網絡環境下檔案管理的創新探索

徐靚　張媛

摘 要：傳統的檔案管理對象以紙質化檔案為主，管理人員數量較少，管理技術也比較單一化，與此相關的管理制度還不夠完善，因而在網絡化時代到來之后，這些管理模式的弊端逐漸體現。本文基于網絡檔案管理的必要性，分析了目前管理模式中存在的缺陷，并且從利用信息技術角度出發分析了檔案管理創新的辦法。

關鍵詞：網絡時代；檔案管理；創新

在信息化時代中，任何工作的開展都需要依靠數據，因而檔案的重要性逐漸凸顯，對檔案的利用和開發力度也在加大。傳統的檔案管理模式比較適用于紙質化檔案管理，而針對許多的電子檔案，這種管理模式的弊端逐漸凸顯。如何抓住信息化時代這個契機，充分利用現代化的技術手段改進傳統管理模式的弊端，創新檔案管理工作成為了許多行業的新課題。

一、網絡環境中創新檔案管理的必要性

（一）保護信息安全

檔案管理目的是通過收集、整理各方面的信息資料，形成相應的檔案文件，為決策者的決策行為提供重要參考。隨著社會活動日益豐富，在各種活動中所形成的檔案資料越來越多，同時也越來越復雜。在網絡化環境中如果保管不慎，很可能為不法分子留下可乘之機，造成資料泄露，因而有必要創新管理的方式。通過制度完善、技術改進、人員配置等諸多方式，改變以往的管理模式。

（二）順應社會發展

隨著計算機技術的發展，信息技術在各個行業中都得到了廣泛的運用，利用網絡資源建立電子檔案，為需求者提供線上服務已經成為了創新管理的發展趨勢。這種管理模式實現了管理者與用戶之間的實時溝通，在第一時間滿足用戶的需求。這種管理方式

二、檔案管理現狀分析

（一）缺乏系統檔案資源開發模式

在互聯網背景下，不再只有紙質檔案一種檔案保存形式，網絡檔案的數量逐漸興起。網絡檔案指的是在網絡化運作的過程中形成的各種數據資料，其零散地分布在網站的各個部分?？梢哉f許多企業或者機關單位在紙質化檔案管理方面已取得顯著成果，但是在網絡檔案管理上還有所欠缺，主要表現在缺乏科學的管理和利用體系。無論是企業還是機關部門都搭建了自己的網絡平臺，并且將其作為檔案管理的重要陣地。雖然有很多的檔案數據，但是這些數據比較零散，并沒有做好分門別類，這也造成在利用檔案的時候無從下手，許多的檔案資料白白浪費。

（二）管理內容還需進一步的完善

雖然很多單位將自己的檔案資料發布在網絡平臺上，但是從欄目和內容來看，很多設置還是有不合理之處，內容不豐富是首要問題。有些檔案欄目雖然有響亮的名號，但是欄目里卻沒有實在的內容，純粹發揮著擺設的作用。有的欄目雖然有內容，但是遲遲沒有更新，無法做到與時俱進。在實踐中暴露出的一個顯著的問題：紙質資料與網絡檔案資源不匹配。管理者在接收到紙質材料之后，并沒有及時將該資料記錄到網絡檔案平臺之中，久而久之積累的越來越多，無法短時間內更新完畢。

三、基于網絡化背景創新檔案管理模式

（一）認識網絡之于檔案管理的重要性

從現有的檔案管理模式上來看，首要任務是加強領導層以及直接負責人員對于檔案管理的高度重視。一是認識到檔案管理工作是單位工作的重要組成，記錄著單位發展的點滴，同時也會單位的創新改革提供重要依據；二是應接受單位員工對檔案管理工作的監督，及時聽取員工對管理創新的意見；三是積極響應時代的號召，運用信息化技術增強檔案管理的實效性，這樣不僅可以提升管理的質量，還可以實現信息的共享，幫助更多用戶解決實際問題。檔案管理工作是雙向性工作，管理者既需要從社會各方面收集資源，同時也需要向社會傳遞信息資源，加大信息傳輸力度。

（二）整合各方資源提高檔案管理品質

基于信息化發展的大背景，機關或者企業的檔案管理不能僅局限于對紙質化檔案的管理，應將眼光投入到網絡化管理當中。增強網絡檔案管理力度，使檔案管理走上規范化、現代化的道路，除了前期需要加大對網絡平臺、技術人員等硬件、軟件方面的投入，更重要的是明確網絡檔案管理的長期規劃，以及每個管理階段的小目標，整合現有的檔案資料，逐漸完善檔案管理的體系。以大型企業的網絡檔案管理為例，因為企業每日運作量比較大，產生的各種數據資料比較多，因而有必要建立專門的檔案平臺，并且設置專門的檔案管理部門，由專人負責檔案的管理工作，使平臺中的數據資料實時更新，并且不斷豐富，實現企業管理與檔案資源的有效對接。如果該企業是小型企業，或者是某個機關部門，信息量比較分散，且信息更新的速度會比較慢，此時可以借助檔案專欄的方式，有一到兩位專門人員負責專欄的更新，保證檔案資料的與時俱進。

（三）規范管理方式以發揮檔案的價值

真正發揮網絡的窗口性作用，為用戶提供良好的服務體驗，為單位的內部管理工作提供重要支撐，應規范檔案管理工作，加強制度方面的建設。首先應建立規范化的管理運作機制，采用領導分管與主要責任制度，將管理工作的責任落實到個人，在信息的收集、整理、歸檔等工作上做好層層把關，提高信息采集的效率和質量，并且有助于信息的定期維護工作，具有較強的執行性。其次要面向基層，立足于基層對檔案的需求選擇相應的檔案內容，確保檔案價值得以體現。比如在內網系統中，可以設定學習園地專欄，里面發布的是國家最新的法律政策或者制度規定等資料，幫助員工及時了解國家的大政方針。搭建動態化的檔案管理平臺，上級做出的指示或者文件指令能夠立刻傳遞到基層，實現信息資源的雙向流通。其次要充分利用網絡檔案平臺提高工作的效率。比如可以是視頻的方式記錄每次會議，并且上傳到網絡平臺上由員工自助調閱，了解會議的內容，而不用特地節約會議記錄，省去了許多不必要的程序，并且實現了檔案資料的分享。

四、結束語

網絡時代的到來意味著我們的工作思想、工作方式都應當做出相應的調整，充分利用網絡帶來的優勢，立足于單位發展的實際創新傳統的檔案管理模式，在沿用優秀管理經驗的基礎上，能夠將信息化管理技術與理念融合其中，通過網絡平臺的構建有效管理檔案，充分發揮檔案資源的重要價值。做好以上幾點，相信我國的檔案管理又將迎來新的發展機遇。

參考文獻

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