機關單位檔案管理中存在的問題與對策思考

喻愈

摘 要：隨著社會的不斷的發展，檔案管理的工作也要跟上社會進步的腳步。在我國經濟水平快速上升的同時，機關單位的檔案數量也在不斷的增加，但檔案管理方面還存在一些問題，面對如此龐大的檔案數量，檔案管理要解決這些問題，確保檔案保存工作的順利開展。本文將對檔案管理中出現的一些問題展開探究，并針對這些問題的提出相應的處理方法。

關鍵詞：機關單位；檔案管理；問題；對策

檔案工作就是對歷史的記錄保存以及服務于社會大眾的極具重要性的工作。二十一世紀之后，社會經濟在飛快發展，很多方面都迎來了前所未有的發展速度。而現階段的檔案管理工作的發展，還遠遠不能夠滿足社會的要求，因為檔案管理的日常工作里還存在著些許問題有待處理，這會影響到工作的質量和效率，也讓檔案管理工作的進行受到限制。因此相關人員要針對目前的檔案管理日常的工作中所出現的問題進行一系列的探究，通過分析其中的原因，研究出對策，這樣一來能夠大大有助于我國檔案管理工作的順利發展。

1 機關單位檔案管理的現狀及現有的問題

1.1對檔案管理的重視度不夠

現在的檔案管理工作，有些單位對檔案的管理認知通常是比較少的，所以檔案管理工作通常得不到關注，同時沒能將檔案管理的監管工作做到位。致使檔案管理從人力、財力以及資力等物質基礎的支撐上，還不能夠達到檔案管理工作上所要求的基礎條件。即使還有一小部分的單位分配的專門負責檔案管理的員工，不過通常很少有人會將檔案管理的工作視為重要的工作內容，檔案管理工作所具有的重要性得不到足夠的認識，所以就形成不了比較合理有效的檔案管理體系。

1.2檔案管理工作人員素質偏低

現階段，國內的機關單位中參與檔案管理的員工，文化素養、專業技能等都相對有些缺失，甚至有些是兼職人員，他們不能夠全身心的投入到檔案管理工作之中。大部分的老員工在進行檔案管理工作的時候，還存留傳統的管理模式思想，所以管理水平以及理念已然不能滿足本單位發展的需求。另外因為機關單位的檔案管理其本身就沒能得到足夠的重視，這就導致新的管理方法及管理手段的引進出產生了問題。還有因為檔案管理這項工作就屬于一個較為復雜的工作，所以沒有一定的人力物力支撐的話，就會讓管理的效力無法提高，機關單位在檔案管理這項工作上所安排的工作人員，具有專業的管理知識的人員相對較少，這就致使機關單位想提高管理的工作效率可說是個相對有難度的事。很多的單位內部人員缺乏一定的專業管理意識，很多的工作不能很好的完成。因此，會有重要的檔案資源出現缺失等狀況發生，這讓檔案工作的正常進行受到了較大的影響。

1.3檔案所存放環境不好

檔案的存放地方不僅要統一規范還要一定的干凈整潔，做的到這些基本要求的單位只有很少一部分，還存在有些單位的檔案存放的地方變成了雜亂的儲藏間，而這樣雜亂的環境會對檔案管理工作的效率產生一定的影響，部分機關單位對檔案存放地方的硬件配置工作也不夠注重，另外有些已經老化的設備設施也得不到及時修整，檔案存放的架子形式更可以說是各式各樣的，沒有一個統一的存放架形式，這讓檔案存放的環境根本就不像一個檔案存放室。還有一些單位的檔案存放室沒有比較完善的配套設備設施，防范意識薄弱，與此同時也未制定合理有效的檔案管理體系，以上問題的存在直接影響了部分檔案文件的管理，會讓檔案在保管管理過程中受到一些損失，還會讓單位受到很大程度影響或損失。

1.4各單位間的交流不夠

因為工作崗位的不同、工作范圍的限制，參與檔案管理的相關人員在平日里的交流比較少，而且檔案管理部門很少會組織各單位間的人員進行相互的學習交流，盡管檔案管理部門是有專業對口的并且對各單位業務進行指導的人員，可是因為單位比較多，專業的指導人員相對較少，導致檔案工作人員不能夠得到及時的學習培訓和能力的提高。

2 針對問題的解決對策

2.1對檔案管理制度進行完善

要建立比較健全的檔案管理體系，只有受到制約才可以確保檔案管理工作的合理有效且有序的開展下去。根據本單位的真實檔案管理工作現狀，建立有效合理有序的檔案管理體系，使之能夠為檔案管理工作提供所需要的基礎條件，完善的機制能夠促進單位檔案管理工作的順利開展。而且完善合理的檔案管理制度，還是要盡量的簡單明了且具有實際應用性，還要避免讓制度流于形式，這樣才能夠在實際工作中，展示出指導性的作用，另外要對負責相關檔案管理的員工的工作行為有一定的約束力。還有，有些單位通常所有事物都是以領導為核心旋轉的狀態，所以在進行檔案管理制度的建立時，要避免這樣的情況發生，制度就是要不僅作用于員工，對領導也要有著同等的制約效力，不能夠因為領導的關系就可以例外。另外，在進行檔案管理時，要最大程度的突顯出該制度所具備的嚴肅性還有權威性，工作表現相對較好的管理人員可以進行一定程度的獎勵措施，對于工作態度不認真的工作人員要有相應的處理措施。

2.2加強對檔案管理的信息化建設的重視。

現階段，在科學技術的不斷發展下以及網絡技術的廣泛應用，大部分的行業已經引進了信息化的管理模式。信息化的管理模式不僅可以更加有效的節省人力、物力，從而提高了管理工作的效率，對于管理本身來說就是一個有效的進步。在一些機關單位的相關檔案管理工作之中，信息化建設可以說也是順應社會發展的一種趨勢。在新時代的檔案管理工作之中，一定要不斷的提高檔案管理的工作效率，而提高效率的措施是不斷的采用新時代的信息化來強化檔案管理的工作，這能夠有效的將檔案的更新速度以及時效性進行一定程度的提升，為單位提供更高效的檔案服務。

2.3對檔案配套設施進行完善

檔案管理要有配套的設備設施的支撐才能夠正常的進行，要加大對檔案管理工作的重視度，給檔案的存放室及管理部門提供配套的硬件設備，充分的了解到檔案管理工作在整個單位中所具有的重要地位，建立一個相對統一規范而且要干凈整齊的檔案存放室。將落后老化的設施設備進行及時修整，盡量避免有危險的事件出現，就像電線老化可能會發生火災等，這不但會讓單位受到很大程度的經濟損失，對工作人員的生命也是一種威脅。

2.4加強檔案管理部門與各單位之間的交流學習

要加強各部門間的交流學習，利用各種方式向其他單位學習一些先進的管理辦法，供本單位引用，提高本單位的檔案管理的整體水平。還要與科室打好配合，日常多溝通交流，在平時的資料收集工作中保證檔案資料的完整收集，這就要各個科室的良好配合和支持。各個科室可以指定專門負責本科室文件資料收集的人員，負責檔案的人員要盡量做好指導配合工作，避免文件材料的丟失受損的情況發生。

3 結束語

隨著我國經濟的快速發展，目前國內的檔案管理工作出現了一些問題，這需要相關單位的管理部門對檔案管理工作充分重視起來，要認識到對一個單位來說檔案管理有著很重要的意義，要加強對機關單位檔案管理工作的關注度，這將對本單位發展有一定的積極影響，讓本單位向更好的方向發展。

參考文獻

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