追究制，對于涉及個人隱私及組織機密的部分，只提供給需知情的合法利用者；②以科技手段及技術設備來保障檔案安全。確保原始檔案的唯一性，而且必須要有當事人的親筆手稿、簽名或者是公章等具有法律效用的憑證，在檔案管理過程中，做好電子檔案備份工作，并且合理利用計算機防火墻，以免計算機故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導致電子檔案丟失，或者泄密。

3 結語

檔案管理工作，屬于一項公共服務性質的工作，由檔案室直接對檔案原件及檔案信息進行管理并且提供相應的服務[6]。在信息時代下，應檔案管理工作的需求，應用現代化的科學技術手段，加快檔案信息化建設步伐，實現檔案管理的數字化與網絡化，已是迫在眉睫。從內容上來說，檔案信息化主要包括檔案目錄的計算機康及檔案原件管理者兩方面，而現階段則增加了對于紙質檔案掃描件的管理，要想提高檔案信息化管理水平，就必須做好基礎設施建設工作，明晰檔案信息化管理的標準，構建完善的電子信息管理平臺，加強管理人才素質建設，確保各項檔案信息化管理工作能夠按照預期的方案完成，從而使得檔案管理工作上升到一個新的臺階。

參考文獻

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[3]于英香.大數據視閾下檔案信息化建設新路向——基于《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》的思考[J].北京檔案，2017（02）：9-12.

[4]徐康銘，梁冰雪，程志.高校檔案信息化建設存在的問題及對策分析[J].科學大眾（科學教育），2016（07）：137.

[5]吳瓊.企業圖紙檔案管理信息化建設思考——以中國汽車工業工程有限公司為例[J].機電兵船檔案，2016（03）：8-10.

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